企業(yè)檔案管理的重要性及強(qiáng)化措施

史容佳

（山西省城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司，山西 太原 030001）

1 企業(yè)檔案管理的重要性

當(dāng)前環(huán)境下，信息已成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要工具，檔案資料也是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要工具，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作，有利于將檔案資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力。在制定符合公司文化戰(zhàn)略、提高企業(yè)軟實(shí)力方面起著重要的作用，檔案管理措施不僅可以保證檔案管理工作的準(zhǔn)確率，滿(mǎn)足檔案管理的基本需求，還可以降低人力和資源等方面的消耗，從而最大限度地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 檔案管理中存在的不足

2.1 信息化管理存在不足

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在企業(yè)的檔案管理中也開(kāi)始廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理過(guò)程中運(yùn)用信息化技術(shù)具有便于保存信息、方便拷貝與抄送以及提升檔案信息時(shí)效性等方面的優(yōu)勢(shì)，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)較為青睞于這種方法。但網(wǎng)絡(luò)也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全的影響。如果沒(méi)有妥善保存涉及企業(yè)核心技術(shù)的秘密文件，那么將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。因此，信息安全也是檔案管理中的重要方面之一。

2.2 企業(yè)檔案管理制度不完善

現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行更加科學(xué)的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國(guó)企改革實(shí)踐中，普遍沒(méi)有對(duì)檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據(jù)國(guó)家政策的變化、企業(yè)管理的需要，及時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)等基礎(chǔ)性管理工作的重要內(nèi)容，如果不能建立并及時(shí)完善檔案管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?，影響了檔案的保護(hù)和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》精神。

3 強(qiáng)化檔案管理的措施

3.1 建立現(xiàn)代化電子資料庫(kù)

為了提高檔案管理人員和文件借閱者的工作效率和利用效率，需要建立現(xiàn)代化的電子資料庫(kù)，從而提高資料的利用效率。將紙質(zhì)檔案信息化，利用專(zhuān)門(mén)的信息化管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理，可以提升檔案管理效率與利用效率，減少紙質(zhì)檔案的損耗。當(dāng)需要相關(guān)資料時(shí)，只需登錄檔案系統(tǒng)進(jìn)行查閱就可以獲得相關(guān)信息。建設(shè)完善的電子資料庫(kù)可以有效地優(yōu)化人力、物力資源，檔案室也能夠順利地進(jìn)行檔案室管理工作，減少紙質(zhì)檔案的損耗，同時(shí)還能有效地保證企業(yè)內(nèi)部核心資料的安全性。

3.2 健全檔案管理相關(guān)制度

要想確保國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的有效開(kāi)展，就需要系統(tǒng)分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求來(lái)不斷創(chuàng)新，建立檔案工作責(zé)任制，依法制定切合實(shí)際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)充實(shí)完善，要覆蓋檔案管理的基礎(chǔ)工作和開(kāi)發(fā)利用工作，制度種類(lèi)可以根據(jù)需要分為具體的管理規(guī)定、實(shí)施辦法和細(xì)則等。其次，檔案管理制度的制定應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際，要總結(jié)以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，要征求各相關(guān)單位和部門(mén)意見(jiàn)，切忌閉門(mén)造車(chē)，從而提高檔案管理制度落實(shí)的可執(zhí)行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時(shí)俱進(jìn)，要符合國(guó)家相關(guān)法律及政策的新要求，要適應(yīng)企業(yè)新發(fā)展需求。只有這樣，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會(huì)的大背景下，才能夠?qū)崿F(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將檔案管理工作的價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)。

3.3 采取切實(shí)可行的舉措加強(qiáng)檔案信息保護(hù)

在網(wǎng)絡(luò)攻擊事件層出不窮的背景下，采取切實(shí)可行的舉措加強(qiáng)檔案信息保護(hù)是非常有必要的。檔案是企業(yè)的資產(chǎn)，其中不乏企業(yè)機(jī)密，比如企業(yè)資金狀況、企業(yè)內(nèi)部人員資料、企業(yè)合作等內(nèi)容，一旦被盜、泄露、修改和刪除，都將給企業(yè)造成重大甚至無(wú)法挽回的損失。就目前而言，想要加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)水平，就同樣需要依托科學(xué)技術(shù)，如設(shè)置檔案加密口令、進(jìn)行檔案身份驗(yàn)證、檔案?jìng)浞荨⒃O(shè)置防火墻等，都可間接提高檔案信息的安全等級(jí)，可確保電子檔案實(shí)時(shí)被保護(hù)，可杜絕一切可疑賬號(hào)的登錄和干預(yù)。另外，在企業(yè)內(nèi)部宣傳檔案安全并培養(yǎng)相關(guān)工作人員的檔案安全意識(shí)，都是有必要的，雙管齊下將最大限度地降低電子檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 對(duì)于企業(yè)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化處理的有效措施

對(duì)于很多企業(yè)而言，想要充分發(fā)揮自身企業(yè)檔案資源的有效價(jià)值，就需要對(duì)現(xiàn)存和以往的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化梳理。尤其是部分從事實(shí)體運(yùn)營(yíng)的企業(yè)，很多進(jìn)入市場(chǎng)的時(shí)間較早，擁有的企業(yè)檔案數(shù)量較為龐大，也不像現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)一樣對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重視程度和運(yùn)用更加熟練，因此就導(dǎo)致了很多企業(yè)檔案沒(méi)有發(fā)揮其有效作用，形成了一定的資源浪費(fèi)。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，就需要企業(yè)管理人員下意識(shí)地組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)于企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其理念，重視企業(yè)檔案資源的開(kāi)發(fā)。將已有的檔案資源體系進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)地梳理，使其重新煥發(fā)生機(jī)。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人按照時(shí)間順序?qū)n案的內(nèi)容進(jìn)行信息化采集，并且和企業(yè)當(dāng)下使用的信息處理軟件進(jìn)行有效鏈接。通過(guò)各類(lèi)表格和處理軟件的加工，能夠讓各類(lèi)企業(yè)檔案資源和當(dāng)下的企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀態(tài)進(jìn)行有效對(duì)接，成為一個(gè)更加科學(xué)完整的資源體系。另外由于大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行科研項(xiàng)目或施工項(xiàng)目時(shí)，周期較長(zhǎng)，時(shí)間跨度很大，短則數(shù)月，長(zhǎng)則數(shù)年，因此通過(guò)企業(yè)檔案對(duì)相關(guān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行記錄并持續(xù)不斷地豐富相關(guān)數(shù)據(jù)和資源，能夠在一定程度上幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)管。在數(shù)據(jù)的支持下，判斷企業(yè)未來(lái)的研發(fā)施工生產(chǎn)模式是否需要改變，是化整為零，提高工作效率還是化零為整，主攻某一方向。只有通過(guò)翔實(shí)的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄參考，才能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出正確判斷。甚至很多情況下在沒(méi)有數(shù)據(jù)支撐的決策中由于人為因素、情感因素的影響，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)做出錯(cuò)誤決策，而這也是信息化技術(shù)在企業(yè)大資源管理中的應(yīng)用環(huán)節(jié)，是信息化技術(shù)發(fā)揮自身長(zhǎng)處和優(yōu)勢(shì)的重要途徑。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案管理在企業(yè)現(xiàn)代化運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所發(fā)揮的作用是多個(gè)維度的。不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)成長(zhǎng)和發(fā)展的相關(guān)信息記錄，同時(shí)還能夠結(jié)合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)匹配不同的信息處理軟件，來(lái)優(yōu)化對(duì)檔案資源的管理和開(kāi)發(fā)，讓企業(yè)檔案管理工作成為更有價(jià)值的信息提供者。通過(guò)對(duì)企業(yè)以往發(fā)展經(jīng)歷的總結(jié)，給出更加行之有效的參考和建議，想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要企業(yè)管理者能夠充分重視信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，找到適合自身企業(yè)發(fā)展的檔案資源運(yùn)用模式，加強(qiáng)企業(yè)檔案資源體系的收集、開(kāi)發(fā)和運(yùn)營(yíng)模式，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展保駕護(hù)航，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。