試論事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對(duì)策

李玉萍

（鄆城縣丁里長(zhǎng)街道辦事處退役軍人服務(wù)站，山東 菏澤 274700）

事業(yè)單位作為一個(gè)服務(wù)單位，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)更多的社會(huì)責(zé)任，因此保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分重要。事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響著其發(fā)展，因此事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前工作存在的問題和難點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員素質(zhì)不高。由于受到傳統(tǒng)思想以及客觀歷史因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理在工作中存在著較多的不足，并影響檔案管理的質(zhì)量。首先，事業(yè)單位檔案管理中的人員素質(zhì)普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作質(zhì)量得不到有效提升。事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。該項(xiàng)工作一般都是由年紀(jì)較大或者專業(yè)水平不高的人員擔(dān)任，不僅業(yè)務(wù)能力低下，學(xué)習(xí)能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓(xùn)制度。關(guān)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，大多是流于形式，培訓(xùn)作用得不到有效發(fā)揮，人員素質(zhì)無(wú)法提升。第三，人才引進(jìn)制度不夠完善，人才引進(jìn)數(shù)量和質(zhì)量無(wú)法滿足檔案管理發(fā)展的需求。

2）人事檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化時(shí)代對(duì)人事檔案的管理工作產(chǎn)生了重要影響，傳統(tǒng)的人事檔案監(jiān)管設(shè)備已很難符合社會(huì)的要求，限制了人事檔案監(jiān)管工作的推進(jìn)。部分事業(yè)單位沒有落實(shí)檔案管理工作的信息化建設(shè)，依然采用傳統(tǒng)的手工操作，阻礙了檔案管理工作的開展。大部分管理人員在工作中依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，缺乏技術(shù)性和科學(xué)性，增加了人事檔案的保存和管理難度，降低了工作效率和工作質(zhì)量。

3）缺乏現(xiàn)代化檔案管理方法。在信息化檔案管理的實(shí)踐過程中，不僅需要有相關(guān)的信息設(shè)備作為基礎(chǔ)，還需要有先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理方法。信息化建設(shè)雖然能夠簡(jiǎn)化檔案管理流程，但不少事業(yè)單位依舊會(huì)采用傳統(tǒng)的檔案管理方法展開對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案的管理，實(shí)際效率不言而喻。之所以會(huì)出現(xiàn)這一狀況，主要原因在于許多事業(yè)單位并沒有現(xiàn)代化檔案管理方法，缺乏對(duì)檔案管理的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)。一些單位雖然配套了現(xiàn)代化管理方式，但信息化建設(shè)的進(jìn)度較為緩慢，實(shí)際的檔案管理效率并不是很高。如果事業(yè)單位能夠在提高檔案管理信息化程度的基礎(chǔ)上，逐步優(yōu)化檔案管理工作方法，不僅能夠提高檔案管理質(zhì)量，還能夠綜合挖掘檔案信息中的潛在價(jià)值，從而加強(qiáng)對(duì)各類檔案信息的合理應(yīng)用，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

1）加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)。要提高檔案管理的工作質(zhì)量，促進(jìn)其規(guī)范化發(fā)展，事業(yè)單位要重視實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)。只有實(shí)現(xiàn)了電子化檔案，才能對(duì)檔案信息進(jìn)行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，事業(yè)單位要重視檔案管理的電子化管理，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用水平制定新的管理目標(biāo)，重新構(gòu)建內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，從而更好地提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平。在進(jìn)行電子檔案管理過程中，事業(yè)單位要重視對(duì)管理方法和理念的引入，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)軟件的應(yīng)用，完善內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的共享效果。此外，事業(yè)單位要重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需求，加強(qiáng)對(duì)辦公軟件的調(diào)整，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)功能的拓展，進(jìn)而提高檔案文書的處理效率，為建立電子檔案奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

2）提高檔案管理人員的素質(zhì)。由于檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生直接影響，因而提高檔案管理人員素質(zhì)便顯得尤為重要。事業(yè)單位在新時(shí)期的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家開辦檔案管理講座，為檔案管理人員提供先進(jìn)的管理理念和方法，促進(jìn)其不斷提高檔案管理能力。同時(shí)，還應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是信息技術(shù)實(shí)踐能力較強(qiáng)的復(fù)合型人才。通過對(duì)這些管理人才的合理引進(jìn)，能夠迅速?gòu)浹a(bǔ)檔案管理的不足之處，持續(xù)提高檔案管理水平。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)建立檔案管理責(zé)任制，確保所有的工作流程都有對(duì)應(yīng)的人負(fù)責(zé)，不會(huì)出現(xiàn)檔案資源丟失或者損壞的狀況。

3）將信息化建設(shè)應(yīng)用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，科技的廣泛使用改變了我國(guó)傳統(tǒng)落后的工作方式，事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進(jìn)信息技術(shù)，根據(jù)工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，方便工作人員對(duì)檔案的調(diào)取，促進(jìn)人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時(shí)，盡可能大范圍地使用計(jì)算機(jī)軟件、云盤、虛擬儲(chǔ)存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了空間，同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。

4）與各個(gè)部門做好協(xié)調(diào)工作，共同推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的具體措施中，有兩個(gè)方案可以參考：首先，公布檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)方案，將各個(gè)部門都納入其中，這樣讓檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)變成每個(gè)部門必須完成的工程，從而有效提升檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的速度和質(zhì)量，這是非常重要的。其次，面對(duì)檔案管理工作中的實(shí)際困難，對(duì)各個(gè)部門的人員進(jìn)行檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)思想教育，讓這些人從根本上支持檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)，這樣才能保證這項(xiàng)工作是每個(gè)部門人員都發(fā)自內(nèi)心完成的，檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)能夠起到最大的效果，保障企業(yè)的發(fā)展。

5）優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量之所以不高，主要是因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)都是采用使用人工方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集和整理，這樣不僅不能提升工作效率，也無(wú)法保證管理質(zhì)量。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理可以大大提升工作效率，所以事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)信息化管理的設(shè)備投入、資金投入，保證檔案管理工作設(shè)備的齊全性，輔助檔案管理人員更好地建立電子檔案。此外，事業(yè)單位也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，以便于檔案管理人員在平臺(tái)上進(jìn)行檔案信息的查找、修改、更新等操作，保證檔案管理工作的高效開展，也有利于提高對(duì)檔案信息的利用效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的提升與進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行，也是未來(lái)的主要發(fā)展趨勢(shì)，在當(dāng)今信息化時(shí)代，若想全面提升基層事業(yè)單位的檔案管理工作，務(wù)必需要加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培訓(xùn)，以及他們對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)知與了解，管理層需要高度重視現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性以及在單位發(fā)展進(jìn)程中的重要意義，檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展應(yīng)該放在首位，不但可以推進(jìn)事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展，還可以在很大程度上促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展進(jìn)程。