信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略分析

李 林

（臨清市康莊鎮(zhèn)人民政府，山東 臨清 252600）

信息公開是指國家行政機(jī)關(guān)以及法律、法規(guī)、規(guī)章授權(quán)及委托的組織，在行使國家行政管理職權(quán)的過程中，以法定形式以及相應(yīng)的程序，主動將部分政府信息向社會公眾或符合條件、完成申請條件的特定個人或組織公開的制度。在此種背景下，政府檔案管理策略也需進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

1 我國政府現(xiàn)階段在檔案管理方面面臨的問題簡析

1.1 對網(wǎng)絡(luò)檔案信息公開平臺的重視程度不足

自2007年1月17日國務(wù)院第165次常務(wù)會議通過，自2008年5月1日起施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》中明確指出，“電子政務(wù)是信息公開的重要載體，在加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)的同時，還應(yīng)構(gòu)建網(wǎng)上信息公開平臺”[1]。對上述內(nèi)容進(jìn)行分析，可得出的結(jié)論如下：信息公開與電子政務(wù)是有機(jī)的整體，有效實現(xiàn)載體是網(wǎng)絡(luò)信息公開平臺。換言之，只有注重網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，使符合相關(guān)資質(zhì)、條件的社會組織機(jī)構(gòu)和個人能夠及時查閱檔案信息，才能保證政府信息及時公開披露。但目前的情況是，部分地方政府對網(wǎng)絡(luò)檔案信息公開平臺的重視程度嚴(yán)重不足，網(wǎng)站長期缺乏高質(zhì)量的維護(hù)，信息披露經(jīng)常超過時效性。

1.2 檔案信息管理缺乏靈活性

建設(shè)電子政務(wù)的根本目的在于提高辦事效率，盡量減少“排隊等待、來回反復(fù)”的時間。但在政府各機(jī)構(gòu)中，負(fù)責(zé)管理檔案、處理檔案審/查閱任務(wù)的主體仍然是人，前往政府辦公處辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的主體也是人。在很多情況下，采用手寫填表等方式驗證資格所用的時間遠(yuǎn)低于在電子平臺中操作。但令人遺憾的是，一些檔案管理及辦事人員拘泥于“條條框框”，僵化的業(yè)務(wù)處理思想導(dǎo)致檔案信息管理嚴(yán)重缺乏靈活性。

1.3 部分政府部門檔案管理服務(wù)人員仍然缺乏服務(wù)意識

我國選拔公務(wù)人員的核心標(biāo)準(zhǔn)是“為人民服務(wù)”，“人民”是服務(wù)對象，“服務(wù)”是行為的性質(zhì)。綜合而言，“為人民服務(wù)”需要全方位思索，盡量提升辦事效率，而并非當(dāng)做口號。比如，在生活中，人民群眾經(jīng)常前往街道辦事處等政府基層部門查閱檔案信息，希望順利獲得相應(yīng)的證明材料。一種經(jīng)常出現(xiàn)的情況是，個別檔案管理及按時窗口，在特定時間段排隊人數(shù)較多，而其他窗口幾乎“無人問津”。面對此種情況，如果工作人員具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，應(yīng)該臨時對排隊人群進(jìn)行“分流”，使“填表”同時進(jìn)行，進(jìn)而有效降低等待時間。但部分部門不知變通，客觀上導(dǎo)致辦事效率低下。

2 信息公開背景下優(yōu)化政府檔案管理模式的有效方式簡析

2.1 注重網(wǎng)絡(luò)信息公開平臺的運(yùn)行維護(hù)工作，滿足人民群眾的查閱需求

上文提到，在信息公開背景下，電子政務(wù)建設(shè)工作至關(guān)重要，通過網(wǎng)站的形式收集、審閱、管理檔案，通過網(wǎng)絡(luò)自助平臺辦理業(yè)務(wù)，正在成為現(xiàn)代政府檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)開展的主流形式。因此，保持網(wǎng)絡(luò)平臺的穩(wěn)定運(yùn)行，避免出現(xiàn)網(wǎng)站崩潰，隨時滿足人民群眾對相關(guān)檔案的查閱需求，是各級政府提升檔案管理水平的首要工作。以我國北方某城市為例。在2020年5與中旬，由于修建南二環(huán)高架橋，導(dǎo)致機(jī)場直達(dá)奧體中心中轉(zhuǎn)站的輕軌列車通行線路被迫縮短，在奧體中心附近的數(shù)個車站臨時禁止通行。針對此項變化，該市有關(guān)部門及輕軌列車運(yùn)行企業(yè)僅僅采用在站點(diǎn)張貼通知的方式面向社會公布，在政府官方網(wǎng)站中，信息卻并未及時披露。不僅如此，部分人民群眾甚至在很長時間內(nèi)無法正常登錄網(wǎng)站，導(dǎo)致獲得相關(guān)檔案信息的渠道嚴(yán)重受阻，最終使出行計劃受到了影響。由此可見，網(wǎng)絡(luò)信息公開平臺的建立、信息及時添加、定期高質(zhì)量維護(hù)，具備重要意義，各級政府必須予以重視[2]。

2.2 加強(qiáng)信息化平臺的安全保護(hù)力度，加大資金投入，避免檔案信息失竊

檔案信息經(jīng)由計算機(jī)、智能手機(jī)等設(shè)備錄入信息化平臺之后，將會以數(shù)據(jù)的形式存儲在政府機(jī)構(gòu)電腦的硬盤、存儲器甚至是第三方云服務(wù)器中。對于該過程，稍微具備電腦常識的人都不會感到陌生。盡管操作（檔案信息的錄入、存儲、查閱、輸出等）相對便捷，但同時會面臨計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)常見風(fēng)險——電子檔案信息失竊。比如某企業(yè)為了提早獲得政府部門關(guān)于某個項目的審批信息，很可能雇傭網(wǎng)絡(luò)黑客入侵相關(guān)的存儲器和服務(wù)器，妄圖盜取機(jī)密檔案。除此之外，存儲檔案信息的硬盤、U盤、存儲器等本質(zhì)上均為電子元器件，其性能、使用壽命等在很大程度上影響檔案信息的安全。一旦硬盤設(shè)備損毀，其中的資料在不同程度上會直接消失且無法恢復(fù)。因此，在信息公開背景下，建設(shè)電子政務(wù)服務(wù)體系的同時，保證電子檔案的安全穩(wěn)定，必須建立在加大資金投入，提高信息存儲設(shè)備性能的基礎(chǔ)上。

2.3 提升政府辦事機(jī)構(gòu)窗口人員的服務(wù)意識，優(yōu)化服務(wù)流程

前文提到，電子化檔案管理及業(yè)務(wù)辦理的效率雖然在整體層面必然提升，但凡事無絕對，決定管理效率的關(guān)鍵因素取決于工作人員是否具備良好的服務(wù)意識，能否全面優(yōu)化服務(wù)流程。比如，在社區(qū)街道辦事處查閱就業(yè)創(chuàng)業(yè)證檔案信息或辦理其他業(yè)務(wù)時，服務(wù)窗口的工作人員不能按照常規(guī)的流程機(jī)械地處理所有事情，應(yīng)該綜合排隊人數(shù)、相同業(yè)務(wù)辦理人數(shù)等，靈活調(diào)整相關(guān)流程。事實上，只要工作人員具備服務(wù)意識，以“解決問題”的思維幫助人民群眾優(yōu)質(zhì)、高效率地解決實際問題，檔案管理及業(yè)務(wù)處理質(zhì)量必定大幅度提升。

2.4 針對特殊情況制定“特事特辦”管理機(jī)制，提升人民群眾滿意度

仍然以街道辦理查詢就業(yè)創(chuàng)業(yè)信息為例。每年的“就業(yè)季”，大量剛剛走出校門、踏入工作崗位的高校畢業(yè)生，均需前往街道辦理就業(yè)創(chuàng)業(yè)證，只有具備此證之后，在政府檔案管理平臺中，個人信息才會真正轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬蜆I(yè)”狀態(tài)，也只有將就業(yè)創(chuàng)業(yè)證提交給就業(yè)單位，才能真正享受“五險一金”等福利待遇。因此，在每年的“就業(yè)季”前后，街道辦事處會涌入大量年輕人。由于對業(yè)務(wù)辦理流程缺乏足夠的了解，且網(wǎng)絡(luò)平臺由于同一時間尋求登錄的人數(shù)較多，往往陷入卡頓甚至完全崩潰的狀態(tài)，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)自主檔案信息查詢和業(yè)務(wù)辦理無法正常進(jìn)行。面對此種情況，街道辦事處應(yīng)該“特事特辦”。具體而言，對批量前來辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的畢業(yè)生，單獨(dú)開辟辦理渠道，工作人員可圍繞材料準(zhǔn)備、注意事項等進(jìn)行宣講，幫助畢業(yè)生更快地完成辦理。通過此類方式，人民群眾的辦事不再“難”，滿意度必定會提升。

3 結(jié)語

在信息公開背景下，各級政府管理檔案時，必須對原有的機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，以“電子政務(wù)”下的網(wǎng)絡(luò)信息公開平臺作為主要載體，按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的十六字原則，加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)、使網(wǎng)絡(luò)平臺能夠幫助有需要、符合條件的組織與個人及時查閱相關(guān)檔案信息，提升社會運(yùn)轉(zhuǎn)效率。