提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

杜 晶

（寶雞市中心醫(yī)院，陜西 寶雞 721008）

伴隨我國信息技術(shù)的持續(xù)進步及其人們生活水平的持續(xù)提升，我國事業(yè)單位在檔案管理方面已然得到了一定的進步，工作效率也隨之得到了提高。而大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，使得一些學(xué)者開始萌生出對事業(yè)單位中檔案管理這個工作實施信息化改造技術(shù)，但事實上對一個事業(yè)單位而言，日后的發(fā)展方向與后續(xù)的工作安排就應(yīng)將單位中的檔案資料當作主要的參考依據(jù)[1]。所以檔案管理自身的信息化建設(shè)對我國大部分事業(yè)單位來說是非常重要的，唯有事業(yè)單位中檔案管理自身信息化的提升，才可以有效地發(fā)揮出檔案管理所具有的作用。

1 事業(yè)單位中檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題

1.1 對檔案的信息化建設(shè)缺乏引導(dǎo)與規(guī)劃

在檔案管理的信息化建設(shè)期間，事業(yè)單位通常存在著缺少科學(xué)規(guī)劃的情況，一方面因為很多事業(yè)單位缺少健全的獎罰制度，導(dǎo)致事業(yè)單位中檔案管理工作者本身責任感不強，缺少對檔案管理相關(guān)技術(shù)與模式的學(xué)習(xí)積極性；另外一個方面，事業(yè)單位在實際的人才招聘期間，并不關(guān)注檔案管理信息化人才的引進，進而造成檔案管理相關(guān)人才在數(shù)量上存在不足[2]。另外，針對事業(yè)單位實際的信息化建設(shè)也缺少該有的專業(yè)性指導(dǎo)，這也在一定程度上造成事業(yè)單位中檔案管理信息化建設(shè)還處在研究階段且發(fā)展較為緩慢。

1.2 檔案管理人員整體能力相對較差

檔案管理的信息化建設(shè)是大量檔案專業(yè)人才一同努力的結(jié)果，但是正如上文所說，現(xiàn)階段事業(yè)單位中大部分檔案管理工作者整體素質(zhì)不高，以往的管理方式早已深層扎根，但當下檔案管理這項工作已然不再是以往單一化的信息錄入，檔案管理的信息化建設(shè)需要檔案從業(yè)者不只需要學(xué)會檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，更應(yīng)該具備較高的信息技術(shù)與管理能力[3]。

1.3 為創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫

之前的檔案管理工作只是對檔案中的信息資料進行收集與錄入，針對當下檔案工作來說，怎樣就檔案資料當中挖掘更有研究意義的信息檔案已變成檔案管理這一工作中的核心所在，但創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫對于信息化知識的挖掘而言，其是一個必要環(huán)節(jié)，同時也是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。所以，國內(nèi)的事業(yè)單位通常沒有建立起適合自己的檔案數(shù)據(jù)庫，所以難以為后續(xù)的檔案挖掘給予一定的幫助。

2 提高事業(yè)單位中檔案管理信息化的有效措施

2.1 提升檔案信息化建設(shè)的關(guān)注程度

借助先進的信息技術(shù)，完成檔案管理新信息與內(nèi)容的數(shù)字化，同時創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，可以在很大程度上提升檔案管理信息的管理與分享效率，結(jié)合信息運用者所提出的需求，輸入關(guān)鍵的詞匯，就能夠很快的查找到自己想要的資源，工作效率也自然有很大的提升[4]。所以，事業(yè)單位務(wù)必要了解到檔案管理中信息化建設(shè)所具有的重要意義，注重檔案信息化建設(shè)這個工作，增加相關(guān)資金的投入力度，學(xué)習(xí)其他單位所總結(jié)的經(jīng)驗，挑選適合自己單位的信息化模式，引入一些先進的技術(shù)與設(shè)備[5]。并且，在建立檔案信息化這個管理平臺之后，管理機構(gòu)應(yīng)堅持著政務(wù)信息全面公開的原則，適當對檔案相關(guān)的信息進行公開，精簡檔案借用與查找的手續(xù)，拓展檔案能夠運用的范疇，使得檔案管理得以更好地被監(jiān)督，進而增強檔案信息所具有的真實性與精準性，提高檔案的利用率。

2.2 強化檔案管理人才素質(zhì)的引入與培養(yǎng)

俗話說，巧婦難為無米之炊，開展檔案管理中的信息化建設(shè)和檔案人才的引入與培育是分不開的，因此事業(yè)單位應(yīng)適當增加力度來對已有員工進行培育的同時，還應(yīng)該強化對檔案人才的引入工作[6]。事實上，事業(yè)單位能夠創(chuàng)建良好的內(nèi)部競爭體制，依據(jù)業(yè)務(wù)能力以及信息化技術(shù)的掌控水平來挑選檔案機構(gòu)的主管領(lǐng)導(dǎo)。并且，事業(yè)單位還應(yīng)該強化對已有工作人員的聘用工作，保障日后聘用的新員工在整體素質(zhì)上得以達到信息化建設(shè)所提出的要求。另外事業(yè)單位還能夠定期邀請很多行業(yè)專家以及導(dǎo)師對已有檔案管理者展開培訓(xùn)，進而增強檔案機構(gòu)所具有的綜合實力，推動檔案管理中信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

2.3 創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫強化相關(guān)知識管理

一直以來，檔案學(xué)、圖書館與情報學(xué)都有著非常密切的關(guān)聯(lián)，而情報學(xué)的研究是對知識展開進一步的挖掘，筆者覺得日后事業(yè)單位中檔案管理的信息化建設(shè)和有關(guān)的理論知識與技能是分不開的，借助情報學(xué)有關(guān)的知識與技能來優(yōu)化事業(yè)單位中檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)便是創(chuàng)建適合自己單位的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理工作者能夠借助部分現(xiàn)代化的技術(shù)與軟件來對數(shù)據(jù)庫中已有的檔案資源組進一步的研究與挖掘，最后把檔案管理機構(gòu)創(chuàng)造成一個事業(yè)單位決策中心，讓檔案管理機構(gòu)變成日后每個機構(gòu)都需要的主要支撐之一，不管是日后哪個部門要做相關(guān)業(yè)務(wù)或者作出決策都可以依據(jù)檔案管理機構(gòu)所給予的信息，制定出最為完備的決策。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位中檔案管理的信息化建設(shè)能夠促進事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展，單位在信息化建設(shè)期間，社會各界都需要主動響應(yīng)，持續(xù)促使檔案管理信息化向著更為方便、有效且安全的方向前進，此外有關(guān)部門與單位管理者也需要提升自己的認知能力，引入更多專業(yè)素質(zhì)較高的人才，把信息化建設(shè)這個工作貫徹落實。