基于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化方式思考

杜櫻俏

（山東省衛(wèi)健委醫(yī)管中心，山東 濟(jì)南 250014）

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作中，需要加強(qiáng)資金和設(shè)備的有效投入，結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀以及工作要求提出有效的管理方案，利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息有效整合以及加工，從而方便相關(guān)崗位工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)性的處理以及調(diào)配，提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平的效率以及質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的成功轉(zhuǎn)型。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性分析

為了使事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作能夠得到有序的發(fā)展，需要相關(guān)管理人員明確事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性和重要影響意義，從而為后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事業(yè)單位在推動(dòng)社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展的戰(zhàn)略中有重要的影響作用，因此需要加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)力度，推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定性發(fā)展。在檔案中不僅記載了時(shí)代的進(jìn)步數(shù)據(jù)，還是促進(jìn)社會(huì)健康發(fā)展的重要信息，在新時(shí)期背景下，需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，通過(guò)信息化和數(shù)字化的方式，保證檔案信息化建設(shè)水平的提高[1]。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息逐漸朝著多樣化和復(fù)雜化的方向發(fā)展，如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅會(huì)在無(wú)形中增加相關(guān)工作人員的工作壓力，還會(huì)使檔案管理效率無(wú)法得到有效地提高。因此，在當(dāng)前時(shí)代下需要充分發(fā)揮現(xiàn)代化和信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量，從而更加貼合于實(shí)際工作需求以及工作要求，提高事業(yè)單位檔案信息化管理的效果。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題分析

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問(wèn)題是比較嚴(yán)重的，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的有效投入，這樣才可以給各項(xiàng)工作提供重要的支撐以及引導(dǎo)。但是由于一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層并沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)這一問(wèn)題的有效認(rèn)識(shí)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度方面存在著較大的不足，甚至是一些事業(yè)單位仍然用以往的計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，使得先進(jìn)的信息技術(shù)無(wú)法在實(shí)際中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果，也無(wú)法給實(shí)際工作起到一個(gè)重要的支撐和引導(dǎo)作用[2]。

2.2 信息建設(shè)不健全

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的工作中，需要加強(qiáng)對(duì)信息建設(shè)的重視程度，從而方便各個(gè)部門(mén)工作人員隨時(shí)調(diào)取有關(guān)檔案的信息，提高實(shí)際工作的效率。但是由于相關(guān)事業(yè)單位并沒(méi)有充分地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)和交流平臺(tái)，所以在信息提取方面是非常困難的，甚至一些程序還非常的繁瑣，不僅給實(shí)際工作帶來(lái)諸多的困擾，還嚴(yán)重影響了事業(yè)單位管理水平的提升。

2.3 檔案管理不合理

在信息化建設(shè)時(shí)，需要相關(guān)工作人員對(duì)檔案信息化管理模式進(jìn)行不斷的調(diào)整和優(yōu)化，更加貼合于信息時(shí)代的發(fā)展方向以及發(fā)展要求，但是在實(shí)際檔案管理工作中，雖然一些工作人員進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)工作，但是所實(shí)施的管理模式仍然是以往的檔案管理模式，不符合檔案信息化建設(shè)的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，這就會(huì)導(dǎo)致在實(shí)際制度的實(shí)施過(guò)程中，存在著不科學(xué)和不規(guī)范的問(wèn)題，堆積在事業(yè)單位檔案管理信息化中的問(wèn)題越來(lái)越多，這嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有效性發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

3.1 健全培訓(xùn)機(jī)制

在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)機(jī)制的有效完善，從而使得工作人員的綜合素質(zhì)能夠得到有效地提高，相關(guān)管理人員需要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，建立科學(xué)且完善的培訓(xùn)機(jī)制。在培訓(xùn)中需要重點(diǎn)地向工作人員講述有關(guān)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，掌握一些信息軟件的操作方法以及操作技巧，提高自身的工作素質(zhì)，使得事業(yè)單位的培訓(xùn)機(jī)制能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果。

3.2 加強(qiáng)技術(shù)投入

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的工作中，還需要加強(qiáng)相關(guān)先進(jìn)技術(shù)的有效投入，相關(guān)管理人員可以適當(dāng)?shù)亟梃b國(guó)外先進(jìn)的檔案管理模式，選擇正確的信息技術(shù)來(lái)保證實(shí)際工作的有序進(jìn)行。另外，還需要加強(qiáng)對(duì)安全技術(shù)的有效融入，在事業(yè)單位檔案管理工作中一些機(jī)密性文件信息是非常重要的，因此需要加強(qiáng)安全技術(shù)的利用，禁止外來(lái)人員讀取和操作事業(yè)單位檔案的信息，系統(tǒng)最大程度的防止信息出現(xiàn)被盜取和破壞的問(wèn)題，保證檔案的完整性和安全性[3]。在進(jìn)行技術(shù)投入時(shí)，還需要融入各種先進(jìn)的手段，將紙質(zhì)化的資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的資源，構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)庫(kù)，在大數(shù)據(jù)庫(kù)中要包含有關(guān)檔案目錄和檔案全文數(shù)據(jù)方面的內(nèi)容，從而為事業(yè)單位的員工提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，也有助于凸顯檔案管理信息化建設(shè)的人性化特征。

3.3 完善信息管理

為了使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作能夠有序進(jìn)行，需要相關(guān)工作人員對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善和調(diào)整，從而提高實(shí)際工作的效率與質(zhì)量。在進(jìn)行信息管理制度實(shí)施和完善的過(guò)程中，需要加強(qiáng)對(duì)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的有效解讀和認(rèn)識(shí)，這主要是由于我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)在事業(yè)單位檔案管理工作方面作出了非常清晰而明確的規(guī)定，因此在進(jìn)行信息化建設(shè)工作中，需要將我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)貫徹落實(shí)到所有程序的實(shí)施中，從而使得檔案信息化管理能夠有完善的支撐來(lái)約束自身的管理行為。事業(yè)單位要結(jié)合自身的發(fā)展情況，制定出科學(xué)合理的檔案管理工作制度，以信息化建設(shè)為主要的出發(fā)點(diǎn)，在事業(yè)單位內(nèi)部搭建良好的工作氛圍以及工作環(huán)境，從而使得每一個(gè)工作人員可以更加認(rèn)真地進(jìn)行檔案信息的有效管理，明確自身的工作職責(zé)和工作重點(diǎn)，提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。

3.4 加大監(jiān)督力度

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的工作當(dāng)中，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案監(jiān)督工作的監(jiān)督力度，從而達(dá)到規(guī)范性的工作效果。合理的監(jiān)督制度，不僅可以激發(fā)工作人員的工作熱情，還有助于使工作人員及時(shí)地發(fā)現(xiàn)自身在日常檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題，提出有效的糾正方案，促進(jìn)工作人員綜合素質(zhì)的提高。在檔案管理信息化建設(shè)的工作當(dāng)中，需要將外部監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督進(jìn)行相互融合，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)在檔案建設(shè)工作中的一些缺陷，在最短時(shí)間內(nèi)提出有效地解決措施，這樣一來(lái)可以創(chuàng)建出非常高效便捷的信息化管理平臺(tái)。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作中，需要明確檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性，并且還要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式，加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)的有效建立，提高相關(guān)工作崗位人員的綜合素質(zhì)，從而使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率能夠得到充分的保證，更加貼合于當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展方向，推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定性發(fā)展。