事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇探討

劉冉冉

（濟寧市嘉祥縣健康促進(jìn)中心，山東 濟寧 272400）

通過一定的探索可知，事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中大多數(shù)存在資金不足以及設(shè)備落后的情況，從而致使管理制度的不完善，進(jìn)而影響相關(guān)工作人眼的專業(yè)素養(yǎng)，最終導(dǎo)致檔案在管理過程中出現(xiàn)很多麻煩，嚴(yán)重影響單位的管理效應(yīng)。本文主要是針對數(shù)字化建設(shè)對于檔案管理的意義進(jìn)行探討，針對當(dāng)下的管理工作所存在的問題進(jìn)行分析并提出解決策略，希望能夠促進(jìn)事業(yè)單位的相關(guān)工作順利進(jìn)行，確保檔案的有效管理與利用，進(jìn)而為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的保障。

1 事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 適應(yīng)信息化發(fā)展的有效前提

隨著信息化時代的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的使用逐漸深入很多工作單位中，且在未來依舊存在很大的發(fā)展空間，在這樣的發(fā)展形勢下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才是保障單位或者公司的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)條件，這給事業(yè)單位的傳統(tǒng)管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。但是，如果能夠有效地結(jié)合多媒體技術(shù)，將信息化技術(shù)有效的融合與工之過程中，又加上事業(yè)單位的傳統(tǒng)管理制度，就能夠?qū)⑥k公軟件實現(xiàn)電腦辦公，簡化工作流程，使得單位的自動化水平更加完善，無紙化辦公迅速開展。因此，數(shù)字化建設(shè)是事業(yè)單位的管理基礎(chǔ)條件也是不可缺少的條件之一，將傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)證明材料轉(zhuǎn)向無紙化辦公，通過利用計算機的存儲功能，將單位的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效集中并存儲，有利于后期的管理以及查看，進(jìn)而大大提高了信息的管理力度。

1.2 有利于提高管理水平

科學(xué)的管理制度和先進(jìn)的管理手段是配合單位的檔案管理的必然條件。事業(yè)單位的管理模式的不斷改革，使其管理能力隨著而不斷加強，發(fā)展趨勢也即將趨于穩(wěn)定狀態(tài)。當(dāng)下，最為主要的是建立好科學(xué)的管理平臺，將各部門將給工作有效結(jié)合，方便于工作人員的有效溝通。其次，由于事業(yè)單位工作性質(zhì)是服務(wù)于群眾，將單位的有效數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)保留，才能為廣大人民群眾提供有效途徑。而數(shù)字化建設(shè)正是提供了這樣的有效平臺，部門工作人員可以利用此平臺技術(shù)查看相應(yīng)的工作，為各部門提供有效了溝通渠道。而人民群眾可以及時地進(jìn)行多媒體辦公，減少了辦公環(huán)節(jié)。在此過程中，數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)挝坏男畔?shù)據(jù)進(jìn)行有效的整理并分析相關(guān)的管理問題，實現(xiàn)資源共享的同時不斷完善管理制度，有效地促進(jìn)了單位的可持續(xù)化發(fā)展。

2 數(shù)字化建設(shè)過程中存在的主要問題

在檔案管理過程中，有效地將紙質(zhì)檔案通過互聯(lián)網(wǎng)的家屬進(jìn)行存儲，使之以電子檔的形式存在，工作人員只需要通過搜索、查閱、使用等相關(guān)功能的實現(xiàn)，就能及時的利用到檔案，為事業(yè)單位的管理工作帶來有效途徑。但是，從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，及時這種方式非常有用，但逐漸暴露出相關(guān)的工作問題，具體如下：

2.1 資金和設(shè)備的缺乏

想要數(shù)字化建設(shè)在事業(yè)單位中能夠充分發(fā)揮作用，就必須有足夠的資金支持，否則會給檔案管理的工作帶來了負(fù)面作用。很多偏遠(yuǎn)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用沒必要投入單位，不能提供足夠的資金支持設(shè)備的購買，并且給工作人員的發(fā)放的酬勞較低，最終使得到位的設(shè)備落后，性能嚴(yán)重不全，工作人員在工作過程中經(jīng)常因為設(shè)備卡頓的原因而使工作受阻，嚴(yán)重制約了工作的開展。除此之外，單位對于專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)也嚴(yán)重缺乏，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時不能及時維修，最終使得設(shè)備的故障率不斷提高，反而給單位的相關(guān)工作帶來了很多沒必要的麻煩。例如：檔案缺失、信息錯亂等情況。

2.2 管理制度的缺失

管理制度是確保事業(yè)單位能夠有條不紊地執(zhí)行工作重要因素，如果管理制度不夠完善，會使得單位的檔案管理工作發(fā)生混亂，工作人員對自己的職責(zé)認(rèn)知不到位，從而使得檔案不能夠得到有效地開發(fā)和利用。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對于制度的不重視，相應(yīng)的制度條例不夠健全，反而使得其管理作用發(fā)揮不大。沒有科學(xué)的管理制度的制約，工作人員缺乏自覺的執(zhí)行管理職能，最終使得新技術(shù)的實施不到位，使得事業(yè)單位相關(guān)資料的真實性和完整度受到威脅。最終致使單位工作的開展無法順利進(jìn)行。

2.3 工作人員的素質(zhì)有待提高

如果檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)缺乏，責(zé)任性缺失，作為數(shù)字化建設(shè)的實施人員，檔案工作的管理者需要時刻保持清晰的認(rèn)知，時刻履行自身的工作職責(zé)，倘若他們在工作過程中出現(xiàn)怠慢 情況，就會使得單位的規(guī)章制度出現(xiàn)違規(guī)情況。在信息化時代的發(fā)展背景下，需要檔案管理者能夠靈活的執(zhí)行命令，用計算機是采集、存儲、分析以及處理功能，將單位的信息數(shù)據(jù)有效的管理。然而部分單位的有的工作人員在工作時，如果不在自己的職責(zé)范圍內(nèi)通常會漠不關(guān)心，致使其單位的發(fā)展受到影響。因此，對于單位的工作人員的專業(yè)技能以及工作素養(yǎng)的培養(yǎng)是不可避免的，否則就會自嘗苦果。

3 事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)的實施路徑

3.1 完善管理制度

想要將數(shù)字化辦公有效的融合于事業(yè)單位的工作環(huán)節(jié)中，就需要單位的領(lǐng)導(dǎo)人員時刻更新思想觀念，對于單位的工作人員的相關(guān)工作狀態(tài)時刻關(guān)注，尤其是在資金與設(shè)備方面應(yīng)該做足充分的準(zhǔn)備，還要對于工作人員的多媒體技術(shù)及時培養(yǎng)，加強相關(guān)職能的工作監(jiān)督，促使檔案管理人員的作用得到最大發(fā)揮，從而推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的有效實施，提高單位的管理效率。健全的管理制度能夠讓復(fù)雜的管理系統(tǒng)化，結(jié)合單位的法律監(jiān)督，才能將管理過程中的突發(fā)問題及時控制，對于那些在工作過程中出現(xiàn)違規(guī)的工作人員，單位絕不姑息，獎懲分明的管理才能夠震懾工作人員，使得單位的相關(guān)人員自覺遵守自身的工作職責(zé)，保障事業(yè)單位的利益。

3.2 積極的利用多媒體技術(shù)

事業(yè)單位的檔案管理是一項龐大的工作，在管理過程中由于信息的繁瑣通常會發(fā)生信息的丟失從而無法保證檔案的完整。通過有效地利用多媒體技術(shù)能夠有效保障信息的規(guī)范使用。實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)與軟件的開發(fā)，科學(xué)的管理平臺將單位的運營狀況有效結(jié)合，建立起合理的管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的相關(guān)功能夠?qū)?shù)據(jù)信息簡單化，通過錄入的形式保障信息的真實性。例如：對于單位的財政支出狀況，相關(guān)給工作人員及時根據(jù)信息進(jìn)行更新并存儲，方便與后期的查看與管理。管理人員還可以利用匯總的功能，及時的將財務(wù)進(jìn)行匯總，從而減少了工作量。

事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)工程中，不僅要及時關(guān)注信息的真實性，還需要提高系統(tǒng)的保密性。檔案信息共享中，應(yīng)對于多個部門間應(yīng)該提供權(quán)限功能，在多個服務(wù)器共同使用時，對于檔案的查詢以及瀏覽等環(huán)節(jié)應(yīng)該進(jìn)行加密，只有事業(yè)單位的內(nèi)部人員才有相關(guān)權(quán)限，一切不具備權(quán)限的查詢都該及時限制，這樣才能防止檔案的泄露，并且防止不正當(dāng)?shù)娜藛T對于信息的更改。除此之外。系統(tǒng)應(yīng)該對于檔案的價值進(jìn)行相關(guān)審核，將重要的檔案及時存放于系統(tǒng)并備份，而那些相對不重要的信息放在系統(tǒng)后臺嚴(yán)格保存，這樣的方式能夠?qū)τ跈n案的保存更加嚴(yán)謹(jǐn)，避免檔案的盜取遺漏現(xiàn)象的產(chǎn)生。

4 總結(jié)

綜上可知，事業(yè)單位的檔案管理工作結(jié)合數(shù)字化建設(shè)功能，能夠加強檔案的有效處理，促使單位的發(fā)展得到保障。