智慧檔案館建設(shè)初探

王迪毅

（浙江省臺(tái)州市路橋區(qū)城市建設(shè)檔案館，浙江 臺(tái)州 318050）

1 建設(shè)智慧檔案館的重要價(jià)值

1.1 智慧檔案館是智慧城市建設(shè)的重要組成

檔案館于城市建設(shè)而言，同記憶中樞于人類大腦發(fā)育一般，不僅至關(guān)重要，更是不可或缺。而智慧檔案館與智慧城市的建設(shè)與發(fā)展有著密切的聯(lián)系，記錄著城市智慧化的過程，成為智慧城市建設(shè)本身的重要組成。建立智慧型的檔案信息管理是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的必然選擇和客觀要求。對(duì)智慧型檔案管理的首要要求是要能夠充分感知，必須使用現(xiàn)代信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和外部信息的交換，從而形成基于物聯(lián)網(wǎng)的通信命令系統(tǒng)。“物聯(lián)網(wǎng)，大數(shù)據(jù)”將在這里扮演重要角色。諸如物聯(lián)網(wǎng)之類的先進(jìn)信息技術(shù)可以將檔案實(shí)體、人員、設(shè)備等緊密地結(jié)合在一起，以實(shí)現(xiàn)全方位的檔案感知。智能檔案的基礎(chǔ)是復(fù)雜且眾多的檔案資源，它們的資源更加廣泛和多樣。

1.2 智慧檔案館是智慧社會(huì)發(fā)展的重要驅(qū)動(dòng)

智慧檔案館的建設(shè)與智慧社會(huì)發(fā)展有著緊密的內(nèi)在聯(lián)系，在一定程度上促進(jìn)著智慧社會(huì)的發(fā)展建設(shè)。一方面，智慧社會(huì)的發(fā)展需要智慧檔案館的助力。在社會(huì)信息加速迭代與生活節(jié)奏加速運(yùn)行的現(xiàn)實(shí)中，如何更好地為基層群眾提高更為高效便捷的服務(wù)，需要建立足夠智能化的信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，暢通信息有效精準(zhǔn)傳遞的渠道，而智慧檔案館恰好扮演著平臺(tái)樞紐的重要作用。另一方面，智慧檔案館的發(fā)展趨勢(shì)與智慧社會(huì)發(fā)展具有一致性。不論是智慧檔案館的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智慧化，還是智慧社會(huì)的便捷化、高效化、加速化，歸根到發(fā)展趨勢(shì)與目的上，是具有一致性的，即立足發(fā)展實(shí)際，以人為本，著眼于未來，提供更好的服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)文明的發(fā)展與進(jìn)步。

2 智慧城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理任務(wù)重，人員安排不足

城市建設(shè)檔案內(nèi)容繁雜，涉及面廣，檔案管理任務(wù)重，但從事城建檔案管理的人員較少。工程項(xiàng)目從施工到竣工的全過程需要城建檔案管理部門參與其中，但城市建設(shè)工程的工期不長(zhǎng)，所需檔案數(shù)量大且種類雜，參與單位比較多，檔案管理信息化水平不足，不同人員的檔案管理能力差異明顯，導(dǎo)致工程項(xiàng)目驗(yàn)收遲緩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。各方人員沒有正確意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，只重視城市建設(shè)的進(jìn)度，忽視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案資料體系建設(shè)受到阻礙。

2.2 城市建設(shè)檔案管理的信息化程度不足

很多城市重視發(fā)展建設(shè)，卻忽視了城建檔案的信息化建設(shè)，在硬件方面投入較少。信息化背景下的城建檔案管理要求信息資源實(shí)時(shí)共享和信息高速傳遞，但目前檔案管理缺乏相應(yīng)的硬件配套設(shè)施，部分地區(qū)依然是依靠人力收集檔案。此外，檔案管理者缺乏全面的專業(yè)知識(shí)積累，自身素質(zhì)不足，無法達(dá)到城建檔案的規(guī)范化管理工作需求。由于城市管理者缺乏對(duì)城建檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)該項(xiàng)工作沒有展開系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致檔案管理時(shí)無法對(duì)城市建設(shè)中產(chǎn)生的問題及時(shí)處理。

3 城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化措施

3.1 規(guī)范檔案資源收集與處理

首先，實(shí)現(xiàn)城建檔案收集的規(guī)范化。明確資源收集對(duì)象和結(jié)構(gòu)層次，科學(xué)制定工作目標(biāo)，按照一定階段去達(dá)成目標(biāo)。根據(jù)城建檔案的分類情況，對(duì)缺少的內(nèi)容及時(shí)補(bǔ)充。分析檔案分布情況，保證檔案收集的完整性。其次，采取多樣化城建檔案收集方法。依靠信息化平臺(tái)展開檔案收集工作，重視特種載體的城建檔案資源的分類，提高管理效率，為今后檔案資源的使用提供保障。再次，實(shí)現(xiàn)城建檔案處理的規(guī)范化。對(duì)城建檔案內(nèi)容科學(xué)分類，保證檔案數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案收集和處理流程加以規(guī)范，采用多種方法提升檔案管理效率。加大城建檔案管理的監(jiān)督力度，采用平推檢查和互檢相結(jié)合的方法，提升城建檔案監(jiān)督和交流效果。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力培養(yǎng)，提升其道德修養(yǎng)，讓檔案管理人員深刻意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，創(chuàng)建新的服務(wù)形式，增加城建檔案查詢方式，在今后的工作中為社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。最后，將檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理與備份。大數(shù)據(jù)時(shí)代，將海量數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，這些數(shù)據(jù)可以在云端儲(chǔ)存管理。

3.2 注重城建檔案管理工作的信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代

1）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及多方面，城建檔案管理應(yīng)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)合作，與技術(shù)研發(fā)單位協(xié)同展開數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)，共同建立數(shù)據(jù)分析和資源開發(fā)工具。對(duì)現(xiàn)有的城建檔案資料展開分析，整合有利用價(jià)值的資源，做好檔案分類管理工作，落實(shí)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)研發(fā)成果，及時(shí)向公眾公開發(fā)布數(shù)據(jù)庫(kù)的使用規(guī)范，為各城市的城建檔案規(guī)范化管理工作和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效利用提供便利條件。2）完善資源建設(shè)，創(chuàng)建信息平臺(tái)。推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，創(chuàng)建城建檔案管理系統(tǒng)，讓紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，對(duì)城市建設(shè)中重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，保證該項(xiàng)目檔案及時(shí)收集歸檔和規(guī)范整理。重視對(duì)城建檔案資源的開發(fā)利用，明確檔案內(nèi)容的價(jià)值不僅存在于歷史記錄中，這些珍貴的資源也會(huì)為城市未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，也能為人民群眾提供信息服務(wù)。3）逐步增加城建檔案的硬件投入，加快軟件與系統(tǒng)開發(fā)步伐。結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展需求，應(yīng)用最先進(jìn)的設(shè)施完善檔案管理平臺(tái)，縮小檔案整理周期，保證城建檔案管理的及時(shí)性。加快軟件開發(fā)速度，對(duì)縱向城建檔案和橫向城建檔案進(jìn)行分類管理，滿足一定區(qū)域內(nèi)城建檔案管理的信息化，兼顧大范圍區(qū)域內(nèi)信息化的過渡。

3.3 完善制度建設(shè)，制定流程規(guī)范

1）加大對(duì)城建檔案管理的宣傳力度。呼吁各部門和人民群眾意識(shí)到城建檔案的重要性，為社會(huì)營(yíng)造良好的檔案資源管理環(huán)境，也讓管理人員明確這項(xiàng)工作的嚴(yán)肅性。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律條例，將檔案規(guī)范化管理工作作為年度重點(diǎn)工作任務(wù)，定期進(jìn)行檢查，做好工作整改。2）建立更加科學(xué)的城建檔案管理制度體系。隨著時(shí)代的發(fā)展與變化，有必要?jiǎng)?chuàng)建新的城建檔案管理模式，而相配套的城建檔案管理制度也會(huì)不斷變化，要求工作人員定期更新制度內(nèi)容，做好補(bǔ)充工作。根據(jù)本單位當(dāng)前城建檔案管理現(xiàn)狀，強(qiáng)化制度管理體系建設(shè)，推動(dòng)城建檔案管理工作邁向規(guī)范化的道路。3）從細(xì)節(jié)入手，嚴(yán)格執(zhí)行流程規(guī)范。尋找當(dāng)前城建檔案管理工作中可能存在的漏洞，對(duì)每一項(xiàng)管理步驟都提出規(guī)范化要求，明確標(biāo)注城市建設(shè)檔案的正確歸檔時(shí)間、移交時(shí)間、保管期限以及業(yè)務(wù)類別等信息，對(duì)城建檔案立卷和保存情況展開規(guī)范化管理，按照城建檔案管理制度開展各項(xiàng)工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，盡管智慧城市、智慧社會(huì)的建設(shè)仍處于探索階段，智慧檔案館的全面建設(shè)似乎離我們很遙遠(yuǎn)。但是，隨著人工智能、高性能材料和工業(yè)技術(shù)的發(fā)展，智慧檔案館必將成為智慧城市的亮點(diǎn)和智慧社會(huì)的基點(diǎn)，智慧檔案館的工作將在新時(shí)代煥發(fā)青春和活力。檔案信息智慧化是智慧檔案館信息化建設(shè)的系統(tǒng)工程的方向和目標(biāo)。建立過程需要知行合一，掌握關(guān)鍵技術(shù)，加強(qiáng)投入，根據(jù)新形勢(shì)下的檔案管理單位的實(shí)際情況和實(shí)際需要，逐步穩(wěn)步推進(jìn)建設(shè)智慧檔案館的各項(xiàng)任務(wù)。