事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀思考

范 悅

（開封市婦產(chǎn)醫(yī)院 人事科，河南 開封 475000）

基于經(jīng)濟發(fā)展迅速與市場人才供不應求的時代背景，提高檔案管理工作的科學性與效率性是企業(yè)單位、事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關鍵。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作實踐中，首先要在思想層面重視檔案管理工作，然后要在實踐層面對檔案管理現(xiàn)狀展開分析，找出問題，再結(jié)合實際情況制定相關的制度或者工作細則，明確檔案管理工作方向，提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，最終促進事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理特征

一般情況下，事業(yè)單位檔案管理工作主要包括以下兩個方面的特征：（1）公共服務性，即事業(yè)單位檔案涵蓋各類人才的相關信息，可以無條件地為社會提供檔案信息查詢、借閱等服務；（2）保密性，作為信息管理機構(gòu)，事業(yè)檔案管理主要是為國家機關提供人才檔案信息，因此，要求其在檔案存儲方面具備嚴格的保密性。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理理念是“重視運營，忽視管理”，加之工作人員自身專業(yè)性不夠等原因，導致事業(yè)單位檔案管理工作效率與工作質(zhì)量得不到保證，進而未能充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的真正價值。

1）檔案管理體系不夠規(guī)范。由于現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在管理制度缺失、管理體系不夠規(guī)范以及崗位工作內(nèi)容細則缺失等問題，使得檔案管理工作無章可循，直接影響檔案資料與信息的存儲，同時，事業(yè)單位內(nèi)部信息管理與檔案管理存在較為嚴重的脫節(jié)現(xiàn)象，可能會導致檔案與信息失去統(tǒng)一性，進而影響檔案的完整性，進而阻礙了事業(yè)單位跟隨時代發(fā)展的需要。

2）信息技術未能有效應用于檔案管理。經(jīng)濟發(fā)展，推動了計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術的快速發(fā)展，并廣泛應用于各行業(yè)。事業(yè)單位檔案管理與信息技術融合，實現(xiàn)電子檔案，既能夠提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，還能夠提高檔案信息整理、查詢、借閱等服務的快捷性。但是，由于管理理念傳統(tǒng)，資金預算限制等原因，部分事業(yè)單位領導尚未意識到檔案管理信息化的趨勢以及優(yōu)勢，導致出現(xiàn)堅持傳統(tǒng)的檔案管理模式，不愿意引入信息技術或者檔案管理信息化建設不夠徹底，最終導致信息技術未能與檔案管理有效融合。

3）檔案管理工作人員專業(yè)性不強，綜合素質(zhì)待改善。為了全面推進信息化建設，有必要創(chuàng)新改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，實現(xiàn)信息技術與檔案管理的有效融合。這就要求事業(yè)單位檔案管理的工作人員具備一定的專業(yè)性，同時，還應掌握基本的信息技術的操作技能。但是，部分事業(yè)單位檔案管理工作人員大多是非檔案管理相關專業(yè)，認識不到檔案管理的重要性，也不注重提升工作技能與專業(yè)知識儲備，使得其綜合素質(zhì)達不到新時期事業(yè)單位檔案管理崗位的考核標準。

4）檔案管理配套基礎設施不完善。事業(yè)單位檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，所以在存儲、查詢及借閱過程中會由于人為因素或者存儲環(huán)境因素發(fā)生損壞，甚至無法修復破損檔案的現(xiàn)象。這主要是受限于檔案管理配套的基礎設施不夠完善。

5）相關領導未給予檔案管理工作應有的重視度。事業(yè)單位檔案管理工作，通常被界定為簡單的資料保管工作，工作內(nèi)容簡單，主要是負責資料的整理、歸檔。所以，大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作方面投入較少的精力與建設資金。這種不重視的態(tài)度，忽視了事業(yè)單位檔案管理工作的重用性，使得事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)性不足、工作質(zhì)量一般、工作效率低等問題，并且在思想層面也是一直堅持傳統(tǒng)的檔案管理方式，不愿意順應信息化時代而做出改革創(chuàng)新。

3 事業(yè)單位檔案管理工作中問題的解決對策

1）進一步構(gòu)建健全的檔案管理制度。要想從根本上提高事業(yè)單位檔案管理工作的工作質(zhì)量以及工作效率，首先應該從思想層面提高對檔案管理工作的重視程度，進一步構(gòu)建健全的檔案管理制度，以制度指導與監(jiān)督檔案管理工作實踐。具體而言，可以從以下三個方面著手：（1）梳理現(xiàn)存的檔案管理制度，找出問題，并基于單位自身對檔案管理工作的需求予以補充完善；（2）內(nèi)部增設監(jiān)督崗，對檔案管理工作的規(guī)范性等進行監(jiān)察，并監(jiān)督其實際工作是否嚴格按照檔案管理制度執(zhí)行；（3）事業(yè)單位領導應積極協(xié)調(diào)檔案管理部門與其他職能部門的關系，強調(diào)檔案管理工作的重要性，并且加強各部門之間的配合，嚴格遵守既定的檔案管理制度，共同提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

2）將信息化技術應用于檔案管理。事業(yè)單位檔案管理信息化，即將信息化技術應用于檔案管理，是時代發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位領導應該在發(fā)展政策、資金預算等方面對檔案管理工作給予支持，為實現(xiàn)檔案管理信息化而完善相應的軟件與硬件設施，同時，還要對相關工作人員進行信息化技術應用的培訓，使其能夠滿足檔案信息化背景下對檔案管理工作崗位的職責要求，進而改善檔案管理的質(zhì)量、安全以及效率。

3）加強檔案管理人員的專業(yè)知識與技能培訓。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，其管理工作主要還是由人來完成。因此，事業(yè)檔案管理實踐中應充分重視檔案管理工作人員的專業(yè)知識與實操技能的學習。首先，事業(yè)單位可以根據(jù)資金預算定期組織外部培訓，主要是檔案管理業(yè)務知識的培訓，不斷更新其理論知識與專業(yè)技能，然后，還要定期組織內(nèi)部學習，向相關部門宣傳檔案管理工作的重要性以及加強各部門與檔案管理部門協(xié)作的必要性；其次，要順應時代發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理工作的新要求，如積極引入信息化技術，推動紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，提高檔案資料整理、查詢以及借閱的便捷性；最后，從思想層面注重對檔案管理人員的道德素養(yǎng)與服務意識進行教育，使其進一步提升對檔案管理工作的責任心，做好服務以改善檔案管理效率。

4）完善檔案管理所配套的硬件設施。事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，既需要發(fā)揮工作人員的主觀能動性，也需要完善檔案管理配套的硬件設施，進而共同保證檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。如，事業(yè)單位可以應用電子信息技術構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并通過優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)等硬件設施，來實現(xiàn)各事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫之間的信息共享，從宏觀整體層面規(guī)范事業(yè)單位管理工作以及合理有效進行人才資源配置。

5）樹立全員檔案管理意識。向事業(yè)單位所有部門工作人員宣傳并樹立檔案管理意識是一項系統(tǒng)性工作，應該從宏觀層面將檔案管理工作內(nèi)容與規(guī)劃納入各事業(yè)單位的總體統(tǒng)籌中，要求各部門相關人員積極配合支持檔案管理部門的工作，在協(xié)調(diào)與配合中重新認識檔案管理工作內(nèi)容、認識到創(chuàng)新檔案管理工作的必要性，然后積極主動地參與到檔案管理中，最終形成全員檔案管理意識，以提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率為共同目標。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作，其重要性不言而喻。因此，在工作實踐中，事業(yè)單位相關領導要重新認識檔案管理工作的基礎性與重要性，積極推動全員樹立檔案管理意識，并基于自身檔案管理現(xiàn)狀，分析檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題與不足，結(jié)合問題思考從不同方面進行改革創(chuàng)新，促進檔案管理的科學化、規(guī)范化和信息化，保持檔案管理工作的銜接和延續(xù)性，有效發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)實價值，為事業(yè)單位管理決策提供重要依據(jù)和參考。