事業(yè)單位文書檔案管理信息化探析

郭云濤

（博興縣教育和體育局，山東 濱州 256500）

新時期的文書檔案管理工作在檔案體系中極為重要，它是數(shù)據(jù)和歷史信息的收集，也是決策的重要參考依據(jù)，記錄著整個社會的發(fā)展。文書檔案管理，可以詳細(xì)幫助企事業(yè)單位錄入和記載材料信息，為后期的運用提供依據(jù)，信息化時代對文書檔案管理水平的要求逐漸提高，良好的文書檔案將為企事業(yè)單位工作的有效開展提供保障。

1 依賴信息化加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的必要性

在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，通常以紙質(zhì)檔案的形式存在，但紙質(zhì)文書檔案常會因環(huán)境的影響而發(fā)生紙張破損或者字跡模糊的現(xiàn)象，或者因人為因素造成資料遺失等，導(dǎo)致相關(guān)的重要資料不完整，甚至在醫(yī)院的文書檔案中，大多字跡潦草，字詞多以簡筆畫形式出現(xiàn)，一般人很難分辨字詞，給后期的文書檔案查閱，或者事業(yè)單位財產(chǎn)造成損失。而文書檔案管理借助信息化手段后，一切依靠云計算、云服務(wù)，使電子檔的文書更加清晰明了，管理上也更加規(guī)范，減少資料泄露、丟失的可能，可以最大化避免以上出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步提高文書檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)文書檔案在管理的過程中，首先會對資料進(jìn)行收集、整理、裝訂等工作，這一系列工作需要很長的時間才能完成。而依賴于信息化管理后，利用簡單的程序或者計算便能在較短時間內(nèi)對檔案進(jìn)行有效管理，改變了傳統(tǒng)文書管理效率低下、時間長、不易查找等問題，文書檔案管理信息化對于文書的查詢也更加方便快捷，極大地提高了工作效率。合理利用信息化，可以提高文書檔案的利用率。由于信息化文書檔案查找方便快捷，工作人員利用網(wǎng)絡(luò)能很快查找自己需要的資料，無需耗時耗力現(xiàn)場查找，使文書的存在得到最大利用，而不像以往僅作為存檔需要，放置便是一年半載，使文書并未發(fā)揮他的實際效用，利用率極低，而文書檔案管理信息化將改變這一趨勢，打破傳統(tǒng)文書的限制，使信息化文書檔案得以最大利用。

2 事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)實問題

2.1 文書檔案管理理念落后

文書檔案記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，對于評估事業(yè)單位工作得失，指明未來公益事業(yè)建設(shè)發(fā)展方向有重要的意義。加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理才能保留詳細(xì)的歷史信息，滿足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)實需要。但有些事業(yè)單位對文書檔案管理工作重視不足，未能從制度上、經(jīng)費上、設(shè)備上、人員上給予充分保障。在傳統(tǒng)的理念影響下，事業(yè)單位文書檔案管理存在重管輕用的思想，信息化建設(shè)水平不高，進(jìn)而影響了文書檔案的使用效率，沒能充分發(fā)揮文書檔案的實際作用，不利于文書檔案管理的快速發(fā)展。新時代，要創(chuàng)新文書檔案管理機(jī)制，形成科學(xué)的文書檔案的宣傳機(jī)制，加大力度提高文書檔案管理的規(guī)范性，這樣才能解決文書檔案管理工作存在的現(xiàn)實問題。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平較低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面，缺乏專業(yè)管理水平，只能進(jìn)行簡單的收集與保管工作。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力較差，在工作開展之前，沒有對其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現(xiàn)象時常發(fā)生，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價值。

3 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理方案

3.1 構(gòu)建系統(tǒng)化、規(guī)范化的電子檔案管理系統(tǒng)

檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、系統(tǒng)性強(qiáng)，系統(tǒng)化和規(guī)范化是電子檔案管理系統(tǒng)的未來發(fā)展方向，需要加大這方面工作的推進(jìn)力度。應(yīng)該積極構(gòu)建和完善電子檔案管理系統(tǒng)，注重對電子檔案的科學(xué)管理。檔案管理工作人員應(yīng)該堅持文檔一體化管理要求，確保電子檔案的歸檔及時、齊全完整及有效利用。

3.2 完善檔案管理工作的制度

1）定基本制度框架。很多企事業(yè)單位會把工作的重心放在業(yè)務(wù)水平的增長方面，而忽視了文書檔案的管理工作。所以，使得單位的文書檔案管理工作不規(guī)范，導(dǎo)致文書檔案管理工作的管理水平降低。因此單位首先要解決文書檔案的制度管理問題，對管理制度進(jìn)行強(qiáng)化，這樣文書檔案的管理也就有了最基本的制度框架，工作人員可以按部就班地開展工作，這樣才可以提供更加完整真實的文書檔案。

2）對各個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃。制定初步制度框架，但是依舊無法滿足企事業(yè)單位檔案資料的需求，所以還要深化研究改革文書檔案的制度。首先從文書檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行明確的制度規(guī)劃，這樣工作人員可以明確自己的管理工作內(nèi)容和責(zé)任，從而把之前在管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的補(bǔ)充和完善。

3）做好管理環(huán)節(jié)間的銜接。工作人員須對檔案管理各環(huán)節(jié)間的流程進(jìn)行完美的銜接，同時要對所屬環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行核實和歸類，這樣可以保證文書檔案的流暢性。從企事業(yè)單位文書檔案管理的實踐過程來看，一方面要確保重要信息資料的保密，另一方面要把單位發(fā)展歷程的資料進(jìn)行應(yīng)用探究，所以檔案員要對信息資料的每一個流程環(huán)節(jié)進(jìn)行無縫銜接。

3.3 提高對檔案工作人員的教育培訓(xùn)

既要具備檔案管理知識，又要具備保密知識，這是一名檔案工作人員的基本素養(yǎng)，也是做好檔案管理工作的根本保證。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要給檔案工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會和培訓(xùn)平臺，提升保密意識和專業(yè)知識。要在單位定期組織培訓(xùn)，包括計算機(jī)系統(tǒng)的操作培訓(xùn)和檔案管理專業(yè)知識，讓其具備保密意識和專業(yè)的保密工作能力，同時引進(jìn)高素質(zhì)的計算機(jī)專業(yè)人才，提高文書檔案保密管理崗的重要性和專業(yè)性，進(jìn)一步提升該崗位工作人員的計算機(jī)知識水平和工作能力。對保密工作進(jìn)行細(xì)化和責(zé)任分工，明確職責(zé)，規(guī)范對文書檔案的利用程序，嚴(yán)格按照《保密法》的規(guī)定和要求進(jìn)行管理，防止在工作上疏忽大意而造成泄密事件，避免給單位造成損失，只有在平時的管理過程中嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行保密管理，才能充分保證文書檔案和其他各類檔案的保密性。

4 結(jié)語

在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理屬于一種無形資產(chǎn)，其對于單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。在過程中，事業(yè)單位檔案管理工作需要推動信息化建設(shè)，這是檔案管理在新時代發(fā)展的迫切需要，也是檔案管理改革創(chuàng)新的關(guān)鍵途徑。為保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利實施，需要在業(yè)務(wù)流程與服務(wù)功能以及平臺建設(shè)等方面進(jìn)行創(chuàng)新改革，實現(xiàn)與時俱進(jìn)，優(yōu)化檔案管理空間，以此促進(jìn)檔案管理適應(yīng)信息化建設(shè)需求。檔案管理的創(chuàng)新可以有效提升檔案管理工作效率，進(jìn)而為事業(yè)單位發(fā)展奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。