新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及工作的創(chuàng)新

郭麗芝

（湖南省益陽市建筑施工企業(yè)管理站，湖南 益陽 413000）

1 引言

房地產(chǎn)檔案記錄著房屋產(chǎn)權(quán)交易等各項(xiàng)信息，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，將使用圖紙、照片和錄音等載體形式記錄的產(chǎn)權(quán)人房屋狀況、土地占用情況等完整產(chǎn)權(quán)信息的房地產(chǎn)檔案加以統(tǒng)一歸檔處理，作為日后產(chǎn)權(quán)變更的重要依據(jù)。在新時代下，房地產(chǎn)行業(yè)經(jīng)歷了多次變革并實(shí)現(xiàn)大規(guī)模發(fā)展，面對快速發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)形勢，需要提升房地產(chǎn)檔案管理效率和質(zhì)量來滿足社會需求，保證檔案管理工作的有效性、權(quán)威性和實(shí)用性，充分發(fā)揮檔案管理工作的價值并加快數(shù)字化檔案建設(shè)，提升檔案管理工作整體水平。

2 房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及管理重點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案管理與一般的檔案管理工作最大的不同就是綜合性和關(guān)聯(lián)性。對于前者來說，由于房地產(chǎn)檔案的歸檔范圍比較廣，涵蓋了從房地產(chǎn)工程建設(shè)之前準(zhǔn)備階段中的可行性論證、勘察設(shè)計等材料，以及工程建設(shè)過程中的施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收和交付使用等階段的各種材料，還包括后續(xù)房地產(chǎn)銷售和售后環(huán)節(jié)中的各項(xiàng)服務(wù)資料等范圍。而內(nèi)容上不僅有文書檔案，還有工程技術(shù)以及經(jīng)濟(jì)核算等內(nèi)容，表現(xiàn)出較強(qiáng)的綜合性特點(diǎn)。對于后者來說，由于房地產(chǎn)工程從可行性論證和勘察設(shè)計到立項(xiàng)、決策、施工、竣工驗(yàn)收、銷售和售后服務(wù)等，時間至少在2年以上，在此期間形成的各類資料都屬于房地產(chǎn)檔案內(nèi)容，表現(xiàn)出歸檔時間跨度較大且具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性等特點(diǎn)。此外，由于房地產(chǎn)檔案涉及的部門和人員數(shù)量較多，因此資源來源也比較廣。

3 房地產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀

總結(jié)目前的房地產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀，首先表現(xiàn)出缺乏檔案管理創(chuàng)新意識的問題。隨著目前房地產(chǎn)工程數(shù)量的增多和規(guī)模的擴(kuò)大，各類房地產(chǎn)檔案信息資源數(shù)量不斷增多，對檔案的查詢和利用需求量猛增，給檔案管理工作帶來極大的壓力。為了滿足上述社會需求，就需要不斷創(chuàng)新檔案管理模式和方法，與時俱進(jìn)，改善傳統(tǒng)、落后以及效率低下的檔案管理現(xiàn)狀。但是受限于管理人員自身能力和創(chuàng)新意識等因素，表現(xiàn)出檔案管理制度不夠健全、管理規(guī)則不夠細(xì)化、檔案管理工作缺乏先進(jìn)性等問題，影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量。

其次表現(xiàn)出管理人員綜合素質(zhì)偏低的問題。正是由于現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案管理工作對管理人員的要求更高，但是如果此崗位人員的選拔條件和門檻過低，導(dǎo)致此崗位人員整體專業(yè)能力偏低，加之后續(xù)人力資源管理工作中對此崗位人員的培訓(xùn)工作不夠重視，缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)內(nèi)容也沒有及時更新，造成管理人員自身業(yè)務(wù)技能方面的欠缺，難以滿足信息化管理要求，影響了檔案管理工作的有效性和質(zhì)量。

最后表現(xiàn)出檔案管理信息化建設(shè)水平偏低的問題。在目前信息爆炸的時代，信息技術(shù)得以迅猛發(fā)展和大范圍應(yīng)用，也逐漸在房地產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)用，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。但是受限于管理人員的能力和水平較低的現(xiàn)狀，以及受到傳統(tǒng)管理理念的束縛，阻礙了信息化建設(shè)步伐。同時也由于信息化技術(shù)應(yīng)用不合理或沒有及時更新設(shè)備、技術(shù)，沒有做好設(shè)備維護(hù)等造成數(shù)字化檔案的泄漏、遺失或被篡改等安全問題。

4 房地產(chǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

1）完善檔案管理制度。房地產(chǎn)檔案管理制度是開展各項(xiàng)檔案管理工作并保證各工作流程順利、有序、高效、高質(zhì)量開展的前提和保障。因此要基于房地產(chǎn)行業(yè)的相關(guān)法律規(guī)定加強(qiáng)制度建設(shè)工作，構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理制度和流程?；诮y(tǒng)一管理制度的要求，應(yīng)明確分管檔案管理工作的責(zé)任人并配備專職檔案管理員，構(gòu)建綜合檔案室開展專業(yè)管理工作，收集、整理各個科室的檔案并負(fù)責(zé)立卷、移交，而且做好檔案開發(fā)和利用工作。其次，在此制度中明確人員培訓(xùn)與考核制度，通過繼續(xù)教育管理制度以及激勵、約束機(jī)制的構(gòu)建，鼓勵管理人員參與到繼續(xù)教育中去，通過崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)工作，以及對專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)實(shí)施動態(tài)管理等方式，構(gòu)建良性的檔案管理人員教育培訓(xùn)機(jī)制。最后就是細(xì)化監(jiān)督考核制度，在明確管理人員的法律義務(wù)和職責(zé)內(nèi)容、工作要求的同時，定期開展考核工作，結(jié)合考核結(jié)果采取獎罰分明的管理措施，激勵管理人員不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步并端正工作態(tài)度，提升檔案管理效率和水平。

2）加強(qiáng)人力資源建設(shè)。新時代下對房地產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)水平提出更高要求，不僅要求具有一定的文化素養(yǎng)，可以快速提出大量檔案信息中的有效和有價值信息，并通過開發(fā)利用成果加以完整表達(dá)，并掌握基本的計算機(jī)操作能力。而且還要求具有一定的專業(yè)素質(zhì)，掌握房地產(chǎn)開發(fā)利用方向和方法，獨(dú)立和高效辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。此外還要有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，全心全意為人民服務(wù)，遵紀(jì)守法、堅(jiān)守崗位職責(zé)。為了滿足以上要求，不僅要提高管理崗位人員招聘和選拔門檻，選擇高素質(zhì)、優(yōu)秀人才，還要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)與考核工作，通過系統(tǒng)化培訓(xùn)計劃的制定與落實(shí)，基于與時俱進(jìn)的培訓(xùn)內(nèi)容，提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。還要加強(qiáng)不同部門人員的交流與相互學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升管理工作水平，打造專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍。

3）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。面臨信息時代下各項(xiàng)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的沖擊和影響，針對房地產(chǎn)檔案管理工作，應(yīng)提高重視并加大資金和技術(shù)投入力度，采購和更新計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，配備先進(jìn)的管理系統(tǒng)軟件，構(gòu)建先進(jìn)且高效的檔案管理信息系統(tǒng)，發(fā)揮其數(shù)字檔案、高級檢索、精準(zhǔn)查找和高效信息處理等優(yōu)勢，為人們提供更加便捷和高效的服務(wù)。同時，還要引進(jìn)和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，加強(qiáng)對硬件基礎(chǔ)設(shè)施的管理、維護(hù)和更新，確保檔案信息資源的完整性和安全性，構(gòu)建一個完整和安全的數(shù)據(jù)庫。

4）加強(qiáng)宣傳?；诋?dāng)下比較火爆的新媒體方式，房地產(chǎn)部門應(yīng)多渠道宣傳房地產(chǎn)檔案的價值，提高對檔案管理工作的重視，在此基礎(chǔ)上做好房地產(chǎn)權(quán)屬登記服務(wù)工作，房地產(chǎn)交易審查服務(wù)工作以及為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)工作，增強(qiáng)主動服務(wù)意識。

5 結(jié)語

現(xiàn)階段，房地產(chǎn)企業(yè)在轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，對內(nèi)部管理提出了更加精益化、數(shù)字化和信息化的管理要求。對于檔案管理工作來說，則需要基于企業(yè)知識管理為導(dǎo)向開展轉(zhuǎn)型發(fā)展。在認(rèn)清新時期，房地產(chǎn)檔案管理的特殊性基礎(chǔ)上，總結(jié)目前開展檔案管理工作中存在的管理制度不完善、管理創(chuàng)新意識和服務(wù)意識薄弱、管理人員綜合素質(zhì)低下以及檔案管理信息化建設(shè)力度不足等問題。在新時期應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理制度、模式和方法的創(chuàng)新，從制度完善、人員培訓(xùn)和信息化建設(shè)、宣傳等加強(qiáng)管理創(chuàng)新，提升房地產(chǎn)檔案管理水平。