淺談建設(shè)工程電子檔案的特征

嚴 婕

（上海市城市建設(shè)檔案館，上海 200336）

隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展信息時代的到來，現(xiàn)代通訊技術(shù)及網(wǎng)絡技術(shù)的應用已滲透到各個領(lǐng)域，建設(shè)工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現(xiàn)代電子技術(shù)能大大提高人們的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項重要內(nèi)容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

1 建設(shè)工程電子檔案及其特點

1.1 建設(shè)工程電子檔案具有共享性和及時性

電子檔案可以拷貝、在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上傳播；能及時地將異地的圖像、圖形、聲音、文字等信息及時、方便地傳到指定地點；可以隨時將前期的檔案資料及業(yè)主、工程師、承包商間的要求、意見及具體指令等發(fā)送到目標位置。電子檔案的共享性和及時性可以充分實現(xiàn)在建工程跨區(qū)域管理的需要，對提高異地工程管理效率具有很現(xiàn)實的重要意義。

1.2 建設(shè)工程電子檔案多媒體集成性

電子檔案文字、圖形、聲音、影像等信息可以單獨也可以組合在一起構(gòu)成電子檔案的信息內(nèi)容。電子檔案資料圖文并茂，音畫齊全，能夠生動形象地再現(xiàn)出建設(shè)工工程各環(huán)節(jié)工作實施狀況。電子檔案多媒體集成性，可以動態(tài)地再現(xiàn)工程各階段的建設(shè)狀況，尤其是隱蔽工程的施工過程，可以再現(xiàn)所用施工材料規(guī)格是否符合設(shè)計要求、施工工序質(zhì)量控制是否滿足工程施工質(zhì)量標準，再不像從前僅僅有紙質(zhì)檔案，只能看到工程所用材料、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢測報告及施工測試、檢查記錄等一些數(shù)據(jù)、說明。

1.3 電子檔案具有一定的風險性。

電子檔案形成過程中，簡單的操作失誤或?qū)Τ绦驊蒙瓒加锌赡軐е码娮淤Y料丟失、失真等現(xiàn)象發(fā)生。電子檔案是由計算機系統(tǒng)生成和處理的，電子檔案的制作和存儲需要一系列的軟件來完成，載體所載檔案與計算機軟硬件平臺是否一致，機型的變化或軟件的不兼容。都有可能導致檔案資料信息面臨不可讀、失效、失真等風險。

1.4 建設(shè)工程電子檔案利用依賴性

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查閱的全面性及準確程度、效率是紙質(zhì)檔案無法比擬的。然而，紙質(zhì)檔案的內(nèi)容不會發(fā)生改變，并可以直接閱讀，一目了然，無需借助任何輔助手段，無論客觀條件如何，都能對所藏檔案進行查閱和利用，不受客觀條件的影響和限制。建設(shè)工程電子檔案和其他電子文件一樣，在存儲和識讀方面對系統(tǒng)具有依賴性，離開了賴以支持的軟硬件設(shè)備系統(tǒng)，電子檔案就無法讀取、利用，也無法對電子檔案進行傳遞和管理。

1.5 電子檔案缺乏憑證作用

電子檔案由于其易于修改、復制的特點，定稿者也無法留下自己的確認簽字筆跡，單位責任人也無法在形成的檔案磁盤上簽發(fā)，因此其真實性，合法性的鑒別在一般人看來受一定條件的制約。但從紙質(zhì)文件檔案自身狀態(tài)看，紙質(zhì)檔案上的單位印章，制作部門責任人的簽字等都清晰可見，難于偽造和篡改，其真實性、合法性比較容易鑒別，在任何時間和地點都可為法律提供有力證據(jù)，是電子檔案無法替代的。

2 工程電子檔案的歸檔要求

1）建設(shè)單位應負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設(shè)項目應在工程竣工驗收備案后三個月內(nèi)，將竣工紙質(zhì)文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。

2）建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設(shè)計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計圖紙文件、變更設(shè)計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，原材料、質(zhì)檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格文件，包括分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收報告等。

3）可分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡技術(shù)的前提下，工程項目負責人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過網(wǎng)絡傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。

3 建設(shè)工程電子檔案的現(xiàn)狀

3.1 建設(shè)工程電子檔案的管理現(xiàn)狀

1）建設(shè)工程電子檔案的內(nèi)容和形式。在信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性決定了電子檔案安全性、真實性難以保證。因此，計算機生成的電子檔案要及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，經(jīng)責任人簽字，單位蓋章后整理保存，電子檔案基本上是通過對紙質(zhì)檔案資料的掃描或計算機對原電子文件進行格式轉(zhuǎn)換并歸檔形成的，其與相對應的紙質(zhì)檔案原件和原電子文件內(nèi)容完全相同。

2）電子檔案管理水平有待提高。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理人員既要掌握工程檔案的管理規(guī)范、標準、制度等，還要掌握足夠的計算機知識，能夠熟練地操作計算機及電子檔案管理所需的設(shè)備和軟件。由于建設(shè)工程電子檔案是近幾，年開始實行的，基本上還屬于掃描型電子檔案。對具有保存價值的可輸出打印型電子檔案，應同時將其制成紙質(zhì)檔案，同時歸檔保存紙質(zhì)和電子兩種版本檔案。

3.2 建設(shè)工程電子檔案的管理措施

1）加強建設(shè)工程檔案管理人員崗位培訓。建筑工程檔案管理工作的內(nèi)容和方式隨著電子技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展不斷在發(fā)生著變化，要想實現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化的要求，就必須重視檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)，提高管理人員的信息化業(yè)務能力。電子檔案的形成、利用、傳輸?shù)染x不開現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，因此，建筑工程檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理工作專業(yè)知識，具備扎實的檔案管理工作能力，還要能夠熟練地操作現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理設(shè)備。當前建筑工程檔案管理工作內(nèi)容不斷增加，工作形式逐步現(xiàn)代化，而工程建設(shè)檔案管理人員常常會由項目其他管理人員兼職完成，對兼職人員上崗之前進行必要的培訓和考核，使其既明確工程電子文件資料歸檔的意義，又熟悉建設(shè)工程電子檔案工作相關(guān)規(guī)定，并能熟練掌握工程電子檔案工作程序、操作技能，通過培訓工程檔案專兼職管理人員，不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)，保障建設(shè)工程電子檔案工作的順利實施。

2）加強檢查、監(jiān)督指導，統(tǒng)一電子檔案制作標準。隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準。CAD電子圖紙以手工制作無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)，計算機設(shè)計的建筑施工圖使設(shè)計、存儲、查詢和修改變得既快捷又方便，而且保存電子圖紙比保存紙質(zhì)底圖方便，還節(jié)省儲存空間。但是，CAD電子檔案是通過格式轉(zhuǎn)換成的與紙質(zhì)的竣工圖并不完全一樣，不僅未蓋出圖、審圖、竣工圖等圖章，而且也沒有責任人簽字，內(nèi)容上也不是——對應完全一致。移交檔案館的建設(shè)工程紙質(zhì)檔案與電子檔案完全一致難以落實。

3）做好事前控制，提高管理效率?，F(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，是一個科學技術(shù)不斷進步的社會，為適應現(xiàn)代信息領(lǐng)域電子化的趨勢，確保在建工程文件檔案資料保存多樣性及信息傳遞、利用，建筑工程招投標過程中，在與勘察、設(shè)計、監(jiān)理、承包商簽訂合同時，就應對工程電子文件的套數(shù)，質(zhì)量、移交時間提出明確要求。各參建單位從工程的開始，便應著手建立電子檔案管理系統(tǒng)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案同步開始申子檔案資料的制作、收集、 整理工作，避免紙質(zhì)資料膠裝成冊后，具有一定的厚度，掃描電子文件難以保證質(zhì)量等現(xiàn)象發(fā)生。建筑工程資料檔案管理工作是工程建設(shè)管理中一項重要的內(nèi)容。我們應當重視分析建筑工程各種資料檔案在制作、整理、歸檔及應用的管理中存在的優(yōu)勢和劣勢，積極采取應對措施，使建筑工程資料檔案管理工作日臻完善，在工程建設(shè)管理過程中，及建筑物全壽命使用過程中發(fā)揮應有的作用。

4 結(jié)語

當前，我國也存在建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建設(shè)工程電子檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存在較大的發(fā)展機遇和空間。我們應積極學習和借鑒國外先進的建設(shè)工程電子檔案的經(jīng)驗，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建設(shè)工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗，使建設(shè)項目檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務。