企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的障礙及優(yōu)化

孫 婷

（天津鐵路疾病預(yù)防控制中心，天津 300140）

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，在技術(shù)的推動(dòng)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在發(fā)生變化。就傳統(tǒng)檔案管理模式而言，不僅占用大量存儲(chǔ)空間，而且整理起來耗費(fèi)巨大人力和財(cái)力，最主要的問題是對(duì)當(dāng)前工作模式的開展存在一定阻礙，不利于工作的開展。因此需要做好檔案的信息化管理，從而提升企業(yè)檔案管理的效率。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1）提升檔案管理效率。企業(yè)檔案管理工作的順利開展，不僅利于企業(yè)人員的管理，更方便企業(yè)其他工作的開展。實(shí)際上，我國檔案管理工作依賴人工，造成檔案管理人員工作強(qiáng)度增加，但工作效率卻一直得不到提升。而開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，主要是通過建立電子檔案的模式，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成檔案整理分類，顯著提升工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式需要大量人員參與，管理成本較高，直接造成員工工作強(qiáng)度增加，影響到檔案管理效率。強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，保證信息安全。另一方面，由于紙質(zhì)文件的大量存在，印刷費(fèi)用也是管理成本的重要組成部分，這種消耗品的存在也不利于節(jié)約型管理模式的形成。而利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理和整理，不僅節(jié)約時(shí)間，提升效率，還能以電子版的方式代替紙質(zhì)載體，有效節(jié)約了成本。

2）增加檔案管理安全性。長期以來，檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅工作，由于在有限的空間內(nèi)存放著大量的紙質(zhì)文件資料，一旦由于管理不慎出現(xiàn)火災(zāi)等問題，將會(huì)造成重大損失。同時(shí)當(dāng)前部分檔案管理工作量巨大，因此需要多人同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種非專人負(fù)責(zé)的管理模式不利于形成有效的監(jiān)督管理機(jī)制，甚至存在泄漏信息的情況，嚴(yán)重危害名譽(yù)以及社會(huì)的穩(wěn)定性。通過檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理檔案信息，降低人員使用數(shù)量，提高檔案管理質(zhì)量與效率，從而有力降低信息泄露情況的發(fā)生概率。

3）提高檔案資源利用率。檔案管理工作內(nèi)容較多，利用信息化建設(shè)構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一整理與收集信息資源，實(shí)現(xiàn)分類處理信息資源的目的。相關(guān)的部門在檔案管理負(fù)責(zé)人的授權(quán)下，可以對(duì)制定的信息文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)訪問，從而提升信息共享的效率，這種共享模式安全性較好，還能更好地發(fā)揮信息資源的價(jià)值，推動(dòng)進(jìn)一步發(fā)展。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1）企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足。因?yàn)闄n案管理工作不僅內(nèi)容繁雜，而且要投入一定的資金和人力，但當(dāng)前部分企業(yè)過分重視經(jīng)濟(jì)效益，因此對(duì)于成本控制的相對(duì)嚴(yán)格，就忽視了對(duì)于檔案管理的重視，從而對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展造成不利影響。

2）檔案管理模式落后。當(dāng)前，部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這種管理模式不僅消耗大量的面積，并且保存起來也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的來臨，信息化的檔案管理模式可以很好地解決這種問題，因此企業(yè)需要加快模式的調(diào)整。但由于區(qū)域發(fā)展不平衡等因素的影響，導(dǎo)致我國在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方面一直處于低級(jí)階段。

3）檔案管理的安全問題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)和智能設(shè)備的依賴性不斷增加，因此網(wǎng)絡(luò)安全也成為人們關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。作為企業(yè)的核心資源，檔案管理工作的開展對(duì)企業(yè)發(fā)展具有決定性影響。網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)不高也是企業(yè)決策者開展信息化建設(shè)緩慢的重要原因。

3 針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的解決措施

1）建立信息化檔案管理的系統(tǒng)。在大中型的企業(yè)中，為進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，需要重視對(duì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，充分享受技術(shù)紅利，從而助力企業(yè)更好的發(fā)展。就當(dāng)前而言，在建立信息化系統(tǒng)的過程中，需要重視紙質(zhì)化辦公向電子化辦公的轉(zhuǎn)變，并保證銜接效果，從而更好地對(duì)相關(guān)的電子信息進(jìn)行記錄。另一方面需要保證系統(tǒng)的可拓展性，由于技術(shù)的不斷發(fā)展變化，需要在今后為系統(tǒng)賦予更多的功能，從而方便人們的工作。盡管電子信息數(shù)據(jù)的使用率不斷提升，部分企業(yè)也開始進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但在實(shí)際上，部分電子文檔的管理依然不夠嚴(yán)謹(jǐn)，一方面體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全問題方面，另一方面與從業(yè)人員的習(xí)慣也有很大的關(guān)聯(lián)。因此企業(yè)需要重視對(duì)工作人員的能力培訓(xùn)，借助電子檔案對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)存儲(chǔ)，同時(shí)通過設(shè)置防火墻、局域網(wǎng)、專人專用以及使用密碼限制訪問的方式保證電子文件和檔案的安全性。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注程度。檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，管理人員應(yīng)該客觀對(duì)待，并采取有效的措施提升檔案管理的效率。管理人員需要充分認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展以及科技的重要性，加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求全面投入。并在完善的過程中，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，采取有效的措施進(jìn)行解決，讓數(shù)據(jù)的價(jià)值能夠更好地發(fā)揮出來。企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況，重視對(duì)制度的完善，只有通過對(duì)相關(guān)流程的完善和管理，才能保證數(shù)據(jù)的有效性。另一方面，在實(shí)際運(yùn)營過程中，企業(yè)還需加強(qiáng)對(duì)云端第三方的重視和利用，及時(shí)將有關(guān)的協(xié)議落到實(shí)處，全面考察數(shù)據(jù)使用過程中的安全問題，保證信息運(yùn)用過程的安全性。此外，企業(yè)的管理需要借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)，因此在實(shí)際建設(shè)過程中盡可能對(duì)相關(guān)板塊和結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善，從而充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，提升信息交流的安全性和速度。

3）加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)型人才。從事檔案管理的工作人員的綜合能力和素質(zhì)也在一定程度上影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此企業(yè)應(yīng)該重視對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，并不斷完善人才的培養(yǎng)制度，從實(shí)際工作出發(fā)，通過培訓(xùn)的方式，提升從業(yè)人員的專業(yè)操作水平。另一方面，由于時(shí)代發(fā)展變化較快，應(yīng)該重視及時(shí)吸納新型的綜合性人才，為企業(yè)人才儲(chǔ)備做好準(zhǔn)備，從而為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的人才支持。企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況，重視對(duì)制度的完善，只有通過對(duì)相關(guān)流程的完善和管理，才能保證數(shù)據(jù)的有效性。另一方面，在運(yùn)營過程中通過關(guān)注云端第三方的信息，及時(shí)將有關(guān)的協(xié)議落到實(shí)處，全面考察數(shù)據(jù)使用過程中的安全問題，保證信息運(yùn)用過程的安全性。同時(shí)在大數(shù)據(jù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，利用相關(guān)組織、模塊等及時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)和完善，從而充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，提升信息交流的安全性和速度。為加快大數(shù)據(jù)時(shí)代管理模式的轉(zhuǎn)型，企業(yè)需要做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，加強(qiáng)硬件的建設(shè)，傳統(tǒng)的管理模式在效率上表現(xiàn)出明顯的滯后性，在大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)該充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為管理提供便利。因此需要做好計(jì)算機(jī)的配置、網(wǎng)絡(luò)的安裝以及內(nèi)網(wǎng)保密處理工作。第二，應(yīng)該積極對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，借助電腦對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保存。第三，還應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)的部門積極配合，確保檔案管理系統(tǒng)的完整性。從而不斷完善制度的建設(shè)，為數(shù)據(jù)檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)化流程。

4 結(jié)語

綜上所述，在新的形勢(shì)下，企業(yè)的管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性，以自身存在的問題為基礎(chǔ)，從硬件層面、系統(tǒng)的建設(shè)以及制度的優(yōu)化方面著手，積極創(chuàng)造條件推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。