芻議事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)

譚雅英

（湖南省慈利縣供銷合作社聯(lián)合社，湖南 張家界 427200）

人事檔案中記錄了個人多項信息，是對單位職工建立正確認(rèn)識以及客觀化評價的有效依據(jù)。近年來社會科技全面發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)用日益更新，當(dāng)前要注重對檔案管理技術(shù)以及管理方式集中創(chuàng)新，這樣才能有效滿足時代發(fā)展要求。事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)能有效適應(yīng)現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展要求，主要是基于現(xiàn)代化應(yīng)用技術(shù)與發(fā)展觀念，全面開發(fā)多項信息資源，突出人事檔案管理價值。保障人事檔案管理能趨向于科學(xué)化、規(guī)范化方向全面發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化內(nèi)涵概述

人事檔案是在人事管理活動中產(chǎn)生的，主要記錄個人德才水平、工作經(jīng)歷、個人成就、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈娜耸虏牧稀Ｈ耸聶n案管理能為新時期事業(yè)單位人力資源管理與資源利用奠定基礎(chǔ)。新時期信息化發(fā)展即是數(shù)字化發(fā)展，就是將諸多有價值的人事檔案信息有效轉(zhuǎn)為計算機能有效識別的符號，基于檔案信息化管理將諸多庫藏資源、新錄入的歸檔資料有效加工整合與信息提取，將其轉(zhuǎn)為數(shù)字信息的過程。目前在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中，基于各類信息化建設(shè)管理措施，能集中優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理中存有的各項弊端，提高檔案管理效率與管理成效，為事業(yè)單位長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)管理存有的問題分析

2.1 對人事檔案信息化管理重要性缺乏認(rèn)識

從目前部分事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀中能得出，針對人事檔案管理，部分管理人員存有相應(yīng)誤區(qū)。片面認(rèn)為檔案應(yīng)用的較少，人事檔案管理屬于多項文件資料保管工作。僅僅將檔案存儲在檔案庫中，確保不丟失就行了。此類管理理念將導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理部門以及諸多部門管理人員對人事檔案管理重視度不足，難以推動信息化建設(shè)發(fā)展。在檔案管理事業(yè)中投入的各項資源較少，將導(dǎo)致信息化建設(shè)技術(shù)以及各類設(shè)備補充不足。部分檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足，未能參與到系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)活動中。對檔案管理工作性質(zhì)、各項要求缺乏深入學(xué)習(xí)，對歸檔管控、管理操作方法掌握不全面，整體素質(zhì)不足，這樣將難以全面實現(xiàn)檔案管理有效創(chuàng)新。檔案管理理念難以與時俱進(jìn)發(fā)展，致使人事檔案管理處于被動發(fā)展?fàn)顟B(tài)。由于對檔案管理缺乏全面認(rèn)識，將導(dǎo)致多項人事檔案資料收集完整度不足。在檔案收集中主要是整理個人政治問題、家庭現(xiàn)狀、社會關(guān)系等，檔案內(nèi)容相對簡單、空洞，難以集中反映個人發(fā)展現(xiàn)狀，加上部分檔案資料內(nèi)容填寫補充不完善，存有內(nèi)容隨意篡改等情況?；谌耸聶n案管理真實性、規(guī)范性、完整性要求，當(dāng)前要注重集中規(guī)范化收集管理人事檔案。

2.2 人事檔案管理方法落后，信息化程度不足

目前部分人事檔案管理中，受到傳統(tǒng)管理模式限制，導(dǎo)致檔案實際利用面相對較窄，對人力資源有效配置與利用產(chǎn)生了較大負(fù)面影響。當(dāng)原屬單位不放手檔案資料，將導(dǎo)致人事檔案難以規(guī)范化遷出。新的單位難以基于檔案對過去發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，難以實現(xiàn)多項人才信息有效共享。缺乏完備的檔案信息作為補充，今后員工在工作、生活中遇到多項問題將難以補充針對性救助措施。對人力資源穩(wěn)定流動也會產(chǎn)生較大負(fù)面影響，還會產(chǎn)生“棄檔”以及“死檔”等問題，更不利于實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)。此外，由于人事檔案管理活動中遵循的管理理念相對落后，在信息化建設(shè)中還停留在人工管理時期，通過純手工操作。在當(dāng)前社會科學(xué)發(fā)展新階段，在檔案管理中要注重規(guī)范化應(yīng)用計算機工具?；谟嬎銠C展開有效檢索以及資源共享。但是檔案實際利用路徑受限，檔案管理信息化程度不足，將難以建立相對完善的數(shù)據(jù)庫。這樣在檔案查詢利用中整體效率偏低，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會產(chǎn)生較大損傷，導(dǎo)致個人信息缺失，長期發(fā)展不利于提升人事檔案權(quán)威性，難以最大程度適應(yīng)社會發(fā)展基本要求。

現(xiàn)有管理制度難以滿足信息化社會建設(shè)需求。

從部分事業(yè)單位擬定的人事檔案管理制度現(xiàn)狀中能得出，有部分管理部門未能基于單位實際發(fā)展現(xiàn)狀以及工作需求擬定相應(yīng)的實施細(xì)則與管理制度。在各項管理活動執(zhí)行中執(zhí)行不到位現(xiàn)象突出，檔案收集整理不及時以及多項歸檔材料收集不完整等現(xiàn)象突出。從我國個人檔案制度管理要求中能得出，相關(guān)人員不能查閱自己檔案內(nèi)容，加上當(dāng)前社會中諸多偽造材料現(xiàn)象較多，單位在查閱聘用人員個人檔案過程中存有較多困惑，這樣將對當(dāng)事人個人信用度產(chǎn)生較大負(fù)面影響。所以，當(dāng)前要注重進(jìn)一步健全優(yōu)化信息化社會中各類人事檔案管理制度，促使檔案管理趨向于科學(xué)化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)措施探析

3.1 管理部門要提高重視度，強化人事檔案信息化建設(shè)意識

現(xiàn)階段事業(yè)單位相關(guān)管理人員要提高人事檔案管理工作重要性認(rèn)識，相關(guān)管理部門要注重做好人事檔案管理與監(jiān)督。定期對人事檔案活動開展現(xiàn)狀進(jìn)行檢查與監(jiān)管，這樣便于盡早發(fā)現(xiàn)各項問題。此外，還要注重對人事檔案管理人員實施專業(yè)化培訓(xùn)，強化檔案管理人員對各項法律法規(guī)進(jìn)行有效學(xué)習(xí)。明確檔案信息化管理責(zé)任與義務(wù)，提高檔案管理成效。還要注重定期開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，能促使檔案管理人員規(guī)范化操作計算機。對各類檔案資料集中收集、整理、歸檔、存儲等，強化檔案管理人員綜合信息管理意識，提高管理成效。

3.2 加強人事檔案信息化管理軟硬件建設(shè)

現(xiàn)階段社會多領(lǐng)域全面發(fā)展對人事檔案管理工作開展提出了更多更新的要求，在當(dāng)前事業(yè)單位全面建設(shè)發(fā)展中要注重擴大人事檔案管理中的財政投入，保障多項經(jīng)費穩(wěn)定投入，有助于為檔案管理維護(hù)、信息化建設(shè)補充充足的財政支持。還要在現(xiàn)有的人事檔案管理中規(guī)范化融入多項科學(xué)技術(shù)，全面提升檔案管理時效性，加速檔案信息更新速率。這樣便于為社會發(fā)展補充更為科學(xué)化的人事檔案服務(wù)，能實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。目前管理部門要注重強化信息化管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，在人事檔案管理中強化信息化管理，推動管理隊伍建設(shè)。擴大人員培訓(xùn)力度，強化人員綜合素質(zhì)，完善多項基礎(chǔ)管理設(shè)施建設(shè)。規(guī)范化配置計算機、打印機、掃描儀等現(xiàn)代化應(yīng)用設(shè)備，將原有的紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，應(yīng)用信息化方式集中存儲。

3.3 全面推動人事檔案信息化管理機制建設(shè)

新時期事業(yè)單位人事檔案管理活動開展中要基于完備的制度應(yīng)用來提供保障。人事檔案管理工作屬于相對復(fù)雜且瑣碎的事情，當(dāng)前要注重強化事業(yè)單位檔案管理工作制度建設(shè)，將制度建設(shè)全面錄入到人事檔案信息化管理中，全面強化多項制度執(zhí)行作用力。在完善各項制度以及建立人事檔案管理機制中，要注重對本單位檔案管理現(xiàn)狀以及社會整體發(fā)展環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，對現(xiàn)有制度逐步修訂補充，這樣能滿足全新的管理工作要求。當(dāng)前要注重建立相對科學(xué)化的組織核定制度，對各類檔案材料規(guī)范化收集管控。還要注重對各類檔案真實性進(jìn)行判定，做好多數(shù)人事檔案材料動態(tài)化管理。此外，還要明晰多項權(quán)責(zé)，落實責(zé)任制度，擬訂完善的管理體制。在專業(yè)化領(lǐng)導(dǎo)過程中，要注重逐步落實多項檔案管理人員責(zé)任。對檔案管理多項條例明確劃分，規(guī)范各項管理工作。對人事檔案管理活動展開高效化檢查與指導(dǎo)，對各項問題及時控制優(yōu)化。

3.4 構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫

事業(yè)單位人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，要注重保障檔案內(nèi)容信息化發(fā)展。人事檔案是個人身份的有效證明，也是個人信息認(rèn)證的信息數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前對人事檔案實施動態(tài)化管理，要注重基于個人工作經(jīng)歷現(xiàn)狀補充相應(yīng)的檔案管理內(nèi)容，比如職業(yè)發(fā)展能力、信用記錄等。此外，還要注重基于信息化技術(shù)應(yīng)用保障人事檔案管理能趨向于信息化發(fā)展，基于計算機應(yīng)用對人事檔案資料有效存儲與檢索，這樣能全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。隨著諸多人才大量流失，人才屬性不局限于固定部門與區(qū)域，是屬于整個社會。因此，在人事檔案管理中，要注重全面適應(yīng)信息化社會發(fā)展要求。將個人人事檔案資源實現(xiàn)全面共享，建立檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，保障多項人事檔案資源能得到全面管理、統(tǒng)一保管、規(guī)范化應(yīng)用等，突出人事檔案應(yīng)用價值。

4 結(jié)語

綜合上述，在當(dāng)前信息化時代發(fā)展環(huán)境中，要注重做好人事檔案管理信息化建設(shè)。針對現(xiàn)有的發(fā)展現(xiàn)狀擬定針對性發(fā)展措施，旨在促進(jìn)事業(yè)單位今后長遠(yuǎn)發(fā)展，加速社會現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。