事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)研究

鄧西軍

（沂水縣人力資源和社會保障局，山東 臨沂 276400）

目前我國基本上已經(jīng)實現(xiàn)了信息化的全覆蓋，大到國家，小到個人的生活都在被信息化和大數(shù)據(jù)所包圍。很多事業(yè)單位在人事檔案管理建設(shè)的過程中也引進了計算機技術(shù)，在一定程度上實現(xiàn)了人事檔案管理的信息化。但在信息化建設(shè)的過程中，也面臨著各種困難，如基礎(chǔ)設(shè)施、信息錄入和安全系統(tǒng)建設(shè)等。任何新的事物嘗試都是要靠個人從失敗中提取，一次性成功的少見，因此人事檔案管理更是需要全方位的考慮，把所有可能遇到的困難都進行一一地解決，不能操之過急。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)在很多事業(yè)單位沒有意識到檔案管理的重要性。由于事業(yè)單位場地的限制，部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有專門的辦公場所，使人事檔案管理沒有形成基本的管理場所和管理制度，導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)了很多意外性的缺失，尤其是對于那些保留較長時間的人事檔案，遺留下了很多歷史性問題。有的人事檔案沒有具體存放的位置和固定的場所，導(dǎo)致人事檔案在保存管理的過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，如檔案資料損毀、潮濕、各種意外等。以前傳統(tǒng)的人事檔案都是紙質(zhì)資料，在管理的過程中需要注意各種各樣的問題，增加了檔案管理人員的工作難度，如防濕、防高溫、防蟲等要各種自然災(zāi)害，也要防止各種人為因素對資料造成損害，所以人事檔案管理難度也在不斷增加。

現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位仍然在采取傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法，管理人員工作效率比較低下。因為在現(xiàn)實生活中，事業(yè)單位的人員是動態(tài)的，隨時都在增加或減少，尤其是人數(shù)比較多的事業(yè)單位，人員流動非常頻繁，這就導(dǎo)致人事檔案管理的工作是變化的、持續(xù)的，每年都會增加很多人事檔案。而傳統(tǒng)的人事檔案管理是用人力進行工作，受人力不足的限制，檔案整理工作需要花費很長的時間，無法做到數(shù)據(jù)的及時更新。紙質(zhì)化的人事檔案因為材料的原因，不利于長時間的保存，事業(yè)單位在調(diào)用人事檔案時，也會因為不夠小心謹(jǐn)慎，從而導(dǎo)致人事檔案的破壞，加速縮減人事檔案的生命周期。因此，人事檔案管理工作人員需要有極高的職業(yè)素質(zhì)。但目前絕大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有對這項工作形成高度重視，隨意任用素質(zhì)和管理水平低下的檔案管理人員，就會很容易導(dǎo)致人事檔案的缺失和錯誤，影響檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)方法

2.1 完善基礎(chǔ)工作的建設(shè)

人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建立是人事檔案管理信息化建設(shè)基本要求。人事檔案室是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中必不可少的，在人事檔案室建設(shè)的過程中必須達(dá)到國家的基本標(biāo)準(zhǔn)，同時也要注重“九防”的建設(shè)，還可以在人事檔案室中引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)和各種計算機設(shè)備，做到對人事檔案的科學(xué)和技術(shù)化。在檔案管理的過程中，需要引進各種現(xiàn)代化技術(shù)，提高管理工作的智能化，最重要的是注重對各種自然因素和人為因素的預(yù)防，減少人事檔案管理過程中存在的風(fēng)險。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中，要加強各方面的監(jiān)控，對人事檔案室的內(nèi)部、外部做到三百六十度無死角地監(jiān)控，避免各種人為因素對人事檔案的破壞。

2.2 信息電子化

在以前技術(shù)落后的年代，人事檔案都是采用紙質(zhì)記錄，這類檔案的保管難度大，因此事業(yè)單位對這類年份比較早的人事檔案，需要對信息進行電腦錄入形成電子化的人事檔案。紙質(zhì)化的人事檔案保管時間短，容易造成各種破壞，電子化的人事檔案保管時間長，能夠及時更新且方便查詢，很大程度上提高了人事檔案管理的工作效率，所以事業(yè)單位有必要建立電子化的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案應(yīng)用是現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，在方便保存、錄入和調(diào)取的同時，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺點，降低了對人員的依賴程度，很大程度上提高了人員信息調(diào)取的速度。電子檔案也有利于保存，進行信息錄入好以后，可以對這些保存的電子檔案進行一個備份，避免丟失的同時也避免了人為破壞的可能性，并且節(jié)省了大量的紙張。

2.3 建設(shè)新的人事檔案管理制度

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，事業(yè)單位需要根據(jù)我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展的水平制定出新的人事檔案管理制度。首先需要做得是改變傳統(tǒng)觀念上對人事檔案管理的認(rèn)識，提高對檔案管理工作的重視程度，要認(rèn)識到人事檔案對事業(yè)單位內(nèi)部人員的重要性，同時要意識到這些人事檔案資料見證了事業(yè)單位的發(fā)展歷程和員工的成長，是一個事業(yè)單位繁榮發(fā)展的見證史。對于人事檔案的管理人員，事業(yè)單位必須嚴(yán)格篩選，有較強綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還要有相應(yīng)的計算機應(yīng)用能力和現(xiàn)代化的管理能力，能夠進行不斷學(xué)習(xí)并將其應(yīng)用到人事檔案管理工作中。在人事檔案管理新的制度建設(shè)的過程中，事業(yè)單位需要對人事檔案管理員進行培訓(xùn)，對檔案管理人員進行不定期的、全方位的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以是一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)，和如何進行管理，最重要的是要培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心，提高管理對自身職位的認(rèn)識，認(rèn)真履行自己的本職工作。事業(yè)單位可以針對人事檔案管理建立相應(yīng)的權(quán)責(zé)制，把工作的問題落實到個人身上，對個人進行相應(yīng)的處罰，這樣既能加強管理人員對工作的認(rèn)真，也能防止個別人員出現(xiàn)偷奸耍滑的心理。

2.4 加強信息安全化

人事檔案管理的信息化既有利又有弊，在當(dāng)今技術(shù)發(fā)展先進化的水平下，事業(yè)單位需要格外重視信息安全化的重要性，尤其是對于事業(yè)單位來說，人事檔案具有很強的機密性，甚至部分人事檔案關(guān)系到國家的安全，有的還會威脅到國家安全，所以在人事檔案管理信息化的過程中，必須加強信息安全化。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的技術(shù)人員對單位內(nèi)部加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，還可以對那些精密性很強的檔案進行加密處理，甚至是設(shè)置一系列相應(yīng)的防火墻，避免黑客的襲擊，還可以專門組建一個小組進行檔案的信息化安全管理，專門負(fù)責(zé)這些檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，采用先進的計算機技術(shù)促進人事檔案管理的機密性。

3 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)的進步，很多傳統(tǒng)的技術(shù)已經(jīng)被淘汰，人們出門已經(jīng)不用依賴現(xiàn)金，事業(yè)單位的檔案管理也需要與時俱進，應(yīng)該逐漸向信息化的方向發(fā)展，減少傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案信息。在信息化管理的過程中，事業(yè)單位需要對人事檔案進行一個重新定位，認(rèn)識到檔案資料和檔案管理人員的重要性，確保檔案的真實性、及時性和安全性。事業(yè)單位在管理的過程中，要加強對信息安全的建設(shè)，防止各種信息可能泄露的情況出現(xiàn)，才能夠更好地保證信息化的建設(shè)。