新時(shí)代背景下檔案管理在醫(yī)院管理中如何發(fā)揮新作用

呂文瑩

（河南省駐馬店市中醫(yī)院，河南 駐馬店 463000）

醫(yī)院檔案管理是目前醫(yī)院工作的重要組成部分，具體指醫(yī)院實(shí)踐業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄和醫(yī)療技術(shù)水平發(fā)展提升的相關(guān)資料數(shù)據(jù)。醫(yī)院檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)化的概念，包括對(duì)醫(yī)院檔案的分類、存儲(chǔ)和使用過(guò)程的優(yōu)化，并且在檔案管理中，需要不斷更新理念、創(chuàng)新技術(shù)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部控制中的重要作用，促使醫(yī)院檔案管理科學(xué)有效。

1 醫(yī)院檔案管理特征

1.1 管理內(nèi)容漸趨多元化

如果從整體結(jié)構(gòu)角度進(jìn)行分析，當(dāng)前醫(yī)院檔案通常有三種：人事檔案、醫(yī)患關(guān)系管理檔案、業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案。人事檔案主要是指醫(yī)生的聘用和晉升考核與獎(jiǎng)懲的相關(guān)信息；醫(yī)患關(guān)系管理檔案則是將醫(yī)生和患者、患者和醫(yī)院之間存在的分歧記錄成冊(cè)，不但展現(xiàn)出了醫(yī)院的服務(wù)水平和醫(yī)療技術(shù)，而且還體現(xiàn)出了醫(yī)風(fēng)；業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案一般包含了各個(gè)科室的檔案，比如外科檔案、內(nèi)科檔案、心內(nèi)科檔案、兒科檔案、婦科檔案以及消化內(nèi)科檔案等等。從這些基本情況能夠看出來(lái)，目前醫(yī)院的檔案內(nèi)容種類較多。

1.2 管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和規(guī)范化

第一，全方位對(duì)其管理技術(shù)進(jìn)行了改善，同時(shí)制定了相應(yīng)的制度和準(zhǔn)則，促使管理工作更加規(guī)范。從微觀角度分析，醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度都是在日常服務(wù)工作之中形成的，所以可行性與合理性突出，可以給職工日常工作帶來(lái)參考，形成紀(jì)律要求。第二，現(xiàn)階段醫(yī)院在進(jìn)行疾病預(yù)防、人力資源監(jiān)管和健康管理等工作中都會(huì)使用計(jì)算機(jī)設(shè)備自動(dòng)生成詳細(xì)完整的信息記錄，然后將其保存下來(lái)制作成醫(yī)院檔案，以此推動(dòng)醫(yī)院快速實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

2 醫(yī)院檔案管理的重要性

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，我國(guó)各行業(yè)在發(fā)展中的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。對(duì)于醫(yī)院而言，由于醫(yī)院具有一定的特殊性，所以要想從根本上保證醫(yī)院綜合實(shí)力的有效提升，在面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)可以脫穎而出，占據(jù)有利位置，就必須重視醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的有序開(kāi)展。醫(yī)院檔案管理工作主要是指醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)護(hù)人員對(duì)日常醫(yī)療工作內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確、可靠的記錄。醫(yī)院檔案可以被看作是醫(yī)院所有醫(yī)護(hù)人員日常醫(yī)療診治的主要依據(jù)。如果醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作無(wú)法有序開(kāi)展，現(xiàn)有檔案過(guò)于混亂，對(duì)醫(yī)護(hù)人員自身的工作質(zhì)量將會(huì)造成嚴(yán)重影響，甚至還會(huì)導(dǎo)致醫(yī)護(hù)工作人員的日常工作效率受到嚴(yán)重威脅。因此，針對(duì)這一現(xiàn)象，醫(yī)院當(dāng)前在檔案管理工作的具體開(kāi)展中，必須要保證檔案管理人員自身認(rèn)真、負(fù)責(zé)，將每天的相關(guān)任務(wù)全部都真實(shí)的落到實(shí)處，體現(xiàn)在各環(huán)節(jié)中。醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作在具體開(kāi)展中，主要是將醫(yī)院內(nèi)部的一系列研究、管理工作以及醫(yī)療救治等整個(gè)過(guò)程信息，以光盤、視頻、影像或者是紙張等不同的方式進(jìn)行記錄，是醫(yī)院內(nèi)部日常管理中非常重要的一部分。通過(guò)檔案管理工作的有序開(kāi)展，還可以促使醫(yī)院與外界之間的聯(lián)系更加順暢，為自身的基本利益提供保證。因此，醫(yī)院檔案管理人員在日常工作時(shí)，必須要不斷加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案的管理力度，保證相關(guān)工作的有序開(kāi)展，同時(shí)還要對(duì)一些先進(jìn)的管理理念、管理對(duì)策等進(jìn)行合理的引進(jìn)和應(yīng)用，這樣才能夠保證醫(yī)院檔案管理水平的有效提升。

3 新時(shí)代背景下檔案管理在醫(yī)院管理發(fā)揮新作用

3.1 弘揚(yáng)醫(yī)院文化，展示醫(yī)院風(fēng)采

眾所周知，不論是企業(yè)還是醫(yī)院都包含有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)，一家醫(yī)院在群眾中的良好口碑就是一種寶貴的“無(wú)形資產(chǎn)”，而最能真實(shí)、客觀展示一家醫(yī)院良好口碑的方式就是醫(yī)院的宣傳片和醫(yī)院內(nèi)部張貼的圖文并茂的展板，我們稱之為影像檔案和聲像檔案。通過(guò)影像檔案和聲像檔案，來(lái)就醫(yī)的患者和家屬可以直觀地對(duì)醫(yī)院有了初步的了解，通過(guò)簡(jiǎn)單的畫(huà)面和文字?jǐn)⑹?，使患者和家屬得到心理安慰，提升了患者的就醫(yī)體驗(yàn)。醫(yī)院良好的口碑和形象不是自己吹噓出來(lái)的，而是靠多數(shù)患者的親身經(jīng)歷，對(duì)醫(yī)院的診治技術(shù)、服務(wù)態(tài)度、就醫(yī)環(huán)境等口口相傳而來(lái)。影像檔案和聲像檔案就像醫(yī)院的一面鏡子，一家醫(yī)院的文化底蘊(yùn)和精神風(fēng)貌被時(shí)時(shí)刻刻展現(xiàn)在患者面前。醫(yī)院每天迎來(lái)許許多多來(lái)自不同地方的患者，他們通過(guò)影像檔案和聲像檔案進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院的了解和認(rèn)識(shí)，通過(guò)觀看宣傳片和展板，了解就醫(yī)相關(guān)知識(shí)，對(duì)該去哪個(gè)科找哪個(gè)醫(yī)生看什么病以及醫(yī)院的特色技術(shù)了解的一清二楚，進(jìn)一步提高了他們的就醫(yī)體驗(yàn)和效率。另一方面，患者和家屬通過(guò)影像和聲像檔案了解到白衣天使感人的事跡和一切以患者為中心的服務(wù)理念以及服務(wù)患者的神圣使命感，可以在一定程度上有效地促進(jìn)醫(yī)患和諧，從而進(jìn)一步提升了患者滿意度。影像和聲像檔案不僅可以服務(wù)于患者，還可以通過(guò)醫(yī)院官方網(wǎng)站、手機(jī)等新興媒體服務(wù)于其他不來(lái)醫(yī)院的群眾，使他們不用來(lái)醫(yī)院就能獲取海量的就醫(yī)信息，對(duì)于行動(dòng)不便的群眾來(lái)說(shuō)大大提高了他們的診治效率。

3.2 傳達(dá)上級(jí)精神凝聚職工力量

以影像和聲像檔案為依托的宣傳部門管理人員通過(guò)網(wǎng)站、微信等方式將醫(yī)院重大事件廣而告之給全院職工，共同分享醫(yī)院的發(fā)展成果，無(wú)形之中在醫(yī)院職工心中匯成一股合力，每名職工不是一個(gè)人在戰(zhàn)斗，而是人人參與，彼此影響，從而組成了一個(gè)團(tuán)結(jié)、互助、友愛(ài)的團(tuán)隊(duì)。影像和聲像檔案在整個(gè)醫(yī)院文化建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用，相比傳統(tǒng)宣傳方式，影像和聲像檔案有著直觀、及時(shí)、通俗、易懂等優(yōu)點(diǎn)，讓人在緊張的工作之余便能了解醫(yī)院的相關(guān)信息。影像和聲像檔案可以在職工緊張枯燥的工作環(huán)境中增添一點(diǎn)小樂(lè)趣，使職工能夠放松心情，這種勞逸結(jié)合的方式對(duì)提高工作效率有和著積極的作用。

4 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

4.1 管理人員素質(zhì)能力較低

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理中，存在管理人員專業(yè)素質(zhì)能力較低，未能發(fā)揮實(shí)際管理作用的問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)提高對(duì)檔案管理人員培育的重視程度，善于利用先進(jìn)技術(shù)手段和管理意識(shí)，優(yōu)化設(shè)計(jì)內(nèi)容，發(fā)揮人員組織建設(shè)對(duì)檔案管理工作的積極影響。實(shí)踐工作表明，管理人員素質(zhì)能力不夠，直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作方案設(shè)計(jì)不合理，使得醫(yī)院檔案預(yù)期管理效果難以發(fā)揮，不利于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

4.2 檔案管理制度體系不完善

醫(yī)院檔案管理制度體系，對(duì)檔案管理效率提升產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，相關(guān)領(lǐng)域工作人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在日常的管理實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的主要問(wèn)題，設(shè)計(jì)有針對(duì)性地改進(jìn)方式，提升問(wèn)題解決能力。實(shí)踐工作中，由于檔案管理制度體系不完善，相關(guān)領(lǐng)域工作人員在檔案管理中缺乏科學(xué)有效的指導(dǎo)，不利于提升醫(yī)院檔案的應(yīng)用效率。為有效改善這一問(wèn)題現(xiàn)狀，需要利用先進(jìn)的檔案管理制度，對(duì)目前存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整，發(fā)揮管理制度的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

5 新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作有效應(yīng)用與創(chuàng)新措施

5.1 建設(shè)完善檔案管理工作體系

為能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作在新時(shí)代背景下高效、有序地開(kāi)展，首先便需促進(jìn)檔案管理工作體系完善度。醫(yī)院檔案管理不僅是醫(yī)院的內(nèi)部工作，還涉及法律層面。由于患者病歷覆蓋了患者的個(gè)人信息，為了防止個(gè)人信息泄露的嚴(yán)重后果，有必要建立保障機(jī)制，為今后醫(yī)患糾紛提供直接的證據(jù)支持。患者的病歷包括患者的個(gè)人信息，甚至隱私，必須建立相關(guān)的保障機(jī)制，通過(guò)建立保障機(jī)制，確保醫(yī)院病案管理的合法性。在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，由于其所牽涉內(nèi)容非常諸多，因此需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式。而若想建設(shè)完善制度，便需促進(jìn)檔案管理工作向規(guī)劃規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向轉(zhuǎn)型，增大檔案管理工作力度，讓全體員工具備集體意識(shí)，構(gòu)建濃厚檔案管理氛圍。同時(shí)，在開(kāi)展在醫(yī)院管理過(guò)程之中，需將檔案管理工作納入日常事務(wù)當(dāng)中，定期展開(kāi)檔案管理工作報(bào)告，實(shí)時(shí)掌控檔案管理情況，在發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題時(shí)進(jìn)行集中探討。通過(guò)建設(shè)完善醫(yī)院檔案管理制度，能夠促使檔案管理更加便捷，更有效地開(kāi)展日常領(lǐng)導(dǎo)工作，同時(shí)也具備一定的約束力，確保相關(guān)管理工作人員在日常管理與控制過(guò)程之中規(guī)范自身行為，保證檔案管理工作準(zhǔn)確性。

5.2 實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)

醫(yī)院管理部門要加大資金投入，購(gòu)置一批先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)備，建立專門的現(xiàn)代化檔案室，配置專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、電子文件和紙質(zhì)文件，使檔案易于存儲(chǔ)和分發(fā)。作為醫(yī)院病案管理最基本的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施之一，醫(yī)院必須考慮醫(yī)院病案管理的特點(diǎn)，加強(qiáng)防火墻的安全建設(shè)，選擇適合醫(yī)院病案管理的防火墻軟件。該系統(tǒng)的建立需要專門的硬件設(shè)施來(lái)保證病人信息的安全，增強(qiáng)檢驗(yàn)檢測(cè)系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)，有效地保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性?，F(xiàn)階段，若想全方位深層次落實(shí)檔案管理工作，便需通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)為檔案管理工作提供支撐。在信息化技術(shù)的推動(dòng)之下，醫(yī)院應(yīng)通過(guò)大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，促使紙質(zhì)檔案朝著電子檔案過(guò)渡，同時(shí)加大信息化檔案建設(shè)力度，才能為服務(wù)國(guó)民、醫(yī)院提供更高質(zhì)量服務(wù)。

5.3 制定合理規(guī)范的管理制度

第一，明確相關(guān)管理者的職責(zé)，建立起合理科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善相關(guān)的管理規(guī)章制度，促進(jìn)醫(yī)療事務(wù)和管理工作統(tǒng)一，全方位拓展檔案管理工作。第二，在制定好相應(yīng)的管理制度后，還要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度去執(zhí)行工作，同時(shí)在后期管理當(dāng)中不斷對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，以此有效優(yōu)化管理模式。另外，加大對(duì)檔案管理的考核和評(píng)價(jià)，設(shè)計(jì)出相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，比如管理效率、管理質(zhì)量、檔案能否滿足醫(yī)院需求等。第三，檔案管理者自身還需要始終貫徹執(zhí)行《檔案法》等法律規(guī)范，通過(guò)與時(shí)俱進(jìn)的思想去推動(dòng)檔案管理建設(shè)。同時(shí)進(jìn)一步規(guī)范自己的態(tài)度和思想，積極使用各項(xiàng)信息技術(shù)，充分了解自己的工作內(nèi)容，在認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度下，加大對(duì)管理模式的研究，不斷對(duì)管理方式進(jìn)行改進(jìn)，促使醫(yī)院各個(gè)部門都可以共享所需的資料，進(jìn)而提升檔案的使用率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理中，應(yīng)善于加強(qiáng)管理人員專業(yè)素質(zhì)能力、創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，注重完善檔案管理制度體系，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的重要價(jià)值。同時(shí)，也應(yīng)認(rèn)識(shí)到目前醫(yī)院檔案管理中存在的管理人員積極性不足、管理措施落實(shí)不到位問(wèn)題，并且對(duì)其進(jìn)行改善和調(diào)整，促使醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化。