檔案管理中電子檔案管理建議與思考

邱慧娟

（山東省棗莊市臺(tái)兒莊區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 棗莊 277400）

1 引言

電子檔案管理效率的提升能夠促使各企事業(yè)單位提高辦事效率，讓管理層的決策更加科學(xué)而高效。同時(shí)電子檔案管理是能夠促進(jìn)各個(gè)部門(mén)的協(xié)同配合，讓紙質(zhì)版資料的中存在的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題、易損壞問(wèn)題、查找效率低下問(wèn)題等，都能得到有效解決。同時(shí)在解決電子檔案管理中存在的問(wèn)題過(guò)程中，不能一刀切式讓完全脫離傳統(tǒng)的檔案管理模式，切忌造成貪多嚼不爛的現(xiàn)象。因而各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自電子檔案現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題，制定階梯型、漸進(jìn)式電子檔案管理優(yōu)化方案，這樣才能夠讓電子檔案管理效率循序漸進(jìn)的提升。

2 檔案管理中電子檔案管理的現(xiàn)狀與現(xiàn)代化改革意義

2.1 管理人員的信息化素質(zhì)普遍較低，人力資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重

作為檔案管理中電子檔案優(yōu)化進(jìn)程中有著關(guān)鍵性作用的管理人員，其信息化素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理效率的高低。在實(shí)際的檔案管理中，由于各個(gè)單位的管理層缺乏對(duì)于電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)無(wú)關(guān)緊要的工作。致使下面的工作人員上行下效，其改革動(dòng)力嚴(yán)重不足、自我培訓(xùn)學(xué)習(xí)的意愿更是匱乏。這樣致使檔案管理人員檔案歸集整理、查找翻閱效率極低，給各單位企業(yè)造成嚴(yán)重的人力資源浪費(fèi)，造成檔案管理維護(hù)成本過(guò)高。

2.2 檔案管理向電子檔案優(yōu)化方向發(fā)展有利于提高檔案的保存時(shí)效

紙質(zhì)檔案一方面需要充足的存儲(chǔ)空間，這對(duì)于各個(gè)單位而言存放成本大幅增加；另一方面紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的正常，其中的字跡變得較為模糊、紙張的維護(hù)成本較高（包括檔案管理中需要購(gòu)買(mǎi)的藥品等）。因此相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理向信息化、數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)能夠讓檔案的儲(chǔ)存空間更大、儲(chǔ)存實(shí)效更長(zhǎng)。同時(shí)面對(duì)紙質(zhì)檔案保密性較差的缺點(diǎn)，電子檔案的信息化加密技術(shù)能夠準(zhǔn)確高效的防止信息的外泄，這同樣是電子檔案不可替代的一大優(yōu)勢(shì)。

2.3 沒(méi)有形成電子檔案管理制度，缺乏先進(jìn)的管理理念

很多單位財(cái)大氣粗的花大價(jià)錢(qián)把信息化電子檔案軟件購(gòu)買(mǎi)，但是由于沒(méi)有制定與其相適應(yīng)的電子檔案軟件管理制度。缺乏對(duì)于軟件的后期維護(hù)和更新，并嚴(yán)重缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員。致使在實(shí)際的管理中，檔案管理人員成為電子檔案電腦的“保管員”，其技能僅限于“開(kāi)關(guān)機(jī)”、“機(jī)械查找”。而面對(duì)數(shù)字化電子檔案中的各個(gè)深層次全方面功能，管理人員完全是“丈二和尚摸不著頭腦”，致使電子檔案信息化管理資源嚴(yán)重浪費(fèi)。究其原因是因?yàn)閱挝粵](méi)有真正對(duì)電子檔案管理引起足夠重視，缺少配套的管理制度和專業(yè)的維保人員。

3 檔案管理中電子檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 制定科學(xué)的電子檔案管理制度，定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)

電子檔案管理制度是檔案管理人員賴以遵循的“法典”，更是各企事業(yè)單位用以獎(jiǎng)懲的根據(jù)。只有嚴(yán)格實(shí)施管理制度，才能確保檔案管理人員的自我學(xué)習(xí)動(dòng)力有效提升，并真正意識(shí)到其中的責(zé)任。因此各單位根據(jù)自己?jiǎn)挝还芾砣藛T實(shí)際存在的個(gè)性問(wèn)題，聘請(qǐng)專業(yè)的電子檔案管理專家進(jìn)行培訓(xùn)。并根據(jù)培訓(xùn)結(jié)果對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核測(cè)評(píng)，以檢驗(yàn)其學(xué)習(xí)成果。并根據(jù)檔案的重要程度，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類整理來(lái)提升管理效率。

3.2 促進(jìn)電子檔案的數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，優(yōu)化電子檔案的管理模式

電子檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)能夠讓檔案管理更加高效、透明和科學(xué)，讓檔案管理中的職責(zé)更為明確，并制定使用和管理權(quán)限進(jìn)行不相容職位相分離制度。這樣既能夠避免檔案管理人員的監(jiān)守自盜心理，又能確保電子檔案協(xié)同各個(gè)部門(mén)同時(shí)發(fā)展的功能。因此各單位在建立數(shù)字化電子檔案平臺(tái)的同時(shí)，認(rèn)真梳理各個(gè)部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限，為數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)中的各角色進(jìn)行高效分工。最終讓電子檔案以數(shù)字化、實(shí)時(shí)化、責(zé)任化的全新面貌展現(xiàn)給單位的使用者。

3.3 加大與檔案管理先進(jìn)單位的對(duì)接，確保電子檔案模式與時(shí)俱進(jìn)

信息化發(fā)展日新月異其新技術(shù)新理念層出不窮，因此各單位必須確保電子檔案的管理模式和制度與社會(huì)緊密結(jié)合。這樣才能確保電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出最大的效用，以幫助企事業(yè)單位立于不敗之地。因而各單位應(yīng)當(dāng)積極與社會(huì)上其他檔案管理先進(jìn)的單位進(jìn)行溝通交流，一方面提升自身檔案管理工作的技術(shù)和理念，另一方面能夠讓各自存在的共性和個(gè)性問(wèn)題得以分析、探討、解決。這樣才能保證電子檔案管理效率逐步提升。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，電子檔案管理現(xiàn)代化改革是一項(xiàng)自上而下的全系統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變，更需要持之以恒的重視檔案管理。因此各單位在進(jìn)行電子檔案管理改革的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重制度的建立、人才的培養(yǎng)與先進(jìn)設(shè)施的配備。同時(shí)定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提升其電子檔案管理綜合素質(zhì)。