企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題探究

何小君

（廣州城投住房租賃發(fā)展投資有限公司，廣東 廣州 510000）

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的快速發(fā)展下，企業(yè)也需要不斷的創(chuàng)新來(lái)完善企業(yè)檔案管理。因此，在現(xiàn)代化科技的便利下，社會(huì)化管理制度已經(jīng)逐漸運(yùn)用到了企業(yè)檔案管理中，為企業(yè)檔案管理提供便利服務(wù)，并且通過(guò)專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行檔案劃分整合，讓整個(gè)企業(yè)檔案管理變得更加合理化，更加精細(xì)化，以此來(lái)推動(dòng)企業(yè)更加長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展。

1 檔案管理社會(huì)化的概述

檔案管理社會(huì)化就是企業(yè)將自身的檔案管理整個(gè)提出來(lái)，在檔案管理工作的落實(shí)過(guò)程中，將整個(gè)檔案交由社會(huì)中專門(mén)負(fù)責(zé)管理檔案的機(jī)構(gòu)，進(jìn)行檔案管理。這樣能夠有效降低企業(yè)檔案管理的工作壓力，還能憑借專業(yè)的管理技術(shù)積極響應(yīng)企業(yè)的整體決策以及管理工作的需求，增加企業(yè)對(duì)檔案的整體管理?？傮w來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理社會(huì)化不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更加專業(yè)的數(shù)據(jù)響應(yīng)，為企業(yè)檔案管理提供更加完善的管理服務(wù)，同時(shí)，還可以招收更多的社會(huì)人才，來(lái)完善企業(yè)檔案管理的工作效率[1]。此外，檔案管理從安全的角度出發(fā)，我國(guó)對(duì)社會(huì)化檔案管理有著非常嚴(yán)格的法律約束，同樣的檔案機(jī)構(gòu)也必須為企業(yè)檔案提供保密服務(wù)，確保資料的整體安全性，并且通過(guò)專業(yè)化的檔案管理不僅能夠使檔案得到全面的保護(hù)，還能有效提升檔案管理的有效性，從而解決檔案管理所存在的不安全隱患。

2 企業(yè)檔案管理社會(huì)化的現(xiàn)象

在企業(yè)的整體發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)更加注重經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)企業(yè)檔案管理的工作并不重視，也沒(méi)有制定完善的相關(guān)制度。因此，在企業(yè)中，檔案管理工作仍舊存在諸多問(wèn)題，也沒(méi)有發(fā)揮出檔案管理的工作優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中存在許多阻礙。

1）不重視企業(yè)檔案管理。很多企業(yè)內(nèi)部在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，都沒(méi)有專業(yè)的技術(shù)人員去進(jìn)行檔案管理，很多檔案管理人員對(duì)電子檔案的設(shè)備都沒(méi)有具體的操作，這會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理的整體工作效率以及工作質(zhì)量。這就表明，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)而言并不重要，從而嚴(yán)重影響了企業(yè)的整體發(fā)展。而企業(yè)也沒(méi)有重視檔案社會(huì)化管理，更沒(méi)有教會(huì)企業(yè)檔案交給社會(huì)中專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行整合管理。

2）檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有嚴(yán)格管控。企業(yè)在管理的過(guò)程中，因?yàn)閷?duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中沒(méi)有發(fā)揮出它應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，也沒(méi)有為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)任何貢獻(xiàn)，導(dǎo)致很多企業(yè)都逐漸忽視了檔案管理工作。也更別說(shuō)將企業(yè)檔案管理交由社會(huì)專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)。這也導(dǎo)致社會(huì)中出現(xiàn)了很多不合理的檔案管理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏嚴(yán)格的管控，最后不僅沒(méi)有起到一定的作用，還為企業(yè)帶來(lái)了一定的損失，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益帶來(lái)了巨大的損失。

3）企業(yè)檔案管理缺乏安全性。企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中，社會(huì)組織因?yàn)槿狈Κ?dú)立健全的檔案管理機(jī)構(gòu)以及電子檔案管理庫(kù)，這就導(dǎo)致社會(huì)專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理庫(kù)進(jìn)行檔案管理，缺乏一定的安全性，但是所托管的檔案都出現(xiàn)混淆的情況，并且還會(huì)出現(xiàn)混合管理的現(xiàn)象，如果這時(shí)候企業(yè)檔案出現(xiàn)不同的電子格式或者軟件不一致的情況下，就會(huì)導(dǎo)致檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。因此，在這種混合管理檔案的情況下，就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重安全隱患，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)篡改的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益[2]。

3 社會(huì)化檔案管理的必要性

1）提升檔案利用率。在企業(yè)發(fā)展的整體過(guò)程中，企業(yè)將檔案管理委托給社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)，能夠T通過(guò)專業(yè)的管理平臺(tái)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的目的。但是，在此期間，檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行社會(huì)化檔案管理時(shí)，能夠有效降低企業(yè)的管理工作壓力，同時(shí)還能為企業(yè)提供多樣化的服務(wù)，滿足企業(yè)發(fā)展的整體需求。同時(shí)經(jīng)過(guò)合理有效的檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)收益，全面推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)，因?yàn)闄n案管理的工作制度，社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)必須要嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律法規(guī)，為每一個(gè)企業(yè)的檔案都要進(jìn)行嚴(yán)格的保密措施，確保不會(huì)出現(xiàn)泄漏商業(yè)機(jī)密現(xiàn)象，為企業(yè)提供更加專業(yè)的服務(wù)平臺(tái)。

2）優(yōu)化配置資源。檔案管理機(jī)構(gòu)需要具備更加專業(yè)，完善的檔案管理制度以及檔案分類和儲(chǔ)存機(jī)制，這樣才能在企業(yè)檔案管理中起到一定的作用，并且將檔案根據(jù)信息進(jìn)行合理的分類，這樣在進(jìn)行檔案查找時(shí)只需要根據(jù)檢索進(jìn)行搜索就能找到自己想要的檔案內(nèi)容，通過(guò)精準(zhǔn)的檢索系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)便利工作的服務(wù)，這樣不僅能夠提升檔案管理的工作效率，還能提升檔案資料的利用率。此外，在檔案管理的過(guò)程中，檔案管理機(jī)構(gòu)也會(huì)引入更加專業(yè)的管理人員進(jìn)行資料管理，這樣不僅為社會(huì)提供了更多的職業(yè)崗位，還幫很多的社會(huì)人才解決了工作問(wèn)題，充實(shí)了社會(huì)中各個(gè)企業(yè)的人才儲(chǔ)備。

4 社會(huì)化檔案管理問(wèn)題的解決措施

企業(yè)想要保持更加長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展，就必須要對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行合理的管理以及完善，讓檔案管理能夠更加規(guī)范科學(xué)。

1）加大宣傳力度。為了讓企業(yè)檔案得到更加完善，科學(xué)化的管理，企業(yè)社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)就必須要加大宣傳力度，讓每個(gè)企業(yè)都能夠了解社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)的工作效率以及工作機(jī)制。此外，企業(yè)還要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況將檔案管理進(jìn)行合理的規(guī)劃，社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)也要制定相關(guān)的宣傳制度，針對(duì)每一個(gè)企業(yè)進(jìn)行合理的宣傳，提升企業(yè)檔案管理的重要性。

2）統(tǒng)一集中管理。社會(huì)化企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行不斷的改革以及完善，讓企業(yè)檔案管理不僅具備科學(xué)化，規(guī)范化，同時(shí)還要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展逐步將企業(yè)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的有效化。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理雖然也有一定的優(yōu)勢(shì)，但是缺乏規(guī)范化，科學(xué)化，導(dǎo)致檔案管理工作總是存在一定的問(wèn)題，因此相對(duì)于社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)而言，缺乏一定的安全性與有效性。而社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)所開(kāi)展的管理范圍更加廣泛，也更具科學(xué)性和規(guī)范性。因此在企業(yè)將檔案委托給社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)，是一個(gè)很好的空檔期，這段期間企業(yè)可以組織相關(guān)管理人員進(jìn)行檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一，科學(xué)，規(guī)范的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。參考社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)的工作制度進(jìn)行合理的培訓(xùn)制定，組織管理人員積極參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，提高企業(yè)管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平，將企業(yè)檔案管理工作逐漸進(jìn)行完善，從而有效節(jié)約社會(huì)化檔案管理的成本，提高企業(yè)自身的檔案管理水平，最終確保企業(yè)能夠得到更加全面穩(wěn)定的發(fā)展[3]。

5 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展離不開(kāi)科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理工作，優(yōu)秀的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)更多的優(yōu)秀人才，并且能夠根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求制定合理的發(fā)展目標(biāo)以及發(fā)展規(guī)劃。因此，企業(yè)要培養(yǎng)管理人員專業(yè)的管理能力，提升管理人員的工作水平，全面提升企業(yè)自身的檔案管理能力。通過(guò)合理有效的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)收益帶來(lái)穩(wěn)定的收益，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供穩(wěn)定的保障，將企業(yè)檔案管理工作利益最大化，同時(shí)根據(jù)合理的管理模式能夠有效降低企業(yè)檔案機(jī)密泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。