大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理路徑探索

阿蓮艷

（鄂倫春自治旗財政局，內(nèi)蒙古 鄂倫春自治旗 165400）

前言：隨著大數(shù)據(jù)時代到來，各個領(lǐng)域中開始運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并推動了各個領(lǐng)域發(fā)展。同時也使得各個領(lǐng)域面臨更多挑戰(zhàn)，對傳統(tǒng)工作和管理方式產(chǎn)生了極大沖擊。因此，事業(yè)單位在進行檔案管理中，不斷滿足自身發(fā)展需要有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并做好對檔案管理路徑創(chuàng)新工作，從而發(fā)揮檔案信息資源價值。

1 大數(shù)據(jù)特征

大數(shù)據(jù)特征主要表現(xiàn)在以下四個方面：第一，大數(shù)據(jù)具有多樣性，其內(nèi)容與格式都可以采用不同方式進行表現(xiàn)，如圖片、文字和視頻等形式。第二，具有存儲量大特點，利用大數(shù)據(jù)可在多種格式情況下將網(wǎng)上搜集來的資料存儲進來，在格式和內(nèi)容方面具有極大包容性，且存儲量大。第三，速度快，主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)產(chǎn)生快和數(shù)據(jù)處理快兩方面。第四，真實性。數(shù)據(jù)是真實存在的，其對決策具有支持和指導(dǎo)作用，同時可保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。

2 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理方式落后

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位由于對檔案管理工作重視程度不足，導(dǎo)致對工作投入力度不足，使得進行檔案管理中缺乏有效完善管理方式。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展，部分企業(yè)在進行管理中，已經(jīng)開始使用相應(yīng)技術(shù)手段，但多數(shù)停留于電子文檔搜索、查詢和文件存儲方面，一定程度上提高了資料調(diào)配速度，但資源整合等方面尚未充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及相關(guān)功能。

2.2 缺乏完善檔案管理制度

由于事業(yè)單位開展檔案管理工作中，對相關(guān)工作缺乏正確認(rèn)識，導(dǎo)致檔案管理中缺乏完善檔案管理制度，難以有效進行工作改進和完善，管理制度未能根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求實現(xiàn)創(chuàng)新，各項工作開展缺乏指導(dǎo)和依據(jù)[1]。甚至未能對檔案工作者日常工作開展方式進行指導(dǎo)和規(guī)范，使得工作效率降低，難以充分發(fā)揮文件價值與信息化應(yīng)用技術(shù)價值。

2.3 檔案信息資源開發(fā)不到位

事業(yè)單位檔案管理工作者建立資料庫初期，對檔案資料整體管理水平較為低下，且經(jīng)常存在資源庫內(nèi)檔案較少、類型不全等問題，同時受管理人員能力水平影響，使得檔案資源整合與深度分析成效不佳，影響了后期檔案管理工作順利進行。因此，應(yīng)重視對網(wǎng)絡(luò)資源和信息技術(shù)充分利用，加快實現(xiàn)對資源合理配置，以此滿足事業(yè)單位發(fā)展需求。

2.4 檔案信息資源缺乏安全保護

在事業(yè)單位中，檔案資料關(guān)系到機密資料與員工信息，必須做好嚴(yán)格保密工作，以此防止資料外泄。即便在進行管理工作中已經(jīng)開始使用現(xiàn)代化信息手段，但在紙質(zhì)資料向電子檔案過渡環(huán)節(jié)中，依舊存在較多問題，電子檔案面臨外部入侵、損毀和盜取影響。

3 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

3.1 樹立大數(shù)據(jù)檔案管理創(chuàng)新理念

大數(shù)據(jù)時代背景下。事業(yè)單位為提升管理工作效率，切實將檔案管理工作落實到位，滿足實際發(fā)展需求，檔案管理工作者應(yīng)更新管理理念，重視大數(shù)據(jù)技術(shù)作用，并將其應(yīng)用到日常檔案管理環(huán)節(jié)中，提升工作效率，從而促使檔案管理模式與事業(yè)單位信息化發(fā)展步伐相適應(yīng)[2]。在此過程中，為加快創(chuàng)新大數(shù)據(jù)檔案管理模式，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮自身主觀能動性，主動學(xué)習(xí)關(guān)于大數(shù)據(jù)方面最新理論知識以及有關(guān)政策法規(guī)，以提升管理實踐能力為基礎(chǔ)，加快應(yīng)用并適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下新型工作新模式，從而提升工作管理水平。

3.2 加快建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺

事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中，新型檔案管理工程更加依賴于對先進技術(shù)利用，而各項相關(guān)工作開展，需在相應(yīng)平臺中實現(xiàn)。因此，在進行檔案管理工作中，為充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)作用，應(yīng)建立檔案管理信息化平臺，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進程，以此提升事業(yè)單位對檔案信息資源有效管理和利用率。同時利用信息化平臺進行管理中，還應(yīng)不斷強化檔案管理人員創(chuàng)新與服務(wù)意識，以此提升檔案管理整體管理質(zhì)量，為事業(yè)單位發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)[3]。

3.3 建立健全檔案管理制度

在事業(yè)單位中，檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，在很大程度上取決于檔案管理制度，而檔案管理制度完善性則關(guān)系到管理工作開展效率。因此，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)實際發(fā)展需求制定完善管理制度。首先，在制定檔案管理制度中，應(yīng)保證制度符合事業(yè)單位發(fā)展需要，且滿足創(chuàng)新性、時效性和科學(xué)性要求，與時俱進可有效指導(dǎo)檔案管理工作開展。其次，管理制度制定中，應(yīng)立足于長遠發(fā)展角度，在立足于以往經(jīng)驗總結(jié)基礎(chǔ)上，針對存在的問題提出開拓性處理建議，確保制度與時代發(fā)展潮流相適應(yīng)。最后，明確檔案管理制度制定方向，并保證制定內(nèi)容具體化，細致化和對相關(guān)工作人員約束力。

3.4 加強檔案信息安全保護力度

事業(yè)單位檔案管理部門開展檔案信息安全保障工作中，一方面，考慮人員方面因素，應(yīng)制定相應(yīng)管理操作流程。并要求相關(guān)管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度展開各項操作，以此降低不必要錯誤發(fā)生風(fēng)險。另一方面，應(yīng)重視對各種防護技術(shù)利用，有效利用防火墻技術(shù)等技術(shù)，以此防止病毒和黑客入侵。

3.5 創(chuàng)新檔案管理手段

檔案管理工作中，利用各種新型管理措施，利于提升整體管理水平，優(yōu)化檔案管理效率，滿足當(dāng)前事業(yè)單位管理工作開展需求[4]。首先，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作開展?fàn)顩r和檔案類型等方面，加快制定相對完善檔案管理工作實施措施，并對以往管理工作開展模式進行優(yōu)化，為檔案管理工作有效開展打下基礎(chǔ)，同時在進行工作中，應(yīng)重視管理工作開展步驟，保證各項工作有序落實。其次，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，加快建立專業(yè)化檔案管理工作網(wǎng)站，并根據(jù)事業(yè)黨委檔案情況，建立相應(yīng)檔案管理工作體系，并針對不同級別和崗位人員設(shè)置不同權(quán)限，建立開放性數(shù)據(jù)查詢檢索機制，落實內(nèi)部管理工作同時，促使于事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，滿足更多人員需求，并減少信息泄露風(fēng)險。最后，檔案管理工作人員應(yīng)對電子檔案實施優(yōu)化整理工作，以此確保數(shù)據(jù)庫中電子檔案資源存儲科學(xué)性，提升對檔案資源控制效率，以此加快實現(xiàn)檔案管理有效管理目標(biāo)。

4 結(jié)論

事業(yè)單位為充分發(fā)揮檔案資源作用，必須做好單位檔案管理工作。在大數(shù)據(jù)時代下，開展檔案管理需要重視對大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用，明確將其應(yīng)用于檔案管理中的意義。在具體進行管理工作中，應(yīng)提升對當(dāng)前事業(yè)單位的了解程度，在此基礎(chǔ)上，檔案管理方式進行創(chuàng)新，通過提升檔案管理服務(wù)水平等方式，提高事業(yè)單位檔案管理水平，進而滿足事業(yè)單位發(fā)展需要。