論大數(shù)據(jù)時(shí)代如何實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理

鄧國兵

（馬關(guān)縣檔案館，云南 文山壯族苗族自治州 663700)

1 引言

新檔案法中增加了檔案信息化建設(shè)和監(jiān)督檢查兩大方面的內(nèi)容，使檔案法中的內(nèi)容更加充實(shí)完善。新檔案法的修訂和實(shí)施預(yù)示著我國檔案管理工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化。認(rèn)真學(xué)習(xí)新檔案法內(nèi)容，不斷突破制約檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸問題是檔案部門及從業(yè)人員關(guān)注和研究的重要內(nèi)容。

2 機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性

自2019年實(shí)施機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定以來，機(jī)關(guān)檔案管理工作也走上更加科學(xué)規(guī)范的道路，并發(fā)揮出越來越重要的作用。一方面，機(jī)關(guān)部門是從事行政服務(wù)管理工作的部門，這些過程中形成的檔案本身具有很重要的價(jià)值，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)工作決策分析和制定提供重要的信息參考。另一方面，機(jī)關(guān)單位依法履職盡責(zé)，在提高行政服務(wù)管理職能方面，檔案管理的重要性不言而喻。只有做好檔案管理才能為機(jī)關(guān)單位的歷史真實(shí)面貌提供客觀真實(shí)的憑證[1]?？傊?，做好機(jī)關(guān)檔案管理能夠使機(jī)關(guān)單位更充分地發(fā)揮出行政管理和服務(wù)職能，符合國家檔案管理事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。

3 檔案管理變化和面臨的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用已經(jīng)融入到檔案事業(yè)發(fā)展中，給實(shí)際管理工作帶來了改變。變化一，檔案管理模式發(fā)生了改變。傳統(tǒng)的人工手動(dòng)管理模式逐漸被信息化智能化的管理模式所取代。變化二，檔案管理工作邊界不斷擴(kuò)延。受到“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的影響，檔案管理不再局限于檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、銷毀，而是在信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下更加注重檔案的資源屬性，越來越重視對(duì)檔案內(nèi)容的開發(fā)利用。檔案管理中關(guān)于檔案開發(fā)利用的內(nèi)容占比有所增加。

實(shí)際工作主要面對(duì)檔案管理流程、檔案管理監(jiān)督等方面的挑戰(zhàn)：

首先，檔案管理流程需要完善。檔案粗放化管理模式存在流程多、效率低、準(zhǔn)確度不高等問題。信息化管理模式下，檔案管理要求、標(biāo)準(zhǔn)都發(fā)生了變化，這也預(yù)示著必須對(duì)檔案管理流程進(jìn)行梳理，確定檔案管理的目標(biāo)，并制定具體的實(shí)施計(jì)劃。機(jī)關(guān)檔案管理流程在大致的環(huán)節(jié)已經(jīng)有所劃分，但是在每個(gè)環(huán)節(jié)方面還需要進(jìn)一步細(xì)化。如在檔案形成環(huán)節(jié)必須采用適當(dāng)?shù)挠涗涊d體或方式，符合檔案屬性的要求，確保歸檔文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

其次，檔案管理監(jiān)督機(jī)制薄弱。機(jī)關(guān)檔案管理涉及政府機(jī)構(gòu)部門行政管理服務(wù)職能運(yùn)作中的各種信息，無論是普通檔案還是涉密檔案，都對(duì)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和民生保障工作關(guān)系密切。電子檔案越來越多，信息管理的模式雖然更加便捷，但是風(fēng)險(xiǎn)隱蔽性也更高。如果這種管理方式下缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，就很容易埋下信息泄露的安全隱患，也就會(huì)帶來檔案工作上的損失。

另外，對(duì)檔案銷毀缺乏科學(xué)的監(jiān)督管理機(jī)制，存在未按規(guī)定銷毀，負(fù)責(zé)人員履責(zé)不積極等問題。

其三，檔案管理不夠精細(xì)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案類型和數(shù)量越來越多。機(jī)關(guān)檔案不但涉及文書、科技檔案還涉及會(huì)計(jì)、人事、案件、照片、錄音錄像、郵件、網(wǎng)頁、實(shí)物等多種專業(yè)檔案。面對(duì)不同行業(yè)、不同類型的檔案，單一模式和粗放化的管理理念已經(jīng)不合時(shí)宜，采取更加精益化和個(gè)性化的管理方式十分必要。

4 檔案管理有效策略

其一，從思想意識(shí)上提升，從管理理念上轉(zhuǎn)變。思想意識(shí)是行為的先導(dǎo)，因此在提升管理質(zhì)量和管理水平的過程中必須讓思想意識(shí)走在前頭。一方面，樹立精益求精的理念，使檔案部門及人員能夠始終看到問題和不足，不會(huì)故步自封，而是向著更高的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)邁進(jìn)。檔案部門定期組織部門人員和相關(guān)人員學(xué)習(xí)各種精益管理的理論知 識(shí)[2]。定期舉辦各類精益管理的交流活動(dòng)，以在工作人員頭腦中形成精益求精的思想意識(shí)。通過將精益求精的工作理念內(nèi)化于心，使工作人員在檔案管理崗位工作中將精益化的理念外化于行。

其二，從管理目標(biāo)上建立精益求精的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。通過確立檔案精益化管理的目標(biāo)，建立檔案精益化管理的路徑，為機(jī)關(guān)單位檔案管理的具體方案執(zhí)行鎖定方向。檔案精益化管理目標(biāo)不僅包括最終目標(biāo)的設(shè)置，同時(shí)還包括目標(biāo)的分解。結(jié)合各個(gè)分目標(biāo)、階段目標(biāo)，為檔案管理過程及管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。隨著社會(huì)運(yùn)作效率的加快，機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)容也越來越多，給檔案管理工作增加了難度。面對(duì)新的工作挑戰(zhàn)，檔案部門必須對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，通過綜合分析，認(rèn)真規(guī)劃，確定出精益化管理的長、中、短期目標(biāo)，分清長遠(yuǎn)目標(biāo)和階段性目標(biāo)，從而對(duì)檔案管理人員提供更加細(xì)致具體的工作指導(dǎo)。為了使檔案管理工作時(shí)效性滿足檔案管理需求，圍繞檔案數(shù)量的增量及增量速度進(jìn)行分析，制定合理的管理方法，避免檔案工作積壓。

其三，從管理計(jì)劃上確定精細(xì)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作細(xì)則。機(jī)關(guān)單位檔案部門需要負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位及下屬單位的檔案工作，同時(shí)還要對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行推廣，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行審核等等，因此比普通企業(yè)檔案管理的事項(xiàng)和內(nèi)容更多。因此，必須在管理計(jì)劃上采取精益求精的策略，這需要具體的實(shí)施計(jì)劃和科學(xué)的監(jiān)督機(jī)制。通過檔案管理實(shí)施計(jì)劃的確定增強(qiáng)檔案部門及各崗位工作的主動(dòng)性，減少工作中的盲目性和重復(fù)性，形成更強(qiáng)的合力，推動(dòng)檔案管理工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。根據(jù)檔案精益化管理長中短期目標(biāo)，編制不同階段的檔案管理計(jì)劃安排。對(duì)檔案管理時(shí)間節(jié)點(diǎn)、具體責(zé)任人、管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、考核事項(xiàng)等內(nèi)容進(jìn)行明確化和具體化。通過制定檔案精益化管理計(jì)劃，在階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)前提醒檔案工作人員，確保檔案管理工作在預(yù)期計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成，推動(dòng)檔案管理工作有序落實(shí)。定期對(duì)檔案管理部門的業(yè)務(wù)技能檢查，對(duì)過程中的問題進(jìn)行分析，及時(shí)改進(jìn)，突出檔案管理工作實(shí)效性。

其四，從管理制度上進(jìn)行精細(xì)化的完善。無規(guī)矩不成方圓。管理制度在檔案精益化管理體系中同樣占據(jù)不容忽視的地位。檔案管理部門需認(rèn)真梳理檔案管理的流程、明確檔案精益化管理的目標(biāo)、確定檔案管理各個(gè)階段的工作任務(wù)、有序跟蹤檔案管理實(shí)施計(jì)劃的工作進(jìn)度，在上述工作基礎(chǔ)上編制檔案精益化管理制度[3]。制度中對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確化，對(duì)檔案管理的任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行具體劃分。通過對(duì)責(zé)任進(jìn)行明確，實(shí)現(xiàn)合理的任務(wù)分工，構(gòu)建上下聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制，使管理工作有層次地落到實(shí)處。此外，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)采用動(dòng)態(tài)跟蹤的監(jiān)督機(jī)制，借助信息化技術(shù)對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)管，使機(jī)關(guān)檔案管理所有流程可查、追溯。

5 結(jié)語

結(jié)合新檔案法中的條例和內(nèi)容，檔案部門應(yīng)在檔案收集、檔案開發(fā)與利用、檔案信息化建設(shè)、檔案監(jiān)督檢查等方面進(jìn)一步加大工作力度。要在實(shí)際的工作中不斷反思、總結(jié)，并保持創(chuàng)新的精神，認(rèn)清新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將精益求精的工作理念融入到各個(gè)管理環(huán)節(jié)中，不斷提升管理的科學(xué)性和規(guī)范性，使檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)。