文物檔案管理之我見(jiàn)

李玉紅

（貴州省地質(zhì)博物館，貴州 貴陽(yáng) 550009）

近年來(lái)，由于信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)也都在高速發(fā)展，檔案管理也不例外。我們傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式方法都發(fā)生了很大變化，基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化、存儲(chǔ)集成化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、開(kāi)發(fā)利用智能化。實(shí)際上，文物檔案管理相對(duì)于整體檔案行業(yè)來(lái)說(shuō)，它的發(fā)展是比較落后，它在一定程度上制約著文物管理以及開(kāi)發(fā)利用。

文物檔案是記述和反映文物事業(yè)管理和文物的保護(hù)、研究、利用等工作歷史記錄。它直接記述以及反映了國(guó)家在重要文物活動(dòng)中形成的原始記錄，它具有重要的現(xiàn)實(shí)以及歷史價(jià)值。文物是文博單位陳列研究的物質(zhì)基礎(chǔ)，所以對(duì)文物檔案進(jìn)行有效的、科學(xué)的管理和深入研究，是歷史賦予文物工作者的神圣職責(zé)。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，文物檔案管理信息化建設(shè)也是文博事業(yè)發(fā)展的必然要求。

1 當(dāng)前文物檔案管理存在的弊端

傳統(tǒng)的文物檔案管理方法其工作量大、程序多，因此難免存在一些問(wèn)題。

1）經(jīng)手人員多，文物檔案建立很難達(dá)到規(guī)范和統(tǒng)一，在建立文物登記簿時(shí)，要求經(jīng)手人員字跡工整、清晰。比如有訂正，用墨水筆劃雙線，由經(jīng)辦人員在訂正處蓋章等等。在文物檔案建立過(guò)的程中，類(lèi)似這樣強(qiáng)的規(guī)范性操作隨時(shí)都有。但是，由于經(jīng)手人員多，每一個(gè)人在文物檔案建立與管理中難免有所疏忽，這樣會(huì)對(duì)文物檔案的建立帶來(lái)很大的影響。而且文物檔案經(jīng)多人填寫(xiě)，不同的字跡、書(shū)寫(xiě)習(xí)慣和填寫(xiě)詳略不一，導(dǎo)致文物分類(lèi)不統(tǒng)一，文物分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)不明確，文物定名不規(guī)范等。在文檔展出、交流、借閱中疏于記錄。在紙質(zhì)檔案保存中，忽略環(huán)境的濕度、溫度和光線等。電子檔案保存中，忽略磁場(chǎng)、射線的影響等。文物檔案的建立、存儲(chǔ)、管理需進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)對(duì)文物的研究帶來(lái)很多不便。

2）文物數(shù)量和種類(lèi)龐雜，文物檔案管理疏漏。當(dāng)文物提取出庫(kù)時(shí)，空出的位置不應(yīng)以其他文物填補(bǔ)，而應(yīng)保留其空位，待文物回庫(kù)時(shí)歸回原位。不然的話就難以保證文物秩序，造成排架錯(cuò)亂，以至丟失時(shí)也不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。隨著對(duì)文物研究的不斷 深入，文物檔案內(nèi)的資料會(huì)越來(lái)越豐富，若不及時(shí)整理就會(huì)混淆，關(guān)鍵時(shí)刻找不到需要的東西。

3）不利于文物檔案的保管。維護(hù)文物檔案的質(zhì)量，不僅取決于其材料質(zhì)地，還取決于它所處的環(huán)境，環(huán)境因素直接影響到文物檔案的保存年限以及提供利用。不同質(zhì)地的文物對(duì)保管環(huán)境有不同的要求，光線、溫度、濕度等這類(lèi)自然破壞力雖然進(jìn)行緩慢，破壞輕微，但長(zhǎng)久就會(huì)對(duì)檔案造成嚴(yán)重的威脅。有些重要的文物是文博工作者研究的重點(diǎn)和熱點(diǎn)，該文物檔案會(huì)被多人、多次借閱，會(huì)給文物檔案造成一定的磨損、損壞或者遺失，影響文物檔案的管理。

2 完善文物檔案管理的制度

1）完善文物檔案管理制度。首先必須健全和落實(shí)文物檔案基本管理制度，對(duì)檔案資料收集、錄制轉(zhuǎn)換、歸檔移交，日常保管、借閱、利用等各環(huán)節(jié)，都要制定嚴(yán)格的制度，如《綜合文物檔案室工作職責(zé)》、《文物檔案人員工作職責(zé)》、《文物檔案庫(kù)房管理制度》、《文物檔案保密制度》、《文物檔案利用制度》、《文物檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》等。其次要根據(jù)文物檔案管理現(xiàn)代化的需要，健全如文物檔案信息采集、收錄、轉(zhuǎn)換制度，文物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)保存、安全制度，文物檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸交流管理制度等。依靠科學(xué)完善的制度，實(shí)現(xiàn)文物檔案的科學(xué)管理。

2）按照“分散建檔、集中歸檔”的原則有序管理。文物檔案，涉及的范圍廣、內(nèi)容多。幾乎涵蓋了相關(guān)文物的全部情況以及其工作單位管理機(jī)構(gòu)保護(hù)、維護(hù)、展覽、研究等全部業(yè)務(wù)工作。其管理工作如果靠幾個(gè)人是很難勝任的，必須成立專(zhuān)門(mén)小組，確定對(duì)其中某個(gè)課題研究最深、某項(xiàng)工作最熟悉的人進(jìn)行檔案材料的收集、積累，再移交給檔案人員進(jìn)行整理、編目、歸檔。

3）加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，強(qiáng)化全社會(huì)檔案法律意識(shí)。隨著我國(guó)各項(xiàng)制度建設(shè)的不斷完善，重點(diǎn)文物工檔案管理方面的法規(guī)也在不斷地完善。這些法律法規(guī)的頒布實(shí)施，對(duì)搞好文物檔案管理具有重要作用，也是搞好重點(diǎn)文物檔案的重要保障，因此，我們要多方式、多渠道、多層次的進(jìn)行宣傳教育活動(dòng)，不斷強(qiáng)化金社會(huì)檔案法律意識(shí)。

4）改進(jìn)方法，搞好服務(wù)，實(shí)現(xiàn)文物檔案管理的良性發(fā)展。面對(duì)新的形勢(shì)，我們檔案工作者如果還守著舊思維，用老辦法，必然導(dǎo)致文物檔案收集工作的被動(dòng)，因此我們必須立足實(shí)際，創(chuàng)新思維，改進(jìn)方式，全面開(kāi)拓檔案收集工作的新局面。要采取建立網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化監(jiān)督，擴(kuò)大收集范圍。建立網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化監(jiān)督是擴(kuò)大文物檔案收集 范圍，提高收集文件材料質(zhì)量，滿足文物建設(shè)不斷發(fā)展需要的途徑的手段。要建立以檔案室為中心，各個(gè)相關(guān)單位為網(wǎng)點(diǎn)的重點(diǎn)文物檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各有關(guān)部門(mén)，單位的檔案室是重點(diǎn)文物工程檔案網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，必須制定一套實(shí)用的收集辦法和措施，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，使其落到實(shí)處，使得文物工程檔案收集完整、準(zhǔn)確、齊全。要采取綜合手段，加大管理力度。文物檔案面廣量大，我們要通過(guò)各種手段綜合運(yùn)用，才能保證管理工作的力度。我們要運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等各種手段，保證管理工作的權(quán)威性，這是文物檔案管理工作走上規(guī)范化制度化的必由之路。還可以結(jié)合文物管理特點(diǎn)，借鑒專(zhuān)業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)現(xiàn)代管理手段，推進(jìn)文物檔案管理現(xiàn)代化。一是利用數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文物檔案信息資源數(shù)字化。對(duì)于收錄性檔案進(jìn)行有重點(diǎn)的數(shù)字轉(zhuǎn)化，形成數(shù)字檔案。對(duì)于記錄性檔案可直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，建立文物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。二是運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立文物檔案電子管理系統(tǒng)，提高文物檔案管理效率。三是運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立文物檔案交流傳輸網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提升文物檔案的使用價(jià)值和效率。

檔案工作人員還要采取多種形式開(kāi)展文物檔案管理工作。比如開(kāi)展重點(diǎn)文物檔案工作競(jìng)賽評(píng)比活動(dòng)，對(duì)重點(diǎn)文物檔案移交工作做得好的單位進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)調(diào)動(dòng)他們的積極性。我們還要積極開(kāi)展捐贈(zèng)重要?dú)v史重點(diǎn)文物檔案材料的活動(dòng)，對(duì)捐獻(xiàn)珍貴重點(diǎn)文物工程檔案資料的單位和個(gè)人，要酌情給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。做好文件建檔后的補(bǔ)充和完善。文物建檔后其文物檔案內(nèi)容不應(yīng)該是一成不變的，它應(yīng)該隨著社會(huì)發(fā)展、以及文物被在不同的歷史時(shí)期，而使該文物檔案產(chǎn)生或獲得新的補(bǔ)充和完善，也顯示出不同歷史時(shí)期的社會(huì)現(xiàn)狀。只有在文物保管和使用過(guò)程中不斷補(bǔ)充和完善其檔案記載，才能更加豐富而準(zhǔn)確地記錄下該文物的歷史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值以及藝術(shù)價(jià)值。文物檔案補(bǔ)充和完善的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：文物的使用記錄，損壞記錄；使用文物著書(shū)、出版圖冊(cè)、寫(xiě)論文和文物介紹等已發(fā)表的文章，報(bào)刊、捐贈(zèng)者來(lái)館看文物的活動(dòng)記錄等等。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，各地文管所要重視文物檔案工作。在管好文物、用好文物、完善檔案、提高文物檔案質(zhì)量上下好功夫、下足功夫，運(yùn)用科學(xué)的、現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，把文物檔案的建立與完善作為一項(xiàng)經(jīng)常性業(yè)務(wù)開(kāi)展，使文物檔案在文物研究、陳列展覽、社會(huì)宣傳等方面的作用得以有效發(fā)揮。