探析人事檔案管理面臨的問題及解決對策

雷宇晶

（齊齊哈爾市新聞傳媒中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案管理內(nèi)容質(zhì)量較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息的發(fā)展與我國人事制度的不斷完善，人事檔案管理工作的重要性日漸突出，面對新時代的人事檔案管理工作，我國不斷提高人事檔案管理工作的有效性，但在人事檔案管理工作不斷提高的過程中，當(dāng)代企業(yè)人事檔案管理工作收集的檔案材料質(zhì)量不高。許多企業(yè)中對干部人群的檔案材料收集較為集中，對普通群眾的檔案材料收集較少。人事管理工作需要豐富企業(yè)人力資源的內(nèi)容，需要對全體員工的資料進行完善的收集，提高人事檔案管理工作的效率。當(dāng)代大部分企業(yè)中人員流動性較強，許多企業(yè)的人事檔案管理沒有隨著人員的變動及時進行更新，補充新材料，許多人員的檔案材料只能反映人員過去取得的成績，對最近的工作情況記錄較少，不能為企業(yè)篩選優(yōu)秀的員工提供有效信息，降低企業(yè)工作效率。在部分企業(yè)中，人事檔案資料的記錄缺乏真實性，對員工的個人資料審查不夠嚴格，導(dǎo)致檔案管理工作的落后與消極。

1.2 人事檔案管理意識落后

隨著社會的進步與科技的發(fā)展，當(dāng)代許多企業(yè)將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中，但在部分企業(yè)中仍然使用較為傳統(tǒng)的手工操作方式，這樣的工作方式效率較低，與社會的發(fā)展已經(jīng)不相適應(yīng)。在我國部分企業(yè)中由于經(jīng)營利潤有限，人事檔案管理設(shè)備不足，信息技術(shù)不能與人事檔案管理工作有效結(jié)合，提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率。在部分企業(yè)中雖然人事檔案管理工作配備了一些管理設(shè)備，但在實際的工作中，許多人事檔案管理者不能很好地利用機器設(shè)備，提高人事檔案管理效率。在人事檔案管理工作開展的過程中，信息技術(shù)的使用可以有效提高企業(yè)的工作效率，完善傳統(tǒng)人事檔案管理工作帶來的不足，只有將人事檔案管理工作的內(nèi)容不斷與時代相結(jié)合，才能進一步提高當(dāng)代企業(yè)人事檔案管理的有效性。人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建可以有效提高人事檔案的真實性與具體性，為企業(yè)進行人才篩選時提供有力幫助。

1.3 人事檔案管理方式不適應(yīng)時代變化

我國當(dāng)代就業(yè)制度的不斷調(diào)整，為人事檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)，無論在工作意識還是工作方式上都需要不斷更新。傳統(tǒng)的人事檔案管理大多采用多頭管理制度，人事檔案過于分散，缺乏統(tǒng)一的管理平臺，甚至許多企業(yè)中對人事檔案的管理較為松懈，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失等情況。多頭檔案管理制度將人事檔案分散化，不利于檔案管理人員明確責(zé)任，降低檔案管理工作的效率。社會中職業(yè)的多樣性要求當(dāng)代人事檔案管理工作更加具體，但傳統(tǒng)的人事檔案管理分類較為單一，許多人員的檔案并未形成系統(tǒng)的種類，無法反映不同種類人員的詳細信息，并作為人員分類的參考。許多企業(yè)中對人事檔案管理工作的開展按照傳統(tǒng)方式照搬，沒有結(jié)合企業(yè)的實際情況增添適合員工的內(nèi)容，檔案管理工作對企業(yè)人員的選拔不能產(chǎn)生有利幫助。

2 人事檔案管理中問題的解決對策

2.1 提高人事檔案材料質(zhì)量

人事檔案管理工作主要為收集相應(yīng)的人才信息，企業(yè)的管理層需要意識到人事檔案管理的重要性，強化檔案管理工作意識。面對當(dāng)代社會中的人才，企業(yè)需要建立良好的人事檔案管理工作制度，提升人事檔案材料的真實性與有效性。人事檔案管理工作人員需要積極宣傳檔案管理工作帶來的優(yōu)勢與長處，提高企業(yè)人事檔案管理工作的地位，將企業(yè)員工的檔案材料及時進行更新與補充，促使企業(yè)人事檔案的內(nèi)容為企業(yè)的建設(shè)提供內(nèi)在支持。人事檔案材料需要反映出當(dāng)事人的真實情況與個性化特點，在工作中的成就與事物也需要進行記錄，確保個人資料的完整性。企業(yè)中的員工都會對企業(yè)的發(fā)展貢獻力量，即使職位較低的員工檔案也需要及時記錄與更新，基層員工的工作往往更能體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展的整體水平，對企業(yè)的發(fā)展具有重要作用。

2.2 增強人事檔案工作人員工作意識

面對傳統(tǒng)人事檔案管理工作出現(xiàn)的問題與漏洞，當(dāng)代人事檔案管理需要進行完善，提高自身的工作意識，建立適當(dāng)?shù)墓ぷ魉枷搿６囝^式的管理降低了人事檔案管理的責(zé)任制度，企業(yè)需要將多頭人事檔案管理制度進行轉(zhuǎn)變，強調(diào)人事檔案管理工作者的責(zé)任明晰，節(jié)省不必要的人力物力。集中的人事檔案管理可以便于企業(yè)對人員資格的審查，提高人力資源工作的有效性，實現(xiàn)人事檔案管理工作規(guī)范化。人事檔案管理在企業(yè)中的劃分需要結(jié)合企業(yè)的實際情況適當(dāng)更改，做出最利于企業(yè)應(yīng)用的分類方式，提高人事檔案管理工作有效性。

2.3 建立時代化的檔案管理工作方式

社會的發(fā)展與科技的進步促使各企業(yè)人事檔案管理一體化，將信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合是時代發(fā)展的必然要求，面對新的信息技術(shù)，企業(yè)中人事檔案管理工作人員需要不斷提高自身的綜合能力與專業(yè)能力，將信息技術(shù)與人事檔案管理相結(jié)合，提高檔案管理工作的有效性。在信息技術(shù)與人事檔案管理結(jié)合的過程中，工作人員也需要加強對個人檔案的保護，避免個人信息的泄露對當(dāng)事人造成不良的影響。先進的方法與先進的工作手段都會促使企業(yè)人事檔案管理工作的進一步提高，開發(fā)更多的人力資源，適應(yīng)社會的發(fā)展需要。