淺談創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

陳 璐

（遼寧省盤(pán)錦市檔案館，遼寧 盤(pán)錦 124010）

所謂檔案管理信息化，是指通過(guò)信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的管理和利用，是當(dāng)前檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變需要滿(mǎn)足以下兩個(gè)基本條件：其一，環(huán)境構(gòu)建。檔案管理信息化不同于傳統(tǒng)檔案管理工作，其管理模式和理念存在本質(zhì)性差異，同時(shí)對(duì)于管理人員專(zhuān)業(yè)能力要求更為嚴(yán)格，因此需要做好政策法規(guī)及管理機(jī)制的制定。其二，資源建設(shè)。檔案管理信息化的核心基礎(chǔ)在于檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，為此需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，如此才能穩(wěn)定有序地開(kāi)展信息化管理工作。

1 檔案管理信息化價(jià)值分析

1）提高管理效率。在過(guò)往檔案管理工作中，由于檔案資料為紙質(zhì)文件，因此需要專(zhuān)門(mén)的空間進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。與此同時(shí)，相關(guān)管理工作也需要大量人力進(jìn)行收集、分類(lèi)和查詢(xún)，其管理工程不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)工作量也十分繁重。而檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，其采集、分類(lèi)和處理都可通過(guò)計(jì)算機(jī)加以完成，極大地降低了管理工作的強(qiáng)度。與此同時(shí)，在檔案資料查詢(xún)和提取上也能通過(guò)計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)進(jìn)行快速查詢(xún)。由此可見(jiàn)，檔案管理信息化轉(zhuǎn)變極大地提高了管理工作的質(zhì)量和效率。2）強(qiáng)化資源共享。隨著數(shù)字時(shí)代的來(lái)臨，檔案資源在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮了愈加重要的作用，因此提高檔案資源利用效率成為檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，其標(biāo)志為電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及管理平臺(tái)的構(gòu)建，如此便打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作存在的束縛和掣肘。眾所周知，數(shù)字檔案不僅更易存儲(chǔ)，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)不同時(shí)空的查詢(xún)和利用，滿(mǎn)足了現(xiàn)代檔案管理工作跨區(qū)域利用的需求，如此便進(jìn)一步提高了檔案資源的利用價(jià)值。3）便于檔案存儲(chǔ)。檔案資料作為現(xiàn)代社會(huì)中一項(xiàng)具有重要保存價(jià)值的原始記錄，強(qiáng)化檔案資源的存儲(chǔ)安全是檔案管理工作的重要組成部分。一直以來(lái)，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)均保留于檔案室，雖然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的專(zhuān)業(yè)化存儲(chǔ)和管理，但在長(zhǎng)期使用過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不同程度的損壞或丟失。而檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變帶來(lái)了數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，其管理方式也轉(zhuǎn)為紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案存儲(chǔ)并存，特別是在檔案資源利用時(shí)只需查詢(xún)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如此便大大提高了檔案資源存儲(chǔ)的安全性。

2 當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）管理理念有待提升。近年來(lái)，檔案資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的價(jià)值和作用愈加凸顯，同時(shí)提高檔案資源利用效率的需求也越來(lái)越高。而與之相對(duì)應(yīng)的是人們檔案管理信息化意識(shí)仍有待提升，無(wú)論企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層還是廣大干部職工，都對(duì)檔案管理信息化欠缺足夠認(rèn)知，由此在信息化建設(shè)上也并未給予高度關(guān)注?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理工作仍受傳統(tǒng)檔案管理理念束縛，在檔案管理信息化建設(shè)方面仍面臨著許多困難和挑戰(zhàn)，如信息化設(shè)備、技術(shù)人才及專(zhuān)業(yè)技術(shù)的缺失，都制約了我國(guó)檔案管理水平的全面發(fā)展和提升。2）信息環(huán)境有待加強(qiáng)。作為一種新型管理模式，檔案管理信息化轉(zhuǎn)變還需要合理的環(huán)境為基礎(chǔ)。一方面，檔案信息化管理不同于傳統(tǒng)檔案管理模式，因此過(guò)往檔案管理制度和方式也無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理需求，為此需要構(gòu)建全新的檔案管理機(jī)制和制度體系。另一方面，檔案管理信息化建設(shè)還要具備堅(jiān)實(shí)的軟硬件支撐，如計(jì)算機(jī)、檔案信息錄入設(shè)備及檔案管理平臺(tái)等。現(xiàn)階段，不少管理部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)欠缺理想的環(huán)境基礎(chǔ)，不利于信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)。3）安全技術(shù)有待強(qiáng)化。從技術(shù)角度來(lái)看，檔案管理信息化轉(zhuǎn)變雖然帶來(lái)了工作質(zhì)量和效率的提升，但由互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性也造成數(shù)字檔案極易被不法分子泄露、篡改或損壞，由此給檔案管理工作帶來(lái)許多安全問(wèn)題和困擾。與此同時(shí)，由于檔案管理信息技術(shù)仍處于發(fā)展階段，許多安全技術(shù)并不成熟，加之管理部門(mén)安全意識(shí)薄弱，由此給不法行為帶來(lái)可乘之機(jī)。由此可見(jiàn)，如何保障數(shù)字檔案資源安全，避免檔案管理平臺(tái)受到攻擊和破壞是現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)亟待解決的問(wèn)題之一。4）管理人員能力不足。檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，無(wú)論管理理念還是操作要求都發(fā)生本質(zhì)性轉(zhuǎn)變，而首當(dāng)其沖的便是對(duì)檔案管理人員提出了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的技能要求。傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員只需掌握基本的檔案管理知識(shí)便能勝任檔案管理崗位，而在信息化管理模式下，工作人員還要熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。在此背景下，企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)必將發(fā)生較大的人事變動(dòng)，因此要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變還要切實(shí)解決當(dāng)前檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足的問(wèn)題。

3 推動(dòng)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的有效舉措

1）加強(qiáng)宣傳工作，轉(zhuǎn)變大眾認(rèn)知。針對(duì)當(dāng)前社會(huì)各企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員及廣大職工檔案管理信息化意識(shí)不足的現(xiàn)狀，我們要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，首當(dāng)其沖的便是做好社會(huì)宣工作，由此轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊恼J(rèn)知和觀念。首先，作為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要趨勢(shì)，相關(guān)管理部門(mén)及行業(yè)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)社會(huì)宣傳工作，將檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值與作用進(jìn)行有效傳播，從而激發(fā)社會(huì)各領(lǐng)域檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)。其次，在檔案管理信息化建設(shè)工作推進(jìn)過(guò)程中，相關(guān)管理部門(mén)及行業(yè)機(jī)構(gòu)也要提供必要的技術(shù)支持，如管理模式、管理理念和信息技術(shù)等，為檔案管理信息化建設(shè)工作穩(wěn)定有序推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)的保障。2）加大資金投入，完善管理機(jī)制。對(duì)于企事業(yè)單位而言，在檔案管理信息化建設(shè)工作中，要想快速高效地完成信息化轉(zhuǎn)變，還需要注重信息環(huán)境的構(gòu)建。一方面，企事業(yè)單位要加大資金投入力度，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)所必須的軟硬件加以采購(gòu)，特別是檔案信息技術(shù)的引進(jìn)，為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的軟硬件基礎(chǔ)。另一方面，檔案管理信息化轉(zhuǎn)變還需要高度重視管理機(jī)制的構(gòu)建與完善，這里要求檔案管理部門(mén)制定科學(xué)合理的信息化檔案管理制度體系，為信息化管理工作的科學(xué)有序開(kāi)展提供完善的制度保障，推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。3）注重人才引進(jìn)，強(qiáng)化技能培訓(xùn)。為進(jìn)一步推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)，還要打造一支專(zhuān)業(yè)化管理人才隊(duì)伍，如此才能保障檔案信息化管理工作的有效落實(shí)。首先，企事業(yè)單位要充分認(rèn)知高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才在檔案管理信息化建設(shè)中的價(jià)值和作用，并積極引進(jìn)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，由此帶來(lái)先進(jìn)的管理理念和信息化技術(shù)。其次，針對(duì)企事業(yè)管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)還要積極組織和開(kāi)展檔案管理信息化培訓(xùn)工作，通過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)的學(xué)習(xí)來(lái)達(dá)到新時(shí)期檔案管理工作需求，由此為企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大勢(shì)所趨，同時(shí)也是企事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)新的必然要求，為此我們要高度重視檔案管理信息化建設(shè)與轉(zhuǎn)變，并就當(dāng)前檔案管理信息化構(gòu)建工作中存在的問(wèn)題加以科學(xué)合理解決，由此推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位的科學(xué)現(xiàn)代化發(fā)展。