企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用

李 賀

（北京市自來水集團禹通市政工程有限公司，北京 100053）

伴隨網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的飛速進步，企業(yè)檔案管理工作的開展也在一定程度上達成了信息化管理的目標(biāo)，由以往的紙質(zhì)檔案管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前的信息化管理形式，以總體情況來分析，因檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化所具備的要求相對較高，除卻要合理化利用檔案資源之外，也務(wù)必要重視保護檔案資源，而為達成上述目標(biāo)，那么十分有必要進一步探析企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化以及開發(fā)利用的方式，從而切實提高企業(yè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)信息化管理的質(zhì)量。

1 企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)重要性

以往在開展檔案管理工作的過程之中，通常以手工管理方式來開展，而在利用此方式之后，不但會耗費大量的時間，也會耗費大量的精力，針對此情況，如果能夠引入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，促進檔案管理工作的信息化管理，那么不但利于降低檔案管理工作的開展難度，也利于提升檔案管理工作的開展效率。具體來說，企業(yè)的檔案管理工作在利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)之后，已然摒棄了以往的集中立卷管理形式，轉(zhuǎn)而借助了網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，使得檔案的處理能夠變得更為簡單，如此則利于檔案的快速補充以及改正，所具備的變通性以及靈活性均較為顯著，同時還不易于產(chǎn)生文件堆積或是丟失的情況[1]。除此之外，企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，也能夠保障檔案的準確檢索，使得檔案信息的獲取可更為便利。

在進行檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)之后，利于良好應(yīng)對以往手工管理過程中所難以擺脫的困境、以及良好應(yīng)對以往未能解決的問題，例如利于保持檔案的原貌，在利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)之后，可借助于信息技術(shù)產(chǎn)品，例如數(shù)碼相機等設(shè)備來拍攝檔案內(nèi)容，而后將所獲得的圖片儲存至檔案管理系統(tǒng)之中，這樣則能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存檔案信息。在利用于電子產(chǎn)品進行掃描之后所獲得的檔案圖片，也能夠以傳輸設(shè)備來加以顯示，這樣則非常利于直觀觀看檔案內(nèi)容。而若是在以往形式之下的紙質(zhì)檔案管理，則易于在觀看檔案內(nèi)容時產(chǎn)生破損情況，也會因存儲的時間過于久，而導(dǎo)致其受到某些物質(zhì)的侵蝕，這樣則不利于保持檔案的原貌。

2 企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用策略

2.1 提高系統(tǒng)安全系數(shù)

在企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)及開發(fā)利用的過程之中，最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一，即為保障計算機系統(tǒng)具備極高的安全性，絕卻不可產(chǎn)生安全方面的問題。確保企業(yè)相關(guān)檔案信息的良好保存，防范信息產(chǎn)生泄漏的情況，則能夠在很大程度上提升檔案管理工作的開展效率，而以具體的方式來說，一方面應(yīng)確?；ヂ?lián)網(wǎng)具備安全性，在連接網(wǎng)絡(luò)后，若計算機缺失安全性，則易于被木馬病毒所攻擊，致使產(chǎn)生系統(tǒng)癱瘓的情況，更甚還會泄露掉重要的信息。因此，在計算機之中務(wù)必要設(shè)置殺毒軟件、以及防火墻等，實現(xiàn)對于計算機系統(tǒng)的良好保護，使其可處在安全運作的狀態(tài)之中[2]。另一方面還要強化開展保密工作，保密的對象即為計算機，若計算機產(chǎn)生故障問題，則不可讓外部人員對此進行維修，需由內(nèi)部的工作人員對此實施維修，而在運用此方式之后，則利于防范信息泄露等風(fēng)險問題的發(fā)生。

2.2 開發(fā)專屬的檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段，不少企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)均為此領(lǐng)域人士所普遍認可的同種系統(tǒng)，然由于各個企業(yè)之間在經(jīng)營、以及管理模式方面上存在著明顯的差異，所以若全然運用同種檔案管理系統(tǒng)，那么顯然是不適宜所有企業(yè)的[3]。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，若想提高檔案管理工作的開展效率及質(zhì)量，那么則不建議和其他企業(yè)之間運用相同的系統(tǒng)，而是應(yīng)針對自身的真實情況來選擇系統(tǒng)，確保此系統(tǒng)和企業(yè)的檔案管理情況之間適合，使得此系統(tǒng)能夠具備極佳的匹配性，而如此則可在根源之處促進企業(yè)檔案管理工作的開展，也能夠為現(xiàn)代企業(yè)的持續(xù)性進步提供更為強大的保障。

2.3 建設(shè)專業(yè)技術(shù)團隊

不管對于何種企業(yè)來說，若想謀求更為迅速的發(fā)展，使自身在激烈的市場競爭環(huán)境之中占據(jù)重要地位，那么則務(wù)必要具備充足的人才，這樣才能夠?qū)τ谄髽I(yè)的發(fā)展予以大力的推動。而對于企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)來說也是如此，也應(yīng)具備一支專業(yè)性極強的技術(shù)團隊來予以促進[4]。將以往的紙質(zhì)檔案朝向電子檔案進行轉(zhuǎn)變，為時代發(fā)展背景之下對于檔案管理工作開展的一項迫切要求，也為務(wù)必要完成的一項重要任務(wù)。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)而言，就應(yīng)注重聘用這方面的技術(shù)人才，但在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)迅速發(fā)展的背景之下，在此方面的技術(shù)人才也愈發(fā)匱乏，但若想保證企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)水平，那么則務(wù)必要具備充足的技術(shù)人才對于信息實施處理，并善于開發(fā)及利用技術(shù)，以及有效編寫計算機程序等，因此在選擇這方面工作人員的過程之中，企業(yè)應(yīng)站在多個視角之下進行認真地思考及分析，除卻要確保人才具備超強的技術(shù)水平之外，也要求其具備超高的使命感以及責(zé)任感，和健全的人格，這樣才更利于確保檔案信息的絕對保密性，也唯有如此，才可使網(wǎng)絡(luò)信息化這一檔管理模式為企業(yè)提供更為良好的服務(wù)。

2.4 增強檔案管理知識產(chǎn)權(quán)保護意識

對于企業(yè)來說，檔案所具備的價值是難以衡量的，在構(gòu)建電子檔案的過程之中，企業(yè)往往會在此方面投入大量的財力、人力和物力，而在科技產(chǎn)物產(chǎn)生后，就要求企業(yè)善于利用法律的武器來保護科技產(chǎn)物的獨有性。所以說，在企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)及開發(fā)利用的過程之中，還務(wù)必要增強檔案管理知識產(chǎn)權(quán)保護意識。舉例來說，若企業(yè)要運用檔案信息，那么則應(yīng)和參與人員之間簽訂協(xié)議，在協(xié)議之中應(yīng)明確表明不可泄露檔案信息內(nèi)容，也不可在商業(yè)活動、或是個人活動之中運用檔案信息[5]。再者，企業(yè)也務(wù)必要加強對于檔案信息的重視性，絕不可主觀性判斷檔案信息內(nèi)容的重要與否，而是要一視同仁的對待各種檔案信息，絕不可讓他人任意下載檔案信息，不可將檔案信息發(fā)放給他人進行查看，而若企業(yè)在此方面不具備較高的檔案知識產(chǎn)權(quán)保護意識，若檔案信息丟失或是被竊取，企業(yè)也會因此而受到嚴重的損失。

3 總結(jié)

總而言之，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)及開發(fā)利用，對現(xiàn)代企業(yè)而言為艱巨、且富有挑戰(zhàn)的一項重要任務(wù)，同時也為檔案管理日后發(fā)展的一種重要趨勢。所以，企業(yè)務(wù)必要充分明晰檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)及開發(fā)利用的重要性，采取有效措施，真正保障檔案管理工作的開展質(zhì)量以及效率，在最大程度上防范檔案信息泄露、丟失以及被非法竊取等情況的發(fā)生。