電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

許琪瑋

（茂名職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 茂名 525000）

在我國信息技術(shù)不斷向好的宏觀背景下，數(shù)字化技術(shù)得到了深入應(yīng)用，在檔案管理工作中起到了重要作用，其工作效率也隨之有所提升。但是在高職院校的文書檔案管理過程中，管理方式不科學(xué)、管理人員專業(yè)知識不夠、相關(guān)技術(shù)落后于時代發(fā)展、對檔案管理缺乏重視等一系列問題使得檔案管理工作容易出現(xiàn)一些負面問題。所以，在電子化時代，研究高職院校文書檔案的歸檔對策刻不容緩。

1 高職院校文書檔案的新特點

在信息化的大背景之下，傳統(tǒng)的檔案保留和信息收集的方式已經(jīng)得到了不斷的升級。在如今的檔案管理中，數(shù)字化占據(jù)了很重要的地位。對于檔案管理如何引進先進的信息技術(shù)設(shè)備，得益于整體上檔案管理規(guī)范性和有效性的顯著提升，同時，這也在根本上降低了原先較高的固定成本。數(shù)字化檔案本身擁有了更顯著的優(yōu)勢，即便于拷貝和復(fù)制。如今，在學(xué)校文書檔案的分析和歸類中已經(jīng)廣泛的使用電子文書。通過先進的信息技術(shù)設(shè)備和多地拷貝保存，使得信息檔案保留完好，當(dāng)有人需要對檔案進行查閱時，只需要檢索即可，省去了很多的時間成本。此外，更好的檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)，有助于學(xué)校摒棄不好的決策，完善學(xué)校的長期策略。不難看出，電子文書比起紙質(zhì)檔案更加有助于檔案管理整體水平的提升。從目前來看，由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案逐漸走入了人們的視野，并引起相關(guān)部門的重視。力求將數(shù)據(jù)檔案和現(xiàn)實環(huán)境結(jié)合起來，成為很多學(xué)校目前關(guān)注的工作。

2 高職院校文書檔案的歸檔對策

從宏觀角度看，高職院校文書檔案不論是數(shù)字化管理意識還是管理人員的綜合素質(zhì)方面仍存在很多的問題，為了從根本上來改變現(xiàn)狀，推動歸檔工作的有序進行，針對未來時期的檔案管理仍需關(guān)注如下的對策：

2.1 構(gòu)建多元化的安全壁壘

安全是檔案的先行詞，檔案的一個顯著特點就是具有機密性，無論是理論上還是實踐中，高職院校在對檔案進行管理時，必須要重視檔案的安全問題，構(gòu)造檔案的安全壁壘，以應(yīng)對當(dāng)前環(huán)境中檔案丟失等不利的因素。通過不斷優(yōu)化相關(guān)的技術(shù)來加密檔案信息。近幾年來，檔案的安全問題已經(jīng)引起了各方的關(guān)注，信息安全部門必須盡快完善相關(guān)技術(shù)的開發(fā)，使檔案的安全系數(shù)提高，這樣才能使檔案更加具有機密性，多元化的安全壁壘也因此能夠有效的建立起來。

2.2 拓寬宣傳范圍

數(shù)字化宣傳在檔案數(shù)字化管理中有著舉足輕重的作用，只有大力宣傳檔案管理數(shù)字化的重要性，高職院校的有關(guān)部門及其內(nèi)部人員才能真正意識到在數(shù)據(jù)化的大背景下，數(shù)字化檔案已經(jīng)是不可逆的時代潮流。所以在當(dāng)前的發(fā)展階段，宣傳范圍不能再局限于原有的空間，必須盡快拓寬，只有相關(guān)部門充分了解了現(xiàn)有的信息化進程，歸檔工作的開展才能有堅定的信息后盾。因此必須在數(shù)字化管理方面投入更多的技術(shù)、資金，從而使數(shù)字化技術(shù)更好的完善。

2.3 提升相關(guān)人員的專業(yè)知識

檔案管理人員的綜合能力，是檔案數(shù)據(jù)化的直接影響因素，相關(guān)人員每天與檔案有密切接觸，所以，必須要提高其綜合素質(zhì)，高職院校的教育工作固然重要，但是因為管理人員失職導(dǎo)致的相關(guān)資料檔案的丟失只會讓其信譽蒙受不必要的損失。同時，除了相關(guān)人員的自身素質(zhì)外，學(xué)校也要定期對員工的專業(yè)知識進行培訓(xùn)，而且在進行人員招聘時，要注重對所學(xué)專業(yè)的要求。此外，安全意識是專業(yè)能力的首位，一定要使員工引起充分的重視，并且制定相關(guān)的工作制度，以使其檔案得到妥善的保管。

在檔案管理人員的角度，其必須要有堅定的集體主義精神，把集體的利益放在首位，順應(yīng)時代數(shù)據(jù)化的潮流，加強自身在檔案管理專業(yè)知識和技能方面的學(xué)習(xí)，不斷積累檔案管理工作經(jīng)驗，發(fā)揮正確且積極的內(nèi)部效應(yīng)，提高高職院校的檔案管理水平，使檔案管理順利，運轉(zhuǎn)高效。

2.4 定期革新和升級操作系統(tǒng)

在如今的大數(shù)據(jù)背景下，很多給管理系統(tǒng)的更新與優(yōu)化都離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，所以要想提升檔案管理的質(zhì)量和效率，高職院校必須定期對數(shù)字化的軟件進行更新和優(yōu)化，這項工作并非短期內(nèi)能夠完成的，所以檔案的管理人員一定要有長遠的眼光。定期的革新和升級操作系統(tǒng)可以使整個系統(tǒng)的運行比較順暢，避免信息的不完全同步性外，還能有效保證其競爭地位?，F(xiàn)在操作系統(tǒng)的定期革新和升級需要的是強化配套的軟硬件設(shè)備，即必須不斷地升級內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施，時刻保持擁有最新的操作系統(tǒng)。

2.5 制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)

在電子化時代，高職院校文書檔案的數(shù)據(jù)分析工作已經(jīng)走向成熟，不過沒有對檔案進行統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，其行政部門有必要通過自身檔案的特點，制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，使整個學(xué)校的運行更有效率，最終形成自身特有的管理體系，這種系統(tǒng)既能夠提高檔案工作的效率，對其運營效率也有不可磨滅的作用。管理系統(tǒng)的統(tǒng)一使其固定成本變大，但是可變成本會越來越小，此時，會達到高效率的運營模式。通過嚴格執(zhí)行和落實管理系統(tǒng)，能夠使學(xué)校運營一條不紊的進行，最終實現(xiàn)檔案數(shù)字化的全新發(fā)展。此外，有效的管理系統(tǒng)能夠加快一個學(xué)校的信息運營速度，使得其在信息化的大背景下，不會因為信息因素而輸?shù)舾偁?。因此一定要注重建設(shè)統(tǒng)一的管理政策，才能使高職院校的文書歸檔正常運行。

2.6 重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)和使用

檔案的存儲說白了就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在對數(shù)據(jù)進行搜集和整理之后，加以分析，得出的結(jié)論以及其中所運用到的數(shù)據(jù)即構(gòu)成了數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫并不是一次性的產(chǎn)物，而是隨著學(xué)校的發(fā)展日趨健全和完善的，最終形成一個龐大的信息數(shù)據(jù)庫。但是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)離不開相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展，在對信息的收集階段，要運用到很多的處理和鑒別技術(shù)，而在整理階段，目錄等一系列的信息技術(shù)也派上了用場，最后的分析階段要用到很多大型的數(shù)據(jù)分析技術(shù)才能得出相關(guān)的一些結(jié)論。通過對一些實體技術(shù)的使用，紙質(zhì)版的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⒒臋n案，在完整性等方面有了保障，在后期的查閱和檢索中，技術(shù)仍是不可或缺的一環(huán)，所以，一定要重視數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

3 總結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化和電子化成為時代發(fā)展的必然趨勢，從高職院校的角度來看，電子文書的使用逐漸廣泛起來，因此，研究電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策是十分重要的。