檔案數(shù)字化服務(wù)外包的實(shí)踐與思考

曹瑞佳

（中國(guó)公路工程咨詢集團(tuán)有限公司，北京 100089）

為推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，加快與信息社會(huì)融合發(fā)展，近年來(lái)，國(guó)家和各企事業(yè)單位都在加速檔案信息化建設(shè)，而檔案部門普遍存在人員不足、技術(shù)力量薄弱等問題，檔案數(shù)字化服務(wù)外包成為目前解決存量檔案數(shù)字化的重要途徑，隨之而來(lái)的是一系列風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，需要采取有效措施，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

1 檔案數(shù)字化外包現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)較簡(jiǎn)單的勞動(dòng)密集型工作，采用服務(wù)外包形式既可以節(jié)省人員成本，也可以充分利用第三方技術(shù)設(shè)備優(yōu)勢(shì)，保證圖像數(shù)據(jù)處理質(zhì)量和效率。檔案信息化建設(shè)以來(lái)，大部分單位都將檔案數(shù)字化處理工作委托給外包公司，一時(shí)間，市場(chǎng)上涌現(xiàn)出大量承接檔案數(shù)字化服務(wù)的外包公司，為規(guī)范檔案服務(wù)外包工作，國(guó)家檔案局于2017年發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68-2017），明確檔案服務(wù)外包工作原則、過(guò)程和要求，對(duì)承包單位的檔案服務(wù)管理體系建設(shè)提出要求，一定程度上規(guī)避了許多外包風(fēng)險(xiǎn)，檔案外包服務(wù)走向良性發(fā)展。

2 檔案數(shù)字化外包存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化外包存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)主要是加工質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和信息安全風(fēng)險(xiǎn)。由于很多外包公司在人員配備上多為臨時(shí)或兼職人員，只要求打字速度，對(duì)專業(yè)學(xué)歷限制較少，個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)能力達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案加工質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，不當(dāng)?shù)牟僮饕踩菀捉o檔案實(shí)體安全帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化外包工作是一個(gè)周期比較長(zhǎng)的工作，涉及的環(huán)節(jié)、人員、軟硬件設(shè)備較多，檔案部門很難準(zhǔn)確把握信息的敏感程度，在加工過(guò)程中容易造成重要信息泄露，而數(shù)字化后的電子檔案加劇了信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。

3 檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防范措施

3.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化前期規(guī)劃

企業(yè)在決定開展檔案數(shù)字化工作時(shí)，需要綜合考慮檔案情況和外包公司的服務(wù)能力，制定合理的工作計(jì)劃，以期能夠按時(shí)、高質(zhì)量地完成任務(wù)。一是要查看館藏檔案的保管情況和年代，早期檔案紙張未統(tǒng)一規(guī)定，存在大小不一、薄厚不同的情況，需要人工手動(dòng)翻頁(yè)掃描，進(jìn)度較慢，且檔案多為手工書寫，字體、字跡、潦草程度不同，還存在繁簡(jiǎn)混用情況，以七十年代的檔案為例，這一時(shí)期使用了一批現(xiàn)在已廢止的簡(jiǎn)化字，很少有人認(rèn)識(shí)，給檔案著錄增加了難度。二是要綜合考慮外包公司的服務(wù)能力，目前，很多從事檔案數(shù)字化的外包公司都是科技公司，他們將軟件業(yè)務(wù)擴(kuò)展到檔案外包服務(wù)整體解決方案，包括檔案數(shù)字化掃描服務(wù)、檔案整理服務(wù)、數(shù)據(jù)處理服務(wù)、檔案寄存服務(wù)等，需要考慮數(shù)字化人員的工作效率和質(zhì)量。

3.2 綜合選擇服務(wù)外包公司

在檔案數(shù)字化外包公司選擇時(shí)可綜合考慮公司規(guī)模、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)力量、管理水平。一是考察公司規(guī)模，即考察公司的注冊(cè)資金、員工規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊(cè)資金100萬(wàn)元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項(xiàng)目的科技公司進(jìn)行外包[1]，這類公司有一定基礎(chǔ)和規(guī)模，公司從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時(shí)不會(huì)粗制濫造，質(zhì)量和售后服務(wù)相對(duì)有保障。二是考察業(yè)務(wù)能力。特殊的加工對(duì)象決定了檔案數(shù)字化有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求，要從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的公司來(lái)外包?？赏ㄟ^(guò)交流、溝通，考察公司是否具備開展數(shù)字化加工相關(guān)資質(zhì)，營(yíng)業(yè)范圍是夠包含檔案整理、數(shù)字化服務(wù)等內(nèi)容，對(duì)檔案數(shù)字化工作的熟悉程度[2]。三是考察技術(shù)力量。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié)，外包公司如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證，在選擇外包公司時(shí)，檔案部門可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點(diǎn)考察公司對(duì)數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實(shí)施方法。四是考察管理水平。在了解公司管理水平時(shí)，除了看公司是否有完善的管理制度和有無(wú)對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力，檔案部門可從現(xiàn)場(chǎng)員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來(lái)判斷項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力，現(xiàn)場(chǎng)管理狀況良好、管理制度得到了有效落實(shí)的外包公司相對(duì)更會(huì)讓人放心。

3.3 規(guī)范數(shù)字化過(guò)程管控

1）規(guī)范檔案著錄。一是編制檔案著錄規(guī)則，在數(shù)字化工作開始前，檔案部門要根據(jù)相關(guān)制度規(guī)范和單位要求，編制檔案著錄規(guī)則，并根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的新問題不斷調(diào)整，以保證檔案著錄的格式前后保持一致。二是準(zhǔn)確著錄檔案題名，檔案題名的著錄需要按照一定的格式，對(duì)于有標(biāo)題的文件可以直接按照文件標(biāo)題著錄，對(duì)于沒有文件題名的檔案，需要著錄者作出判斷。特別需要關(guān)注文種，由于各個(gè)時(shí)期文種是不斷變化的，需要將過(guò)去的文種和現(xiàn)在的文種區(qū)別開來(lái)，例如在20世紀(jì)70年代，請(qǐng)示和報(bào)告是一個(gè)文種，為“請(qǐng)示報(bào)告”，而現(xiàn)在“請(qǐng)示”和“報(bào)告”是兩個(gè)文種，在著錄時(shí)需要注意維護(hù)歷史原貌，不能只錄一個(gè)，也不能將一種文種錄成其他文種或者不錄。三是靈活處理著錄問題，在檔案數(shù)字化過(guò)程中可能出現(xiàn)各式各樣的問題，需要靈活應(yīng)對(duì)，如年代較早的檔案大都為手寫，用筆也多種多樣，有的用細(xì)毛筆書寫，有的用油筆書寫，有的用繁體，有的用簡(jiǎn)體，有的書寫整齊，有的潦草難認(rèn)，給著錄人員帶來(lái)一定困難，在處理關(guān)鍵字詞識(shí)別不清的問題時(shí)，可以用特殊符號(hào)代替，使之在檢索時(shí)不被遺漏；再如，手寫的檔案為了提高效率，多會(huì)用簡(jiǎn)稱，以公司簡(jiǎn)稱為例，由于公司幾經(jīng)變革，簡(jiǎn)稱各不相同，同一時(shí)期的各份檔案的簡(jiǎn)稱也不相同，使得著錄后詞條層次不齊，在著錄時(shí)應(yīng)注意統(tǒng)一名稱，以提高檢全率。四是定期開展著錄質(zhì)檢，在檔案信息著錄完成后，需對(duì)著錄內(nèi)容進(jìn)行校對(duì)，查看是否有誤，除錯(cuò)字別字外，還需要重點(diǎn)關(guān)注著錄內(nèi)容是否正確、文件題名是否準(zhǔn)確等，確保信息的有效性。

2）加強(qiáng)外包人員培訓(xùn)。在數(shù)字化之前，需要對(duì)外包人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，介紹檔案的分類、裝訂方式、排架規(guī)則、著錄內(nèi)容以及保密要求等。最重要的是要告知外包人員檔案著錄要求，如何識(shí)別檔案內(nèi)容以及需要著錄哪些內(nèi)容等，需要注意的是，由于外包人員非常不穩(wěn)定，檔案也被分給多人共同錄入，因此，統(tǒng)一的檔案著錄規(guī)則至關(guān)重要。在檔案數(shù)字化時(shí)，有時(shí)需要對(duì)案卷進(jìn)行拆分，有些年代較久的檔案也可能會(huì)出現(xiàn)掉頁(yè)，需要在信息著錄后重新裝訂，這時(shí)就需要按照檔案保管要求統(tǒng)一裝訂樣式。

3）加強(qiáng)檔案安全監(jiān)管。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包時(shí)需十分注意檔案安全，不僅是檔案實(shí)體的安全，還有檔案信息的安全。由于每份檔案都是唯一的，破壞了就無(wú)法補(bǔ)救，為避免檔案破損、遺失，檔案數(shù)字化應(yīng)在檔案館內(nèi)完成，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案館，并由檔案人員不定時(shí)查看，檢查是否存在破壞檔案行為，如存在不當(dāng)行為，應(yīng)立即制止，對(duì)于載體脆弱的檔案，要求數(shù)字化人員輕拿輕放，保護(hù)檔案安全。在檔案信息安全方面，檔案部門應(yīng)與外包公司簽訂保密協(xié)議，要求數(shù)字化人員嚴(yán)守秘密，在數(shù)字化檔案類型的選擇時(shí)，保密檔案不應(yīng)列在數(shù)字化外包內(nèi)，如果要對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化，可由檔案部門單獨(dú)完成，以防公司核心信息泄露，造成不可挽救的損失。