檔案收集與整理工作的重要性

郭艷蕊

（科爾沁右翼中旗委員會(huì)辦公室，內(nèi)蒙古 興安盟 029400）

1 檔案收集工作的概念

在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)，一定要按照相應(yīng)的法律法規(guī)以及相應(yīng)的檔案管理制度進(jìn)行檔案的收集。檔案收集時(shí)要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的收集方案，將各單位、各部門的所有有價(jià)值的檔案進(jìn)行接受、征集，并集中到各級(jí)檔案保管機(jī)構(gòu)中。檔案收集工作看似簡(jiǎn)單，但具有特殊的含義，并不是所謂的隨意搜集和拼湊，而是要根據(jù)檔案的形成規(guī)律，有特定的組織進(jìn)行文件的接收與征集，最后將檔案分類統(tǒng)一管理。

2 檔案收集與整理工作的意義

檔案收集工作是最基礎(chǔ)的工作，其決定了整個(gè)檔案工作的質(zhì)量。倘若在檔案收集與管理工作中出現(xiàn)任何紕漏，將直接影響后續(xù)的相關(guān)工作，嚴(yán)重的情況下，可使整個(gè)檔案管理工作的內(nèi)容全部歸“零”。常言道細(xì)節(jié)決定成敗，檔案收集與整理工作就是整個(gè)檔案工作的細(xì)節(jié)，同時(shí)也決定了整個(gè)檔案工作的有效應(yīng)用。檔案工作雖然在平時(shí)不顯山、不漏水，也吸引不到人們的眼球，但是一旦需要檔案時(shí)，將會(huì)顯示出檔案工作的真正魅力。因此，檔案收集與整理工作一定要從平時(shí)做起，防患于未然。當(dāng)前隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案信息化的工作，在一定程度上加快了檔案收集與整理工作的進(jìn)程，為檔案工作的相關(guān)人員提供了一定的便利條件，相關(guān)人員一定要抓住機(jī)會(huì)，將檔案收集與整理工作提升到一定的高度。

3 檔案收集與管理工作中面臨的困境與問題

1）工作人員思想認(rèn)識(shí)不到位。由于檔案收集與整理工作，很難做出較為突出的成績(jī)，因此導(dǎo)致相關(guān)工作人員并不重視檔案收集與管理工作，也沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，在思想上認(rèn)識(shí)不到位，檔案意識(shí)淡薄。出現(xiàn)此種情況，不單單只有工作人員，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也同樣存在此問題。出現(xiàn)此種問題的原因一方面是相應(yīng)人員自身工作素質(zhì)的原因；另一方面是相關(guān)人員對(duì)檔案管理的法律法規(guī)和管理制度以及業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)較少，從而導(dǎo)致相關(guān)人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案收集與管理工作的重要性；還有一方面原因是，上級(jí)檔案工作機(jī)構(gòu)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)安排的較少，從而使一些工作人員，沒有真正的去了解檔案工作。

2）檔案管理制度不完善，管理職能不明確。由于檔案管理制度的不完善，造成檔案收集的范圍并不全面，常常會(huì)出現(xiàn)某一類檔案資料未進(jìn)行收集的情況。迄今為止在檔案管理工作中，從上到下還未形成一套統(tǒng)一的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，因此各級(jí)單位在進(jìn)行檔案收集與整理工作時(shí)，都是根據(jù)自己的理解與摸索進(jìn)行工作，在細(xì)節(jié)之處難免會(huì)出現(xiàn)紕漏。另外有些單位檔案管理職能不明確，因此造成檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面，沒有真正將檔案工作納入實(shí)際工作管理中。

3）檔案工作人員不穩(wěn)定。在進(jìn)行檔案工作中，會(huì)接觸到各種不同的文件資料，資料的內(nèi)容涉及各行各業(yè)，跨度非常大，具有一定的技術(shù)性、專業(yè)性和連續(xù)性，所以，在選擇檔案工作人員時(shí)，一定要具備較高的工作素養(yǎng)和較強(qiáng)的工作能力。另外，個(gè)別單位的檔案資料會(huì)存在涉密的文件，因此，檔案工作人員要選擇相對(duì)穩(wěn)定的工作人員。但是在實(shí)際選拔檔案人才時(shí)，好多優(yōu)秀的員工不愿來此崗位工作，造成好多檔案工作人員存在很多兼職人員，人員流動(dòng)性較大。從而造成以下幾方面的影響，一是兼職人員責(zé)任心不強(qiáng)，在進(jìn)行檔案收集與整理時(shí)心不在焉，容易出現(xiàn)差錯(cuò)；二是對(duì)檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)鉆研的不夠深刻，認(rèn)為學(xué)好檔案知識(shí)了，也該換崗位了。

4 檔案收集與管理工作的措施

1）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理。要想做好檔案收集與管理工作，首先應(yīng)該提高上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的思想認(rèn)識(shí)，完善檔案工作制度，將相關(guān)制度落到實(shí)處。上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，讓從事檔案工作的人員與領(lǐng)導(dǎo)，充分的認(rèn)識(shí)與了解檔案工作的重要性，消除個(gè)別人員意識(shí)淡薄的問題。檔案管理工作不但要從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)重視，實(shí)際工作人員也應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)與制度，提升自身的工作能力與工作素養(yǎng)。除此之外還需要加強(qiáng)管理，制定檔案相關(guān)的管理工作制度，制度的制定要符合自身的工作情況，切勿不符合實(shí)際情況。檔案管理制度可使檔案工作具備統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，無論是檔案的收集歸檔還是整理，都有一定的依據(jù)。除此之外還需要確保制度落地，依法管理，違法必究，讓更多的人都重視檔案收集與整理工作，從而確保檔案收集與整理的效率，提高檔案工作的整體質(zhì)量。

2）利用現(xiàn)代化手段加強(qiáng)檔案工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)的不斷進(jìn)步，因此對(duì)檔案工作提出了更高的要求，所以進(jìn)行檔案數(shù)字化與信息化迫在眉睫，這也是檔案工作未來發(fā)展的方向，各單位應(yīng)當(dāng)抓住現(xiàn)代化的技術(shù)手段，充分利用信息技術(shù)，并作為強(qiáng)有力的保障，從而開展具有高水平的檔案管理工作。為此從事檔案工作的人員，不但要學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)還需要對(duì)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)知識(shí)有相應(yīng)的學(xué)習(xí)和鉆研，不但提高了自身的工作能力，還能使自身的工作素養(yǎng)加強(qiáng)，將自己打造成為一個(gè)綜合型人才，即便以后不從事檔案工作，在其他崗位也會(huì)有相應(yīng)的用武之處。除此之外，采用信息化的手段對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理后，可以達(dá)到事半功倍的效果，對(duì)檔案進(jìn)行搜索工作的效率，有了質(zhì)的飛躍，降低了工作人員的工作量，同時(shí)降低了由于人為因素產(chǎn)生的錯(cuò)誤，使計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)，讓其更好的服務(wù)于檔案工作，從而更好的為社會(huì)服務(wù)。

3）建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。檔案收集與整理工作是一個(gè)繁雜與細(xì)致的工作，要想使檔案工作人員安心的從事檔案相關(guān)的工作，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓付出努力的工作人員得到一定的回報(bào)。獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的設(shè)立從另一方面看，可以吸引更多的綜合型人才從事檔案工作。另外，每年定期對(duì)外進(jìn)行《檔案法》的宣傳，一方面是引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，另一方面是引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，讓越來越多的人關(guān)注檔案，從事檔案，從而全方面的帶動(dòng)檔案的整體工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，無論是國(guó)家還是某個(gè)單位都離不開檔案管理工作，其中檔案收集與整理工作又是檔案工作中的基礎(chǔ)。只有做好基礎(chǔ)工作，上層建筑才能屹立不倒。因此各單位應(yīng)當(dāng)選取優(yōu)秀的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的、全面的收集與整理，有計(jì)劃的、有目的的開展工作。同時(shí)借助信息化技術(shù)的力量，確保檔案收集與整理工作穩(wěn)步推進(jìn)，從而更好的服務(wù)于社會(huì)。