更新檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

黃 琳

（特變電工（德陽）電纜股份有限公司，四川 德陽 618000）

1 檔案管理科學(xué)化水平提升的重要性

目前，檔案管理部門工作人員的工作量很大，維持該部門所需的費用也很大，但檔案管理工作的效率與維護成本并不成正比，檔案管理部門浪費了大量的資金和時間。檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，隨著企業(yè)人員的增長、企業(yè)規(guī)模的擴大，檔案管理工作的工作量也日益增大，工作難度日益增加。檔案管理者應(yīng)認識到，一味增加檔案工作人員數(shù)量無助于提高工作效率，只有提高檔案管理的科學(xué)化水平，才能提高檔案工作效率，減輕檔案工作人員的工作壓力。檔案管理人員應(yīng)充分認識到科學(xué)管理的重要性，積極分析目前檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出切實可行的解決辦法，從而有效地提高檔案管理的工作效率，降低人力、物力和場地維護費用。

2 現(xiàn)階段的檔案管理與問題

當(dāng)前，大部分企業(yè)都采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方案，這種管理方法的優(yōu)點在于，系統(tǒng)比較成熟，檔案保管安全，但隨著時代的發(fā)展，這種管理方法也開始顯露出弊端。這類問題主要集中在以下方面：1）檔案歸檔不規(guī)范，部分檔案歸檔無目錄、一卷多冊；2）檔案材料不規(guī)范，標題不能真實、準確地反映檔案的內(nèi)容。一些檔案甚至沒有標題。這在當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中是很常見的；3）檔案中缺少目錄、頁碼，內(nèi)容檢索困難；4）檔案的分類不明確，格式不統(tǒng)一，難以匯總分類；5）企業(yè)對檔案管理重視程度不夠，只要求不泄露；6）企業(yè)對檔案管理缺乏認識，缺乏科學(xué)有效的管理方法，缺乏健全的檢索、入檔程序；7）部分企業(yè)沒有專門的檔案室，檔案隨意擺放，極易發(fā)生錯放，文件管理機制不健全；8）檔案管理方式落后，程序復(fù)雜，不利于檔案的查閱與修改，如有其他部門工作人員要查閱相關(guān)檔案資料，就需要走多條程序查閱檔案，浪費了大量時間和精力；9）檔案管理系統(tǒng)沒有充分信息化。目前，仍有不少企業(yè)檔案部門仍采用紙質(zhì)檔案管理方式，這種管理方式的優(yōu)點是檔案記錄清晰，對檔案的變更、查閱等過程均有記錄，檔案資料可直接作為重要證據(jù)，但它的缺點是效率低，在人口逐漸增加的現(xiàn)代裝備中，這種方法占用了大量的人力和物力；10）檔案管理員能力不足。由于檔案工作人員能力不足，對檔案管理工作重視不夠，檔案管理不夠科學(xué)，致使檔案工作效率低下，而檔案工作者又缺乏科學(xué)管理的意識，無法在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題。

3 檔案管理的科學(xué)發(fā)展方向與策略

3.1 完善管理體系，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理

當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然不適合現(xiàn)代快節(jié)奏的檔案管理模式。現(xiàn)行模式運行中，舊的管理理念和制度短板不斷暴露，迫切需要建立規(guī)范的、科學(xué)的、系統(tǒng)化的檔案管理制度，完善檔案管理制度。

從企業(yè)的實際情況出發(fā)，建立一套符合企業(yè)業(yè)務(wù)需要的檔案管理制度，具體落實到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。例如，檔案的收集、整理、歸檔、保存、查詢、銷毀等工作，確保每個環(huán)節(jié)都有可依執(zhí)行的有效制度作為基礎(chǔ)。

對于檔案格式混亂、格式混亂的情況，可制作統(tǒng)一的模板，根據(jù)不同的檔案類型，定制不同的模板，便于歸納整理，也可使檔案更具規(guī)范性。

此外，作為一個檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)該重視檔案的可執(zhí)行性，這樣才能保證系統(tǒng)的推行。并且一旦制定，必須嚴格執(zhí)行，并建立相應(yīng)的監(jiān)督執(zhí)行部門。達到全程監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題，獎勵。

3.2 推進檔案信息化管理，提高管理效率

一般內(nèi)容較多、牽涉范圍較廣的企業(yè)，特別是歷史較長的企業(yè)，人工管理模式已不能滿足現(xiàn)階段的管理需要，只有把檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息化結(jié)合起來，才能達到目的。

1）檔案內(nèi)容信息化。通過整合數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的信息化和檔案管理的完善，使查閱者和使用者能夠利用檢索等現(xiàn)代技術(shù)手段快速找到自己需要的資料。實現(xiàn)檔案內(nèi)容共享是檔案信息化進程中的關(guān)鍵問題。要實現(xiàn)檔案管理信息化，一是必須提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型。二是對檔案的管理要有科學(xué)依據(jù)，建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫的完整性和信息性；檔案資料信息化與傳統(tǒng)檔案保存一樣，分類要合乎邏輯，可根據(jù)不同主題單獨建立數(shù)據(jù)庫，同時保證數(shù)據(jù)共享，便于查閱，提高內(nèi)部溝通效率。2）硬件保障。完善相關(guān)的檔案信息化硬件建設(shè)是企業(yè)檔案管理信息化的前提。此外，為保證檔案管理信息化建設(shè)，還需要對相關(guān)軟件、系統(tǒng)的投入，如智能分類系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全防火墻系統(tǒng)等。健全的系統(tǒng)既能保證數(shù)據(jù)安全，又能保證各項功能的實現(xiàn)。3）檔案管理方法的改進。盡管數(shù)據(jù)化管理已成為一種趨勢，但隨著科技發(fā)展，檔案管理也不斷采用新的技術(shù)。企業(yè)檔案管理要跟上時代的步伐，完善檔案管理信息化建設(shè)，豐富檔案管理形式。像現(xiàn)在的微縮技術(shù)一樣，它是防止信息破壞的一種非常有效的方法。4）加強互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理手段。檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化，一線檔案管理人員的思想觀念的轉(zhuǎn)變是關(guān)鍵。強化相關(guān)人員的培訓(xùn)，使其參與到信息化過程中，在管理模式更新時主動發(fā)現(xiàn)不足，形成有效的反饋，進一步推動科學(xué)檔案管理目標的實現(xiàn)。當(dāng)前正是科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時期，只要檔案管理者自身形成了一種想要提升的意識，就能在實際工作中主動地挖掘，關(guān)注相關(guān)熱點，整合內(nèi)部資源，反饋給企業(yè)內(nèi)部發(fā)展。此外，企業(yè)檔案管理不僅限于計算機終端，還包括內(nèi)部系統(tǒng)，一些電子軟件也可以在企業(yè)檔案信息化管理中發(fā)揮作用，提高工作效率，提高信息利用率，增強信息安全。

3.3 提高檔案利用，實現(xiàn)檔案價值

很多企業(yè)之所以不重視檔案管理，其根本原因是企業(yè)看不到檔案的價值。保存檔案，進一步挖掘檔案的內(nèi)外部價值，是檔案管理的根本目的。為確保最終目標的實現(xiàn)，管理者需要在工作中做好目錄的編制。

與此同時，企業(yè)也應(yīng)重視檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，使其在內(nèi)部形成創(chuàng)新意識和責(zé)任意識，確保相關(guān)政策制度能夠得到很好地落實，從而促進企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

3.4 檔案管理員的能力和認識得到提高

在檔案部門建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，檔案管理人員的日常工作將發(fā)生變化，檔案管理人員應(yīng)提高自身的能力和意識。因此檔案工作者要及時改變自己的工作內(nèi)容，從紙質(zhì)檔案管理到管理檔案信息化系統(tǒng)都需要學(xué)習(xí)并掌握相關(guān)知識。若檔案管理人員年齡較大，接受新事物的能力較差，則檔案管理部門需要組織對工作人員進行培訓(xùn)，由部門統(tǒng)一挑選合適的培訓(xùn)講師向工作人員講解該信息化系統(tǒng)應(yīng)如何操作，與個人學(xué)習(xí)這種統(tǒng)一培訓(xùn)方式相比，更能提高工作人員的能力和素養(yǎng)。在培訓(xùn)過程中，教師還應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作意識，傳統(tǒng)的檔案管理人員講授要細致耐心，而在當(dāng)今時代，檔案管理人員的工作意識應(yīng)以科學(xué)管理為主。檔案部門的發(fā)展方向是科學(xué)管理，只有科學(xué)管理才能穩(wěn)步提高檔案工作者的工作效率和質(zhì)量，相對于其他管理方式而言，提高科學(xué)管理水平更為有效。

4 結(jié)束語

總之，隨著時代發(fā)展，不斷更新內(nèi)部管理制度，才是一個企業(yè)保持活力和核心競爭力的根本所在，作為企業(yè)的重要資源，合理而科學(xué)的檔案管理方法可以提高企業(yè)內(nèi)部的辦事效率，使檔案的價值發(fā)揮到極致，更好地為企業(yè)服務(wù)。