大數(shù)據(jù)下文書檔案管理及其信息化應(yīng)用探討

吳 霞

（四川省涼山彝族自治州喜德縣自然資源局，四川 涼山彝族自治州 616750）

基于文書檔案管理工作實(shí)際，信息化的應(yīng)用對推動管理工作高效開展具有積極作用。結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，將信息化有效落實(shí)到文書檔案管理中，檔案管理工作速度得到極大地提升，工作人員的綜合素質(zhì)也得到了相應(yīng)的提升。因此，有效應(yīng)用信息化，是文書檔案管理的重要選擇，更是行政事業(yè)單位未來發(fā)展的重要方向?；诖?，在文書檔案管理中，應(yīng)該對信息化的應(yīng)用方式進(jìn)行有效探討，為檔案管理工作提供支持。

1 大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化管理優(yōu)勢

隨著當(dāng)前行政事業(yè)單位工作開展需求，對于文書檔案管理工作提出了更高的要求，確保相關(guān)業(yè)務(wù)開展以及相關(guān)政策完善都能夠被切實(shí)有效地記錄到檔案資料中。但是傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率無法應(yīng)對當(dāng)前越來越大的工作量，這對于自然資源局開展相關(guān)工作十分不利。由此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書檔案管理需要明確自身的發(fā)展趨勢，進(jìn)而做出相應(yīng)的改變，通過將信息化技術(shù)良好落實(shí)，促使文書檔案管理工作效率得到極大地提升。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化的功能得到極大地完善和優(yōu)化，由此，信息化得以良好落實(shí)到各行各業(yè)當(dāng)中。而行政事業(yè)單位應(yīng)該充分明確自身所具有的責(zé)任，加強(qiáng)信息化的落實(shí)，通過優(yōu)化文書檔案管理工作開展模式，充分引入信息化技術(shù)，不僅滿足自身對于檔案管理的質(zhì)量要求，同時(shí)也切實(shí)符合時(shí)代發(fā)展趨勢。

紙質(zhì)文檔在保存上具有很多弊端，電子文檔具有保存時(shí)間長、占據(jù)空間小、受外界影響小、可隨時(shí)查看等優(yōu)勢。紙質(zhì)文檔在保存的過程中，檔案管理人員會顧忌很多外界因素，同時(shí)需要一個很大的空間，定期還要做相應(yīng)的維護(hù)，銷毀起來也比較困難。而電子文檔完全沒有這方面的擔(dān)憂，大數(shù)據(jù)下，將信息化技術(shù)良好落實(shí)到文書檔案管理中，只要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就能夠?qū)崿F(xiàn)即時(shí)性地傳遞信息、查看信息、處理信息，具有很強(qiáng)的便利性。這給檔案管理人員帶來很大的便利性，無需在保存和維護(hù)檔案資料上花費(fèi)過多的時(shí)間，并且在信息技術(shù)的保障下，檔案資料的安全性也得到了極大的保障。讓自然資源局在開展其他工作時(shí)也體會到了其所具有的優(yōu)勢，由此可見，不僅提升了檔案管理本部門的工作開展質(zhì)量，同時(shí)也切實(shí)滿足了其他部門對于文書檔案的需求，為自然資源局良好運(yùn)行提供支持。

2 大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化管理應(yīng)用

2.1 樹立正確的管理理念

時(shí)代進(jìn)步的步伐從未停止，科技的發(fā)展日新月異，信息化技術(shù)也給社會帶來了極大的便利。而行政事業(yè)單位也要認(rèn)識到這一點(diǎn)，將信息化與文書檔案管理充分地結(jié)合在一起，切實(shí)符合時(shí)代發(fā)展的趨勢，推動自然資源局得以良好運(yùn)行。自然資源局領(lǐng)導(dǎo)層需要及時(shí)跳脫出傳統(tǒng)檔案管理工作開展模式，樹立正確的管理理念，在此基礎(chǔ)之上，推動信息化得以良好落實(shí)到文書檔案管理中，促使大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)得到充分地彰顯。單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員去了解借鑒其他單位開展信息化檔案管理的情況，從而對自身開展情況做出一個有效的反思?；谡_的、發(fā)展的管理理念，著手于調(diào)整文書檔案管理工作開展形式，推動檔案管理信息化建設(shè)得以良好推進(jìn)。

2.2 采用先進(jìn)的管理方式

大數(shù)據(jù)下，行政事業(yè)單位想要開展有效的文書檔案管理工作，應(yīng)該充分引入信息化技術(shù)，而這需要充分的資金作為支持。首先，自然資源局需要著力于更新完善信息化設(shè)備。檔案管理人員基于完善的信息化設(shè)備，深入挖掘計(jì)算機(jī)所具有的信息處理、分析、管理和運(yùn)用等功能，促使文書檔案管理工作能夠得到良好地完成。其次，檔案管理工作人員應(yīng)該重視優(yōu)化管理方式，通過改善傳統(tǒng)的管理方式，結(jié)合先進(jìn)的管理方式，促使文書檔案管理工作得以更為高效地推進(jìn)。例如，一份重要的文檔需要進(jìn)行封存管理，這時(shí)可以采取電子文檔管理形式，并做好相應(yīng)的備份，同時(shí)，再保存一份紙質(zhì)文檔。最后，在保障文書檔案管理工作良好完成之后，需要對過去檔案管理工作開展情況進(jìn)行經(jīng)常性的反思總結(jié)，有效運(yùn)用信息化管理手段，結(jié)合自然資源局的實(shí)際需求，不斷完善工作開展方式，促使檔案資源的完整性得以切實(shí)的保障。

2.3 建立健全信息化平臺

行政事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)信息化平臺的建立完善，從而為內(nèi)部和外部提供充分且有效的信息資源，促使其使用需求得到良好的滿足。因此，單位要優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)中的文書檔案管理這一模塊，促使其資源共享能力得到極大的增強(qiáng)優(yōu)化，進(jìn)而滿足眾多工作開展的需求。進(jìn)一步完善檔案信息化系統(tǒng)中的檢索功能，將檢索關(guān)鍵詞進(jìn)一步細(xì)化，并且提升檢索的速度，充分提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。與此同時(shí)，在開展信息化平臺的完善工作時(shí)，盡可能采用一些主流產(chǎn)品，避免由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題而阻礙信息化平臺建設(shè)。

2.4 提升員工的專業(yè)素質(zhì)

文書檔案管理人員自身所具有的專業(yè)素質(zhì)，一定程度上決定了檔案管理工作的有效程度。因此，行政事業(yè)單位要加強(qiáng)對文書檔案管理工作開展的重視，進(jìn)而明確工作人員所具有的重要性，通過積極主動為其安排相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，促使員工能夠加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷完善自己，以更為突出的能力參與文書檔案管理工作。大數(shù)據(jù)下，文書檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢，強(qiáng)化檔案管理人員自身的服務(wù)責(zé)任，讓其有意識地提升自身的信息化使用水平。然而對于自然資源局來說，完善的信息化檔案管理系統(tǒng)并非一蹴而就的，需要一個探索和調(diào)整的過程。同時(shí)文書檔案管理工作并不是獨(dú)立的，還會涉及其他部門。因此，自然資源局應(yīng)該充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，進(jìn)而加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)和管理。對于新錄入的員工，需要老員工帶領(lǐng)，經(jīng)過一段時(shí)間的熟悉后，確保其能夠獨(dú)立處理相關(guān)工作，再允許其正式進(jìn)入崗位。而老員工在長時(shí)間的崗位熟悉之后，工作方式會固化，針對這一點(diǎn)，單位要引導(dǎo)其了解一些新鮮事物，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)。

3 結(jié)語

通過對大數(shù)據(jù)時(shí)代的了解，在文書檔案管理工作開展過程中，有效運(yùn)用信息化，對保障管理工作的效率和質(zhì)量具有重要意義。結(jié)合當(dāng)前文書檔案管理實(shí)際，加強(qiáng)信息化技術(shù)落實(shí)，對行政事業(yè)單位的良好運(yùn)行具有直接影響。因此，應(yīng)立足于文書檔案管理實(shí)際，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對信息化的應(yīng)用進(jìn)行有效分析，從而推動信息化良好落實(shí)到文書檔案管理中，為高效的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，滿足時(shí)代發(fā)展 需求。