檔案館智慧化建設(shè)發(fā)展創(chuàng)新研究

孫 英 鄭 偉

（內(nèi)蒙古霍煤鴻駿鋁電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 通遼 029200）

信息大爆炸時(shí)代背景下，以物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)以及智能化等為標(biāo)志的網(wǎng)絡(luò)，已經(jīng)充斥到社會(huì)生活和生產(chǎn)的各個(gè)角落。從檔案館的發(fā)展歷程來說，從低級(jí)發(fā)展到高級(jí)，同時(shí)從簡單發(fā)展到復(fù)雜?，F(xiàn)代化檔案館的建設(shè)，提出了更加明確具體的要求，即朝向更高級(jí)的綠色化、智能化、智慧化方向邁進(jìn)。

1 檔案館管理存在的問題

根據(jù)檔案館管理現(xiàn)狀分析，主要問題如下：1）檔案管理大多還是停留在目視管理的階段；2）普遍缺乏自動(dòng)識(shí)別手段，不利于盤點(diǎn)工作展開；3）檔案館普遍對(duì)于實(shí)體檔案庫有無、位置等情況缺乏準(zhǔn)確把握；4）無從對(duì)于檔案是否在館等準(zhǔn)確了解，缺乏安全管理機(jī)制；5）檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時(shí)長；6）檔案查閱耗時(shí)長，查閱準(zhǔn)確率難以達(dá)到要求；7）檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯(cuò)，查找困難；8）檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)；9）公共檔案利用率不高；10）檔案保密工作還是太多依靠人工，保密性差，風(fēng)險(xiǎn)高；檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；過期檔案管理滯后，過期檔案銷毀不及時(shí)；檔案流動(dòng)管理混亂，丟失、斷檔頻繁發(fā)生；大多數(shù)檔案館的環(huán)境監(jiān)測(cè)特別是溫濕度監(jiān)測(cè)還處于人工記錄數(shù)據(jù)和人工調(diào)控溫濕度的階段?；诖吮尘?，提出要進(jìn)行檔案智慧化改造，打造智能化管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平[1]。

2 檔案館智慧化改造的具體方案

1）智能密集架。密集架各項(xiàng)指標(biāo)均符合中華人民共和國GB/T13667.3-2013手動(dòng)密集架通用技術(shù)條件國家標(biāo)準(zhǔn)和DA/T7-92國家檔案局手動(dòng)密集架行業(yè)要求。冷軋鋼板符合GB710優(yōu)質(zhì)碳素結(jié)構(gòu)鋼薄鋼板技術(shù)條件的國家標(biāo)準(zhǔn)；產(chǎn)品表面處理及質(zhì)量符合GB6807-86鋼鐵工件涂前磷化處理技術(shù)條件的國家標(biāo)準(zhǔn)。采用針對(duì)智能密集架控制的專用設(shè)計(jì)控制一個(gè)團(tuán)體的運(yùn)行，提高開機(jī)速度及可靠安全性并避免維護(hù)備件問題。采用無刷直流電機(jī)驅(qū)動(dòng)。所有紅外傳感器需在空閑不用時(shí)能自動(dòng)切斷紅外光以延長使用壽命，并在需要時(shí)自動(dòng)啟動(dòng)。通過屏幕按鈕能完成開啟、停止、關(guān)燈等基本操作，使操作更加簡單、便利。支持全屏手勢(shì)滑動(dòng)對(duì)架體的操作方式。移動(dòng)列運(yùn)行時(shí)有指示燈閃爍指示。停電或斷電等緊急狀態(tài)自動(dòng)切換成手動(dòng)功能。具備左動(dòng)、右動(dòng)及左右動(dòng)雙開架體功能，當(dāng)固定列在中間時(shí)，允許左右兩側(cè)架體同時(shí)進(jìn)行打開操作。通過拉桿及防傾倒裝置實(shí)現(xiàn)此功能。自動(dòng)通風(fēng)：在電腦里設(shè)定好密集架溫濕度后，當(dāng)環(huán)境溫濕度值達(dá)到設(shè)定值時(shí)，控制系統(tǒng)自動(dòng)打開通風(fēng)，通風(fēng)時(shí)間和區(qū)域在電腦里設(shè)定。手動(dòng)通風(fēng)：在任意列觸摸屏上可操作。通風(fēng)時(shí)距離均勻。在固定列顯示屏上能顯示故障點(diǎn)的列號(hào)和故障原因并自動(dòng)禁止操作。架體運(yùn)行具有低速起動(dòng)、平穩(wěn)運(yùn)行，輕柔合攏的曲線運(yùn)行功能。運(yùn)行時(shí)，任意列液晶屏的任意位置點(diǎn)擊能及時(shí)在≦40cm以內(nèi)停止運(yùn)行。傳輸電纜應(yīng)予架空，不得纏繞、打結(jié)，開啟至最大位置時(shí)電纜無繃緊現(xiàn)象，美觀安全。彩色觸摸液晶屏提供簡單方便的架體操作，能夠統(tǒng)計(jì)進(jìn)入密集架通道人員數(shù)量并圖形顯示；采用高亮數(shù)碼顯示，亮度可調(diào)整。能顯示該列存放檔案類別及精確到每個(gè)格位的數(shù)量及狀態(tài)信息。能用模糊方式檢索檔案。除常規(guī)按鍵外，還支持全屏手指滑動(dòng)對(duì)架體的簡便操作方式。固定列必須采用針對(duì)智能密集架控制的專用控制電路板系統(tǒng)，而不是采用商用電腦一體機(jī)進(jìn)行控制；屏幕采用彩色液晶觸摸屏，能夠查詢最近8小時(shí)以上的溫濕度曲線及最近5年以上的操作記錄。整個(gè)團(tuán)體開機(jī)時(shí)間≤5秒，頻繁斷電及開機(jī)操作無影響。實(shí)時(shí)檢測(cè)架體內(nèi)溫濕度值，當(dāng)溫濕度值超限能用直觀的方式現(xiàn)場告警及通知管理人員。固定列可查看最近8小時(shí)以上溫濕度曲線及告警門限值。采用高品質(zhì)語音模塊，能放置在一個(gè)團(tuán)體的中間或任意位置，具備男女聲及警示音等多種語音模式選擇，音量可靈活調(diào)整，正式設(shè)定前可試聽。檔案放回密集架時(shí)，要尋找應(yīng)放回的正確位置，是一個(gè)十分費(fèi)時(shí)又麻煩的事。通過帶條碼掃描功能的PDA、智能手機(jī)等智能設(shè)備掃描資料上的條碼信息或通過固定列上的掃描模塊，就能遠(yuǎn)程控制智能密集架打開、引導(dǎo)檔案的正確存放位置，對(duì)應(yīng)的檔案位置信息直觀顯示在打開列的液晶屏上，在操作人員進(jìn)入架體后，語音播報(bào)存放位置及編號(hào)信息。2）人工智能檔案管理總平臺(tái)。系統(tǒng)嚴(yán)格按檔案庫房安全保護(hù)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及大樓管理模塊化系統(tǒng)要求設(shè)計(jì)，主控系統(tǒng)遵循計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、高集成原則，分系統(tǒng)按結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)智能化控制。檔案庫房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括：環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、消防輔助報(bào)警子系統(tǒng)、防盜報(bào)警子系統(tǒng)、視頻監(jiān)控子系統(tǒng)、門禁子系統(tǒng)、環(huán)境數(shù)據(jù)發(fā)布子系統(tǒng)。對(duì)檔案館的庫房監(jiān)控，做到實(shí)現(xiàn)“八防”目標(biāo)。3）檔案管理平臺(tái)一體化。RFID檔案智能化檔案管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、圖像采集技術(shù)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)、云計(jì)算等，專門為機(jī)關(guān)單位、學(xué)校、醫(yī)院、檔案局、工商、法院等單位的檔案及檔案部門開發(fā)的一體化檔案管理平臺(tái)。本系統(tǒng)從檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)出發(fā)，對(duì)檔案流通的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集的同時(shí)，通過在系統(tǒng)中構(gòu)建數(shù)字檔案柜，對(duì)檔案館內(nèi)資料實(shí)現(xiàn)全面可視化查詢管理，并對(duì)檔案材料非授權(quán)帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語音聲光提示報(bào)警、圖像抓拍等各種手段，另外此系統(tǒng)可與檔案管理系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、安防報(bào)警系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等子系統(tǒng)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理及管理的數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化和高效化。檔案庫子系統(tǒng)在整個(gè)系統(tǒng)中承擔(dān)數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者的角色。檔案庫子系統(tǒng)采用模塊化進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行配置。倉庫終端系統(tǒng)主要由庫房的管理終端、移動(dòng)終端、RFID標(biāo)簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡(luò)組成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作指示、倉庫管理等功能[2]。

3 檔案館智慧化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1）做好智慧化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。從檔案館管理的實(shí)際來說，需求差異化，要結(jié)合實(shí)際做好系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和功能開發(fā)。例如，檔案出入庫管理系統(tǒng)。根據(jù)使用需求，通常開發(fā)檔案盤點(diǎn)功能、檔案柜發(fā)卡功能、檔案箱預(yù)上架功能、檔案上架功能以及檔案歸還、借閱等。對(duì)于使用的檔案庫環(huán)境管理系統(tǒng)，通常需要實(shí)現(xiàn)對(duì)庫內(nèi)溫濕度和燈光以及空調(diào)等指標(biāo)的有效監(jiān)控，動(dòng)態(tài)掌握檔案庫內(nèi)的實(shí)際情況，做好安全管理，切實(shí)保障檔案管理工作落實(shí)到位，發(fā)揮智慧化管理系統(tǒng)的價(jià)值[3]。2）做好系統(tǒng)應(yīng)用的管理。面向檔案館管理需求，合理應(yīng)用智慧化管理系統(tǒng)，做好全面嚴(yán)格的把控。使用智能化管理系統(tǒng)，檔案管理者和使用者可以根據(jù)自己的權(quán)限，進(jìn)行檔案的采集和管理、借閱與使用等。從管理的角度來說，節(jié)約了管理成本，同時(shí)提高了管理水平。需要注意的是，要求對(duì)檔案管理人員做好培訓(xùn)，使其能夠適應(yīng)智慧化管理模式，切實(shí)保障檔案管理工作高質(zhì)量開展與落實(shí)[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案館管理工作實(shí)踐中，采用智慧化管理技術(shù)，對(duì)提高資源管理水平，起到積極的作用。文中結(jié)合實(shí)例，分析了檔案智慧化建設(shè)的具體方案，提出了檔案智慧化建設(shè)的策略。積極引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，做好管理系統(tǒng)的開發(fā)，輔助檔案管理工作高質(zhì)量開展與落實(shí)。