論大數(shù)據(jù)背景下建筑工程檔案信息化建設(shè)

初府建

（煙臺市住房保障和房產(chǎn)交易中心，山東 煙臺 264000）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市化進(jìn)程加快，工程建筑項目數(shù)量與日俱增，這就增加了行業(yè)檔案管理的難度。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅猛，為工程建筑行業(yè)檔案管理提供了新思路、新路徑，信息化建設(shè)成為工程建筑行業(yè)檔案管理的必然趨勢?；诖?，本文以檔案信息化建設(shè)的重要性為切入點，對當(dāng)前工程建筑行業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合實際提出了解決方案，以期能夠提高工程建筑行業(yè)檔案管理水平，助力行業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

1 建筑工程檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

建筑工程檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案、照片、錄音和影像等原始檔案資料的數(shù)字化，實現(xiàn)電子文件的管理歸檔，深化建筑工程檔案信息化資源，開發(fā)或完善檔案信息化管理系統(tǒng)。紙質(zhì)檔案和照片檔案可以通過直接掃描或縮微膠片轉(zhuǎn)換等技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，錄音和影像等檔案資料可以采用模/數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化加工。建筑工程新產(chǎn)生的各種電子文件需要按照統(tǒng)一的格式規(guī)范進(jìn)行收集、整理并歸檔。通過開發(fā)數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，可以簡化電子檔案收集過程，優(yōu)化檔案歸檔方式，深度挖掘數(shù)字化檔案信息資源，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享，實現(xiàn)建筑工程檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化地全面提升建筑工程檔案的管理效率、水平和質(zhì)量。

2 當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

目前階段國內(nèi)工程建筑檔案信息化建設(shè)中的不足主要體現(xiàn)在以下方面：一是建筑步伐緩慢。檔案信息化管理是一種必然趨勢，我國在檔案信息化發(fā)展方面投入大量精力，但在工程建筑行業(yè)，信息化檔案管理建設(shè)卻步伐緩慢。原因是檔案信息來源于不同部門，信息收集難度大，難以進(jìn)行統(tǒng)一管理；另外，一些建筑單位管理觀念落后，受到原有管理模式的限制，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)信息化程度不足的問題。二是缺乏動力。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，會遇到多種問題，由于部分工程建筑企業(yè)在信息化建設(shè)方面，存在技術(shù)落后、操作性差、針對性不強(qiáng)的弊端，使得檔案管理部門缺乏信息化構(gòu)建動力，這也是導(dǎo)致檔案信息化發(fā)展步伐緩慢的主要原因。

3 工程建筑檔案信息化建設(shè)的有效措施

3.1 及時更新信息化設(shè)備

對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，經(jīng)常運(yùn)用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，但是這種歸檔方式具有一定的缺點，比如：對于紙質(zhì)檔案經(jīng)常處于使用狀態(tài)，就會逐漸受到損壞，隨著紙質(zhì)檔案的不斷增長，長時間堆積還會造成發(fā)霉、蟲蛀的現(xiàn)象，使檔案存放的時間受到嚴(yán)重影響。因此，企業(yè)需要將檔案管理工作中的落后的信息化設(shè)備做到及時的更新與升級，進(jìn)一步將檔案管理信息的發(fā)展進(jìn)行推進(jìn)，使檔案管理工作的質(zhì)量得到一定的提升。另外，在進(jìn)行管理中，相關(guān)的管理人員要把檔案的信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)分保管，做好相應(yīng)的分類，以至于在以后進(jìn)行資料查找時更加方便快捷，從而使檔案管理工作的效率得到保障。

3.2 進(jìn)一步提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

其一，聘用專業(yè)的檔案管理人才。在檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。要想進(jìn)一步提升檔案管理信息化建設(shè)，首先一點，就是要聘用專業(yè)的檔案管理人才，提升檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技能。其二，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也在發(fā)生著變化，因此，檔案管理人員一定要定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，及時更新自己的知識儲備和信息設(shè)備的操作方法，以便更好地適應(yīng)建筑工程檔案管理工作的信息化建設(shè)需求。其三，要制定完善的考核制度和獎懲制度。對檔案管理人員信息化管理工作進(jìn)行全面的定期考核和檢查，對于那些工作勤奮、責(zé)任心強(qiáng)，善于學(xué)習(xí)，能夠熟練操作信息設(shè)備，出色完成檔案管理工作的人員給予一定的獎勵；而對那些責(zé)任心不強(qiáng)，考核不合格的，不能勝任檔案管理工作的人員，給予調(diào)崗處罰或者是辭退，不斷優(yōu)化管理人員組成，有力推動工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.3 規(guī)范電子文件歸檔模式

建筑工程檔案包括項目前期、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)量評估、竣工驗收、竣工圖等階段的不同類型的檔案文件，項目不同階段的電子文件通常由不同的參建單位完成，因此，建筑工程檔案信息化建設(shè)必須統(tǒng)籌規(guī)范各類電子文件的文件格式和歸檔模式。與勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備制造商等合作單位簽訂建筑工程合同時，應(yīng)對建筑工程檔案的套數(shù)、文件格式、質(zhì)量等提出明確要求。工程設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備制造商等合作單位需要根據(jù)合同約定要求提交工程竣工文件，并應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定的電子文件格式提供電子版的工程竣工文件。檔案管理人員通過建筑工程檔案信息化歸檔管理軟件完成各類工程文件的統(tǒng)一歸檔，并將工程建設(shè)各階段形成的電子文件轉(zhuǎn)換成固定的通用格式。

3.4 保證原始數(shù)據(jù)的有效采集和歸檔

在建筑行業(yè)檔案管理信息化構(gòu)建過程中，檔案數(shù)據(jù)采集和存檔是重要的管理環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)資料收集和管理。在檔案信息收集方面，應(yīng)從多渠道出發(fā)來收集資料數(shù)據(jù)，之后利用計算機(jī)掃描功能導(dǎo)入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，將關(guān)于建筑工程設(shè)計圖紙、進(jìn)度和一些文件資料進(jìn)行歸檔，將工程建筑數(shù)據(jù)儲存到計算機(jī)設(shè)備中，避免出現(xiàn)檔案信息損壞或丟失等現(xiàn)象。進(jìn)行檔案資料存檔后，要進(jìn)行檔案分類處理，方便之后的資料查詢。采用上述管理措施，可提高檔案管理效率，確保建筑工程施工各個階段都有對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，幫助建筑單位順利完成施工任務(wù)。因此，在檔案信息化發(fā)展進(jìn)程中，要關(guān)注原始數(shù)據(jù)的收集和儲存，切實發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在工程順利開展上的作用。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)技術(shù)的運(yùn)用，一定程度上提高了檔案信息化構(gòu)建水平，在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)支持下，從海量數(shù)據(jù)中篩選出有價值的數(shù)據(jù)信息，去除冗余數(shù)據(jù)，進(jìn)而提高數(shù)據(jù)分析和采集效率，突出信息化管理優(yōu)勢。

4 結(jié)語

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息資源是我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與建設(shè)的重要組成部分。信息技術(shù)的來臨，使人們的生活與生產(chǎn)得到便捷。在建筑工程建設(shè)中，要以基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、管理體系、人才培養(yǎng)等一系列的方式將建筑工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)行開展。加以采用先進(jìn)的技術(shù)以及完善的管理進(jìn)行優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)建筑工程檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升，從而更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。