如何做好地震應(yīng)急檔案管理工作的思考

陳 麗

（山東省菏澤市單縣應(yīng)急管理局，山東 菏澤 274300）

近幾年，我國(guó)部分地區(qū)出現(xiàn)了不同程度的地震災(zāi)害，使得我國(guó)人民的生命安全及財(cái)產(chǎn)安全受到威脅，且影響到當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展及社會(huì)穩(wěn)定?；谶@一情況，需要對(duì)地震應(yīng)急檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，以便能夠發(fā)揮地震應(yīng)急檔案的使用價(jià)值，幫助工作人員更好地進(jìn)行地震應(yīng)急工作，將地震災(zāi)害造成的損失控制在最低程度。通過深入分析地震應(yīng)急檔案管理的重要意義，探究做好地震應(yīng)急檔案管理工作的措施，能夠提高工作人員對(duì)這一方面的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)地震應(yīng)急檔案管理朝著良好的方向不斷發(fā)展。

1 地震應(yīng)急檔案的重要價(jià)值分析

1.1 為防震減災(zāi)宣傳教育提供資料

地震應(yīng)急檔案作為一種歷史記錄，能夠?qū)⒌卣馂?zāi)害造成的影響、地震應(yīng)急工作情況等等充分反映出來，其中包括了地震應(yīng)急工作人員不斷積累下來的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠保證信息數(shù)據(jù)更具有說服力。在完成地震應(yīng)急檔案管理工作的基礎(chǔ)上，可以采用制作科普宣傳作品、公布利用、編研出版、舉辦展覽等各種方法，開展防震減災(zāi)宣傳教育工作，使群眾能夠掌握一些有關(guān)防震減災(zāi)的基本知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到防震減災(zāi)工作的重要性，進(jìn)而主動(dòng)做好這一工作，且能夠提高自身應(yīng)對(duì)各種災(zāi)害的心理素質(zhì)。只有保證群眾能夠?qū)Ψ勒饻p災(zāi)工作產(chǎn)生一個(gè)基本的了解，才能夠保證地震應(yīng)急工作的公信力及影響力[1]。

1.2 為地震應(yīng)急決策提供信息保障

信息傳輸?shù)男始皽?zhǔn)確性對(duì)地震應(yīng)急工作的開展有著較為重要的影響，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的決策提供可靠的信息保障，避免因信息不足造成決策失誤。由于地震應(yīng)急工作體現(xiàn)出較大的復(fù)雜性及突發(fā)性，必須做好地震應(yīng)急之前的檔案收集工作，對(duì)獲得的檔案進(jìn)行整理、分析和研究，以便能夠?yàn)榈卣饝?yīng)急決策提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。同時(shí)，需要對(duì)地震應(yīng)急工作中可能出現(xiàn)的各種問題及危害進(jìn)行預(yù)測(cè)，結(jié)合地震應(yīng)急檔案進(jìn)行綜合分析，進(jìn)而制定科學(xué)合理的地震應(yīng)急決策，促進(jìn)地震應(yīng)急工作的有效開展[2]。此外，需要對(duì)地震應(yīng)急工作中的信息資料進(jìn)行詳細(xì)收集，方便工作人員進(jìn)行工作總結(jié)，積累更豐富的地震應(yīng)急經(jīng)驗(yàn)，制定出更加科學(xué)的工作方案，滿足地震應(yīng)急決策對(duì)參考信息的需要。

2 做好地震應(yīng)急檔案管理工作的措施分析

2.1 提高地震應(yīng)急檔案管理的重視性

由于地震本身體現(xiàn)出較強(qiáng)的突發(fā)性，要求部門工作人員提前做好地震應(yīng)急預(yù)案的編制工作，以便能夠在發(fā)生地震事件的時(shí)候，促進(jìn)救災(zāi)救助工作的順利進(jìn)行。在制定地震應(yīng)急預(yù)案的時(shí)候，必須堅(jiān)持科學(xué)合理的原則，確保整個(gè)工作方案的科學(xué)性及合理性，從而促進(jìn)地震應(yīng)急工作的有效開展?；谶@一目標(biāo)，要求工作人員提高對(duì)地震應(yīng)急檔案管理的重視性，充分認(rèn)識(shí)到地震應(yīng)急預(yù)案的制定中地震應(yīng)急檔案能夠起到的作用，對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行不斷完善，從而激發(fā)工作人員在地震應(yīng)急檔案管理中的工作積極性及主動(dòng)性，將地震應(yīng)急檔案管理的作用充分發(fā)揮出來[3]。

2.2 將前端控制理念引入檔案管理

“前端控制”是現(xiàn)代檔案管理中的一個(gè)管理理念，其主要就是在地震應(yīng)急檔案形成的初期和地震應(yīng)急預(yù)案制定的初期，意識(shí)到檔案管理的重要性，做好檔案立卷工作，方便檔案管理人員進(jìn)行后續(xù)的歸檔工作。將前端控制理念應(yīng)用到地震應(yīng)急檔案管理中，可以將檔案和文件的運(yùn)動(dòng)看成一個(gè)系統(tǒng)，將整個(gè)系統(tǒng)作為管理目標(biāo)，采用分階段的方法對(duì)地震應(yīng)急檔案進(jìn)行管理，以此確保文件管理的質(zhì)量，促進(jìn)檔案歸檔工作的順利進(jìn)行，從而提高地震應(yīng)急檔案的真實(shí)性和完整性。

2.3 完善地震應(yīng)急檔案管理制度

與其他的檔案管理工作相比，地震應(yīng)急檔案管理工作本身具有一定的特殊性，需要根據(jù)地震應(yīng)急檔案管理工作的需要進(jìn)行制度建設(shè)，充分發(fā)揮管理制度在地震應(yīng)急檔案管理中的指導(dǎo)作用及約束作用，使地震應(yīng)急檔案管理的有效性得以提升。對(duì)于地震應(yīng)急檔案管理制度的建設(shè)，需要明確各個(gè)工作人員在地震應(yīng)急檔案管理中的工作責(zé)任，使其能夠嚴(yán)格履行自身的職責(zé)，按照規(guī)定的要求做好檔案收集、檔案整理、檔案歸檔等工作。同時(shí)，需要建立良好的組織管理機(jī)制和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，在地震應(yīng)急預(yù)案的制定中做到統(tǒng)一部署、分工明確、責(zé)任清晰，避免出現(xiàn)管理混亂、責(zé)任推諉等狀況。在進(jìn)行地震應(yīng)急檔案的收集中，需要發(fā)揮部門的領(lǐng)頭作用，確定檔案管理主體應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以便能夠?qū)Φ卣饝?yīng)急檔案管理的工作情況進(jìn)行有效監(jiān)督[4]。

2.4 加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案管理信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，將信息化手段應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，已經(jīng)成為提高檔案管理工作水平的主要途徑，能夠改變傳統(tǒng)的管理方法，促進(jìn)檔案管理的高效進(jìn)行。因此，地震應(yīng)急檔案管理也要做到與時(shí)俱進(jìn)，加大地震應(yīng)急檔案管理信息化建設(shè)的力度，通過信息化技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)化的地震應(yīng)急檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，使其成為可存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子檔案，之后對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行合理分類，方便檔案工作人員對(duì)其進(jìn)行有效管理，且能夠提高檔案的查詢利用效率。其次，在應(yīng)用檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，能夠?qū)崿F(xiàn)地震應(yīng)急檔案的高度共享，及時(shí)將地震應(yīng)急檔案?jìng)鬟f給需要的工作人員，促進(jìn)地震應(yīng)急工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，可以對(duì)地震應(yīng)急檔案進(jìn)行文件加密，以此提高檔案安全性，且需要做好檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，將紙質(zhì)檔案保存在環(huán)境適宜的地方，盡可能保證地震應(yīng)急檔案的完整性和真實(shí)性。

2.5 加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案管理人才培養(yǎng)

優(yōu)秀的人才是促進(jìn)地震應(yīng)急檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)條件，若是在人才隊(duì)伍建設(shè)方面存在不足，勢(shì)必會(huì)影響到地震應(yīng)急檔案管理的整體效果，也不利于地震應(yīng)急檔案管理的持續(xù)發(fā)展。因此，需要加大地震應(yīng)急檔案管理人才培養(yǎng)的力度，根據(jù)地震應(yīng)急檔案管理的需要進(jìn)行人才配置，確保各個(gè)人員具備豐富的專業(yè)知識(shí)，能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理技能，從而促進(jìn)地震應(yīng)急檔案管理的順利開展。同時(shí)，地震應(yīng)急檔案管理人員需要充分了解相關(guān)的規(guī)章制度及法律法規(guī)，在遵守規(guī)定的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案開發(fā)和利用，不斷提高地震應(yīng)急檔案資源的利用效率。此外，可以組織地震應(yīng)急檔案管理人員進(jìn)行交流會(huì)議，促進(jìn)人員之間的有效溝通，努力找出解決檔案管理難點(diǎn)的辦法，促進(jìn)地震應(yīng)急檔案管理的不斷發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為促進(jìn)地震應(yīng)急檔案管理的有效進(jìn)行，需要提高對(duì)地震應(yīng)急檔案管理的重視性，將前端控制理念應(yīng)用到檔案管理中，不斷完善地震應(yīng)急檔案管理制度，加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案管理信息化建設(shè)，并加強(qiáng)地震應(yīng)急檔案管理人才培養(yǎng)，通過各種措施提高地震應(yīng)急檔案管理水平，進(jìn)一步為地震應(yīng)急工作提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。