探究人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

鄧 宇

（集寧區(qū)委組織部人事檔案管理中心，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

如今科技的發(fā)展日新月異，人們記錄、傳播、以及保存信息不再單純的依賴文字和紙張。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)不但改變了人們生活方式，同時(shí)也改變了傳統(tǒng)的工作方式。在人事檔案信息管理當(dāng)中，善用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，可以在一定程度上減輕工作人員的工作強(qiáng)度，提高單位的工作效率，對(duì)于檔案管理工作的開展有著積極的意義和 作用。

1 人事檔案信息數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的意義和作用

1）有利于紙質(zhì)檔案的保存。在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)以前，單位管理人員對(duì)員工的了解大多是通過紙質(zhì)簡(jiǎn)歷來(lái)了解，檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，也只能保存紙質(zhì)的檔案資料。在登記檔案保管信息詳情的時(shí)候也是依靠手寫、筆記的方法，借閱人員前來(lái)借調(diào)檔案的時(shí)候也要通過紙質(zhì)的登記信息來(lái)查找，浪費(fèi)很多時(shí)間和精力。且紙質(zhì)資料經(jīng)過多次翻閱后會(huì)發(fā)生一定過的破損，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。

信息時(shí)代的來(lái)臨幫助檔案管理工作人員解決了工作中遇到的難題，現(xiàn)在員工可以通過電子計(jì)算機(jī)來(lái)錄入檔案保存信息，如檔案保存的時(shí)間、存放位置、借閱記錄等，一目了然，非常清晰。而且管理人員可以將電子版檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，如果有人來(lái)借調(diào)檔案，大多情況下電子版檔案資料就能夠滿足借閱者的需求，這就避免了頻繁的去翻閱紙質(zhì)資料，有利于紙質(zhì)檔案資料的完整和長(zhǎng)期保存。

2）提高了人事信息的完善度。電子計(jì)算機(jī)的功能非常強(qiáng)大，可以記錄相當(dāng)多的信息，而不占用太多的空間，比起紙質(zhì)資料會(huì)節(jié)省大量的存放空間。而且電子版人事資料記錄的員工信息更加的詳細(xì)和完備，有利于管理人員在短時(shí)間內(nèi)對(duì)員工有相對(duì)全面地了解。在電子設(shè)備上查找人事信息檔案是非?？旖?，因?yàn)橛?jì)算機(jī)有非常強(qiáng)大的搜索功能，能夠在短時(shí)間內(nèi)搜索到精準(zhǔn)的信息，對(duì)于提高單位的工作效率來(lái)說很有利。

3）有利于管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。在管理工作中我們經(jīng)常聽到一個(gè)詞，那就是“標(biāo)桿化管理”，標(biāo)桿化管理指的是從事相同工作的人員按照同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和操作流程來(lái)進(jìn)行工作，也就是說工作流程要規(guī)范化，這有利于工作效率和質(zhì)量的提高。人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化大多以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，操作方法簡(jiǎn)便、快捷，有利于管理工作的簡(jiǎn)化和規(guī)范化，減少工作人員在工作中出現(xiàn)誤差的概率。

總的來(lái)說，人事檔案信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化可以減少工作人員的工作量，減輕其工作壓力，有助于其形成規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作模式，對(duì)于單位和員工來(lái)說都具有積極的作用和意義。

2 人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過程中存在的問題

1）檔案管理人員信息化管理意識(shí)不強(qiáng)。在有些單位當(dāng)中，人事檔案管理人員已經(jīng)從事了多年的管理工作，習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和程序，對(duì)于新興的、更加高效的信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化管理由于不夠熟悉而存在抵觸心理。雖然信息化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理方法已經(jīng)在實(shí)施，但有些工作人員的進(jìn)步思想不強(qiáng)，還是比較依賴于過去傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致新的管理方式不好推進(jìn)，產(chǎn)生的管理效果不夠 理想。

2）檔案管理人員操作能力有待加強(qiáng)。雖說現(xiàn)在是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)和信息都很發(fā)達(dá)的時(shí)代，但是由于每個(gè)工作人員受教育程度不同，興趣愛好不同，所以對(duì)電子設(shè)備的熟悉程度也不同，有些年齡較大的工作人員不太熟悉電子計(jì)算機(jī)的使用方法，對(duì)計(jì)算機(jī)上的辦公軟件也不太熟悉，或者運(yùn)用的速度非常慢，導(dǎo)致信息化檔案管理過程中效率不高，并存在誤差。

3 人事檔案信息管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化途徑

1）單位應(yīng)當(dāng)提高管理人員的專業(yè)水平。一些單位存在人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較一般的情況，員工信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)電子設(shè)備和辦公軟件的應(yīng)用不熟悉，從而影響檔案信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)程及效率。針對(duì)此種情況，單位可以定期開展相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)人員可以針對(duì)檔案管理人員的工作心態(tài)、專業(yè)水平等各方面問題，有針對(duì)性的進(jìn)行解決。同時(shí)單位在條件允許的情況下，可為員工提供在社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)參加進(jìn)修的機(jī)會(huì)，員工的業(yè)務(wù)水平提高后，對(duì)于檔案信息化管理工作的進(jìn)行會(huì)起到事半功倍的效果。

2）巧用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)人事信息檔案信息化管理。大數(shù)據(jù)是電子計(jì)算機(jī)的一個(gè)強(qiáng)大功能，人事信息檔案管理人員可以利用這一功能來(lái)建立人事信息大數(shù)據(jù)，將員工的身份信息、擅長(zhǎng)的技能、性格特點(diǎn)、過去的從業(yè)經(jīng)歷、在本公司的從業(yè)經(jīng)歷及成就等信息都可以包含在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，這樣信息使用者在獲取相關(guān)信息的時(shí)候就會(huì)比較簡(jiǎn)便和快捷。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)所包含的信息應(yīng)當(dāng)非常全面，包括員工的身份信息和家庭情況，身體健康情況、教育經(jīng)歷、取得證書情況、才藝和特長(zhǎng)以及該員工在本公司所獲得過的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰情況，員工能夠?qū)挝划a(chǎn)生影響的信息、以及單位應(yīng)當(dāng)為員工提供保障的信息都應(yīng)該體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。同時(shí)，由于單位員工數(shù)量較多，信息量較大，人事檔案管理人員在錄入和保管這些信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)有技巧的進(jìn)行，如采用信息分類管理法或部門分開管理法等，有邏輯、有順序的進(jìn)行管理工作，才能保證更高的工作效率和更好的工作效果。

3）有系統(tǒng)地開展人事檔案管理的信息化。有目標(biāo)、有邏輯、有順序的開展檔案信息管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化才能更好地達(dá)到工作目的。首先檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的工作目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)應(yīng)該是使人事信息檔案更加全面化、清晰化，同時(shí)使檔案管理工作本身更加簡(jiǎn)單化、體系化，方便單位管理者隨時(shí)調(diào)用員工信息，同時(shí)保證員工信息的全面和更新及時(shí)。有系統(tǒng)地開展人事檔案管理工作有助于工作目標(biāo)的達(dá)成。如檔案管理人員可以建立人事檔案存儲(chǔ)信息系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)就可以一目了然的了解到人事檔案的保管情況。還可以建立人事工資系統(tǒng)、人事變動(dòng)系統(tǒng)、人事考核系統(tǒng)等，通過該系統(tǒng)就可以了解到單位人才的薪資情況、人事變動(dòng)情況以及是否能夠勝任現(xiàn)工作崗位的情況，有系統(tǒng)地開展認(rèn)識(shí)檔案管理工作的信息化工作有助于提高效率，形成工作規(guī)范。

4）人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)站在管理者的角度思考問題。人事檔案信息管理工作人員在進(jìn)行工作時(shí)應(yīng)當(dāng)懂得換位思考，單位員工信息資料的使用者大多是單位的管理人員，他們了解人事信息的目的是把公司的人才安排在更合適的崗位上，讓他們的才能的到充分發(fā)揮，更好實(shí)現(xiàn)自己的工作價(jià)值，同時(shí)也為單位做出更多的貢獻(xiàn)，因此檔案管理工作者在工作過程中，不能只考慮到自己工作起來(lái)方便，還要考慮到管理者使用起來(lái)是否方便。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代給人們的工作和生活都帶來(lái)非常大的優(yōu)勢(shì)，信息和網(wǎng)絡(luò)可以使人們的工作效率更高。在人事信息檔案管理方面，應(yīng)該善用信息和網(wǎng)絡(luò)，使檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化，以提高工作效率，達(dá)到工作效果，為單位做出更多的貢獻(xiàn)。