教育局多舉措加強檔案管理工作的反思探索

楊喻童

（鹽城市大豐區(qū)教育局，江蘇 鹽城 224100）

教育局是我國教育系統(tǒng)的管理機構，需要對眾多學校的檔案資料和信息資料進行日常管理，工作量十分龐大，工作內(nèi)容十分繁瑣?，F(xiàn)階段在教育局日常管理工作中并沒有給予檔案管理工作足夠的重視和關注，同時也沒有科學合理的對檔案管理工作進行規(guī)劃，這樣也就不能有效地對教育檔案管理工作的質(zhì)量進一步的提升。為了順應時代發(fā)展的潮流，教育局需要從多個方面、多個角度對檔案管理工作采取多舉措進行改革和完善。

1 現(xiàn)階段教育局在檔案管理工作中存在的若干問題

1）教育局檔案載體形式發(fā)生了根本性的變化，提高了檔案管理、收集工作的難度。隨著科學技術的不斷進步和完善，計算機網(wǎng)絡技術得以發(fā)展和廣泛應用，教育局的日常管理工作中出現(xiàn)了大量的電子文件，相應的檔案存儲方式也必然向數(shù)字化發(fā)展，現(xiàn)階段教育局檔案管理工作正處于紙質(zhì)檔案與電子文件共存的特殊時期。教育局檔案管理工作的內(nèi)容隨著現(xiàn)代計算機信息技術的跨越式發(fā)展而發(fā)生著日新月異的變化。隨著教育局檔案載體形式的不斷變化，檔案管理、收集工作的難度越來越大。

2）教育局文件檔案材料不完善，有遺漏?，F(xiàn)階段教育局文件檔案材料大多都只是記錄活動的結果，而過程往往收集的都不充分存在著大量的遺漏。近些年隨著教育局機構編制和用人制度不斷的發(fā)生變革和完善，教育局每個科室的檔案管理人員變動都很頻繁，走的人和新來的人在交接工作方面沒有銜接好，新來的檔案管理人員對檔案業(yè)務不熟悉甚至是渾然不知，不知道哪些資料需要報送教育局綜合檔案室，這樣直接導致教育局檔案材料不完備，存在遺漏?，F(xiàn)階段教育局的大多數(shù)科室都存在不及時整理和歸檔檔案材料的問題，導致教育局檔案資料內(nèi)容空泛、大量缺漏[1]。

3）教育局檔案管理工作隊伍素質(zhì)不高。教育局檔案管理工作由于不是直接服務于學校師生和社會群眾，因此不能直接反映出其經(jīng)濟效益和社會效益，也就造成教育局各科室不重視提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，導致教育局檔案管理工作隊伍相對不穩(wěn)定、配備不全?，F(xiàn)階段教育局檔案管理人員大多都是兼職，工作開展不具備連續(xù)性，對檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響。

2 教育局針對檔案管理工作進行不斷強化的多種舉措

1）通過提高管理隊伍素質(zhì)來加強教育局檔案管理工作。教育局要想把檔案管理工作的質(zhì)量進行有效地提升首先就要從檔案管理隊伍建設方面進行不斷地強化。教育局要選擇專門的人員進行檔案管理工作，并提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促使其檔案管理工作具有針對性，要加強對檔案管理人員的系統(tǒng)培訓，這樣才能使其檔案管理的專業(yè)技能得到有效地提升，要求檔案管理人員在業(yè)務培訓結束后取得相應的證書，只有持有相關的證書才能從事檔案管理工作。教育局還要邀請一些相關的專家學者對檔案管理工作進行系統(tǒng)的檢查和指導，以此來對教育局的檔案管理工作進一步的規(guī)范[2]。

2）通過提高投資力度來加強教育局檔案管理工作。教育局要在社會創(chuàng)新發(fā)展的驅(qū)使下不斷地提高對檔案管理工作的資金投入力度，并保證資金科學合理的、有效的應用。教育局對檔案管理加大資金的投入能不斷的完善檔案管理工作人員的配備，能更加科學合理的購置檔案管理的設備裝置，能為檔案管理工作的正常、安全運行提供保障。充足的資金還能對教育局檔案管理工作的硬件設備進行更新和完善，能夠統(tǒng)一、集中的對檔案進行管理，能把教育局的客觀要求和未來的發(fā)展作為基礎不斷地強化檔案管理的基礎建設，能配置更好的防護設備提高教育局檔案的安全性，能配置查閱記事本更好的記錄檔案號、單位名稱、查閱人等外界信息，與此同時還能提高教育局檔案管理工作的信息化水平，不斷地更新和完善電子檔案信息系統(tǒng)，從而促進教育局檔案管理工作具有規(guī)范化和信息化的特點。

3）通過提高工作意識來加強教育局檔案管理工作。教育局檔案管理工作的相關人員要順應社會發(fā)展的潮流對自身的工作意識不斷地加強，對檔案管理制度進行不斷的創(chuàng)新和完善，制定教育局好檔案歸檔、管理、借閱、保密等制度的時候要結合客觀的工作情況，同時要加強檔案文件的收集工作，并對檔案的銷毀工作進行有效的監(jiān)督和鑒定，從而達到科學合理的管理教育局檔案的目的。教育局檔案管理工作要應用科學合理的措施避免出現(xiàn)火災、盜竊等事故提高教育局檔案的安全性。為了進一步提高教育局檔案管理工作程序的規(guī)范性和有效性就需要建立和完善管理制度。教育局檔案管理工作還要對文書檔案管理做好規(guī)范，明確的指定檔案工作的責任和義務[3]。

4）通過優(yōu)化歸檔和整理分類文化來提高教育局檔案管理工作。教育局檔案具有種類繁多、數(shù)量巨大的特點，因此要想提高檔案管理工作的質(zhì)量需要進一步的優(yōu)化檔案的歸檔、分類整理文件的工作。教育局檔案管理工作要基于法律法規(guī)開展進一步的管理工作，要對檔案進行系統(tǒng)的收集和歸檔，與此同時檔案的鑒定、銷毀、歸檔工作也要進一步的做好、做完善。針對教育局檔案的年度歸檔工作來說，要對檔案進行系統(tǒng)的分類整理，同時也科學合理的完成年度立卷裝盒工作。在教育局檔案管理工作中要把人事檔案和業(yè)務檔案進行分開管理，并對人事檔案不斷加強保密工作。要順應時代的發(fā)展加強和深入完善檔案的電子歸檔制度，對文件要進行系統(tǒng)的記錄和管理，要真正的落實保管制度。為了真正的提高教育局檔案管理工作的質(zhì)量不但要不斷地對管控技術進一步的提高，還要給予管理效率充分的重視。

5）通過加強監(jiān)督管理來提高教育局檔案管理工作。教育局檔案管理工作的順利進行離不開監(jiān)督管理，制定好的檔案管理制度雖然十分重要，但是一旦離開了有效的監(jiān)督和管理就會失去實施和落實制度的動力。只有對教育局檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都開展科學的有效的監(jiān)督和管理，才能對其中存在的錯誤及時地發(fā)現(xiàn)和改正。教育局相關工作人員要做好檔案管理工作的監(jiān)督工作，尤其要對檔案借閱程序做好監(jiān)督和管理工作。教育局相關部門要嚴格按照檔案管理和保密法的具體要求對檔案管理工作和保密工作進行自查，管理工作的開展要嚴格按照程序進行，對檔案的查閱和登記要具有針對性。要及時的、完整地記錄教育局檔案交接的情況，要清點相關的所有手續(xù)。為了進一步提高教育局檔案管理工作的安全性，需要做好登記造冊的工作[4]。

3 結束語

教育局檔案管理工作在社會不斷發(fā)展的大背景下顯得越來越重要，在信息收集方面所起到的作用也就越來越大。教育局要從多個角度、多個方面加強檔案管理工作在管控和建設方面的全面性、系統(tǒng)性、高效性，要加大對檔案管理工作的資金支持力度，要不斷地提高檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)，要不斷的完善和更新檔案管理的硬件設施，要不斷提高教育局檔案管理工作人員的工作意識，要把檔案管理制度真正的落到實處，要加強對檔案的整理、分類、歸檔，要加強絕對檔案管理工作的監(jiān)督力度，只有做到這些才能真正的從根本上提高教育局檔案管理工作的質(zhì)量和效率。