論地產(chǎn)行業(yè)區(qū)域總部的檔案督導(dǎo)工作

徐一菱

（華潤(rùn)置地成都公司，四川 成都 610000）

1978年國(guó)家相關(guān)管理機(jī)構(gòu)提出了住房商品化、土地產(chǎn)權(quán)化等觀點(diǎn)。1980年9月北京市住宅統(tǒng)建辦公室率先掛牌，成立了北京市城市開(kāi)發(fā)總公司。1982國(guó)務(wù)院在全國(guó)四個(gè)城市進(jìn)行售房試點(diǎn)，1991年開(kāi)始國(guó)務(wù)院先后批復(fù)了24個(gè)省市的房改總體方案，至此，商品房正式進(jìn)入市場(chǎng)，地產(chǎn)行業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，房地產(chǎn)公司也如雨后春筍一般林立市場(chǎng)。

地產(chǎn)行業(yè)在我國(guó)非新興行業(yè)，但進(jìn)入2012年以來(lái)，由于管理層多項(xiàng)調(diào)控措施出臺(tái)，使得開(kāi)發(fā)商獲取土地的門檻變高，中小型開(kāi)發(fā)商越來(lái)越難以在土拍會(huì)獲取中意的土地資源。因此，2012年之后，地產(chǎn)行業(yè)出現(xiàn)了整合潮，中小型開(kāi)發(fā)商紛紛聯(lián)手開(kāi)發(fā)，而大型開(kāi)發(fā)商則越做越強(qiáng)，從而也給大型開(kāi)發(fā)商的檔案人員帶來(lái)了新的工作挑戰(zhàn)。

筆者作為央企開(kāi)發(fā)商地區(qū)總部的檔案負(fù)責(zé)人，至2004年進(jìn)入地產(chǎn)行業(yè)，親身經(jīng)歷了從單項(xiàng)目檔案管理到多項(xiàng)目檔案管理的任務(wù)遞增，從城市公司檔案管理負(fù)責(zé)人到地區(qū)總部檔案管理負(fù)責(zé)人的角色轉(zhuǎn)變。因此，愿以此文對(duì)本行業(yè)的檔案督導(dǎo)工作作出一點(diǎn)綿薄的貢獻(xiàn)。

本文將從分析本單位區(qū)域公司檔案管理的歷史狀態(tài)及原因分析、解決方案、現(xiàn)存管理短板及后續(xù)改進(jìn)思路三方面入手，對(duì)如何開(kāi)展本行業(yè)的檔案督導(dǎo)工作進(jìn)行詳細(xì)的解析。

1 本單位城市公司檔案管理的歷史狀態(tài)及原因分析

2014年6月，華潤(rùn)置地總部啟動(dòng)定制檔案管理軟件的落地工作，并對(duì)大區(qū)檔案管控進(jìn)行考核管理。至此，大區(qū)檔案管理工作提上議事日程。本人所處的大區(qū)為華西大區(qū)，本大區(qū)的項(xiàng)目分布在陜西、云南、貴州、甘肅、重慶等省市，有近十個(gè)城市公司。因此，對(duì)城市公司的督導(dǎo)工作不可謂不繁重。（所幸的是，本大區(qū)成都公司由于檔案管理工作于2005年就全面開(kāi)展，檔案管理基礎(chǔ)比較好。本人于2007年加入成都公司，一直管理成都公司的檔案，2010年后成都公司升級(jí)為本大區(qū)中心城市公司，本人在后期的檔案督導(dǎo)工作中也以成都公司為參照）

至華潤(rùn)置地總部啟動(dòng)統(tǒng)一檔案管理軟件的工作后，本人立即著手開(kāi)展對(duì)城市公司檔案管理的調(diào)研工作，調(diào)研工作以現(xiàn)場(chǎng)檢查的形式進(jìn)行，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查打分、事后文字總結(jié)，本大區(qū)檔案管理的主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

1）各城市公司無(wú)檔案管理制度體系，相關(guān)對(duì)接人對(duì)檔案工作一無(wú)所知。

2）各城市公司無(wú)專職公司級(jí)檔案管理人員，兼職公司級(jí)檔案人員并無(wú)檔案管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，也未開(kāi)展相關(guān)收集和整理工作，無(wú)1人持有檔案管理相關(guān)職稱。

3）各城市公司無(wú)檔案管理庫(kù)房，僅以少量文件柜保存資料，檔案收集齊全率極為低下。

簡(jiǎn)言之，至2014年底，本大區(qū)除成都公司外，各城市公司的檔案工作基本未開(kāi)展，資料未有收集形成為檔案，而是散落在各業(yè)務(wù)部門中。究其根源，在于城市公司領(lǐng)導(dǎo)層無(wú)檔案管理意識(shí)，不重視此項(xiàng)工作，導(dǎo)致無(wú)檔案人員編制、無(wú)檔案庫(kù)房規(guī)劃。

2 解決方案

鑒于本大區(qū)各城市公司檔案管理的歷史狀態(tài)，本人及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取到公司管理層的關(guān)注，并制訂和實(shí)施了如下解決方案，層層遞進(jìn)，從大區(qū)檔案強(qiáng)管控著手，過(guò)渡到大區(qū)檔案弱管控階段。

2.1 大區(qū)檔案強(qiáng)管控階段，2015年-2017年

1）制度建設(shè)方面。（1）2015年初，大區(qū)更新和出臺(tái)檔案管理新工作制度，對(duì)各城市公司人員檔案管理人員配置、工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確的規(guī)定。（2）本大區(qū)范圍內(nèi)，到各城市公司進(jìn)行檔案管理制度體系的實(shí)地宣講和現(xiàn)場(chǎng)答疑。

2）人才隊(duì)伍建設(shè)方面。（1）爭(zhēng)取大區(qū)人事部門領(lǐng)導(dǎo)支持，大區(qū)檔案工作組增加人員到三名。（2）要求各城市公司必須配置公司級(jí)檔案管理人員。2015年度開(kāi)始，將檔案管理納入各城市公司的業(yè)績(jī)考評(píng)指標(biāo)中。

3）業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面。（1）每年度兩次對(duì)城市公司新任檔案員進(jìn)行為期一周的實(shí)操培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要為公司檔案管理制度。2015-2017年度，僅對(duì)新任城市公司檔案員培訓(xùn)的授課就積累達(dá)到200余課時(shí)以上。（2）每年度對(duì)各城市公司檔案管理人員進(jìn)行集中認(rèn)證培訓(xùn)，以現(xiàn)場(chǎng)授課、參觀、經(jīng)驗(yàn)分享、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試等多種形式相結(jié)合開(kāi)展，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試合格人員授予合格證書(shū)。

4）技術(shù)督導(dǎo)方面。（1）多種形式的技術(shù)答疑。建立內(nèi)部工作人員QQ群，及時(shí)分享工作經(jīng)驗(yàn)，傳達(dá)工作標(biāo)準(zhǔn)，并在線回復(fù)城市公司檔案管理人員工作中的難點(diǎn)和疑問(wèn)。同時(shí)，針對(duì)非共性問(wèn)題進(jìn)行電話溝通及郵件溝通。（2）現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持?？⒐n案是本行業(yè)檔案管理的難點(diǎn)所在，作為大區(qū)級(jí)檔案管理人員，對(duì)城市公司首個(gè)項(xiàng)目的檔案竣工驗(yàn)收進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)支持與技術(shù)把關(guān)。（3）對(duì)城市公司擬定的檔案管理工作制度進(jìn)行把關(guān)和審定。（4）要求城市公司制訂半年度工作計(jì)劃，并對(duì)其合理性進(jìn)行把關(guān)。

5）檔案管理工作考評(píng)與公示。（1）工作考評(píng)，每半年一次對(duì)各城市公司進(jìn)行檔案管理工作檢查、進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)打分，并以文字匯報(bào)的方式將檢查結(jié)果抄送各城市公司第一負(fù)責(zé)人，并在大區(qū)范圍內(nèi)，以大區(qū)公文的形式進(jìn)行公示。（2）每?jī)稍乱淮螌?duì)各城市公司線上錄入工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行大區(qū)內(nèi)晾曬和公示。

通過(guò)2015年-2017年為期三年的大區(qū)檔案強(qiáng)管控，各城市公司的檔案管理架構(gòu)已然形成、工作成果已經(jīng)初步體現(xiàn)，檔案人員配備、檔案庫(kù)房建設(shè)、檔案上線數(shù)量均大幅提升。另一方面，大區(qū)強(qiáng)管控模式的不足也漸漸暴露出來(lái)，主要表現(xiàn)為城市公司檔案管理人員缺乏主動(dòng)思考能力、城市公司檔案人員更換頻繁導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)真空期、在任的城市公司檔案人員認(rèn)為大區(qū)檔案認(rèn)證培訓(xùn)內(nèi)容缺少新意等方面。

針對(duì)以上不足，本人會(huì)同兄弟大區(qū)檔案管理負(fù)責(zé)人積極探索，開(kāi)始了大區(qū)檔案弱管控的新嘗試。

2.2 大區(qū)檔案弱管控階段，2018年至今

1）制度建設(shè)方面。大區(qū)定期更新檔案制度體系，并要求各城市公司定期更新檔案管理制度體系，將制度的定期修訂納入檔案考核指標(biāo)中。2020年開(kāi)始，針對(duì)日常檔案工作，編制技術(shù)白皮書(shū)，落實(shí)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

2）人才隊(duì)伍建設(shè)方面。針對(duì)城市公司檔案管理人員變動(dòng)頻繁的現(xiàn)狀，2018年開(kāi)始，在大區(qū)范圍內(nèi)推行城市公司檔案管理人員A、B配置，并同步取消公司級(jí)檔案管理人員新入職培訓(xùn)，檔案管理B角須同步了解和掌握公司檔案管理知識(shí)與技能，如因A角缺位，B角能實(shí)行無(wú)縫對(duì)接。

3）業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面。（1）改良培訓(xùn)模式，縮小現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的占比，以聯(lián)網(wǎng)視頻培訓(xùn)的形式進(jìn)行不定期的專題培訓(xùn)。（2）將年度認(rèn)證培訓(xùn)與對(duì)標(biāo)培訓(xùn)相結(jié)合，采取大區(qū)檔案管理員年度認(rèn)證培訓(xùn)與兄弟大區(qū)城市公司對(duì)標(biāo)、大區(qū)內(nèi)城市公司對(duì)標(biāo)“兩結(jié)合”的模式，開(kāi)拓檔案管理人員視野。同時(shí)，改變年度認(rèn)證培訓(xùn)授課模式，由原來(lái)的大區(qū)檔案管理負(fù)責(zé)人授課，轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞒鞘泄緳n案管理人員及大區(qū)檔案管理人員共同授課，以啟發(fā)城市公司檔案人員的主觀能動(dòng)性。（3）將檔案管理“內(nèi)訓(xùn)模式為主”向“內(nèi)外訓(xùn)結(jié)合模式”轉(zhuǎn)變，并引導(dǎo)城市公司檔案人員對(duì)標(biāo)國(guó)標(biāo)工作標(biāo)準(zhǔn)，更新知識(shí)體系。

4）技術(shù)督導(dǎo)方面。（1）對(duì)新任城市公司檔案人員發(fā)放大區(qū)檔案管理知識(shí)體系資料包，資料包內(nèi)容為檔案工作制度體系及檔案管理實(shí)操業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件兩部分組成，促使其主動(dòng)學(xué)習(xí)。（2）為激發(fā)城市公司檔案人員的主動(dòng)思考能力，取消原有的在線工作答疑，僅針對(duì)新設(shè)立公司（以營(yíng)業(yè)執(zhí)照為準(zhǔn)，設(shè)立兩年以內(nèi)的公司）檔案人員進(jìn)行為期半年的工作督導(dǎo)，協(xié)助其搭建檔案管理工作體系、樹(shù)立工作標(biāo)準(zhǔn)、制訂工作開(kāi)展計(jì)劃。（3）對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持，對(duì)城市公司開(kāi)發(fā)的國(guó)家重點(diǎn)及省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持。（4）檔案工作深入技術(shù)條線，與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行工作交圈。推進(jìn)項(xiàng)目檔案全周期管理工作，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程資料進(jìn)行實(shí)時(shí)巡檢。

5）檔案管理工作考評(píng)與公示。保留原有的檔案管理工作考評(píng)頻率，仍為半年一次，但不定期修訂評(píng)分細(xì)項(xiàng)，拔高部分門類檔案的工作標(biāo)準(zhǔn)。

細(xì)化對(duì)城市公司檔案收集工作的要求，定期對(duì)部分門類檔案的移交成果進(jìn)行公示。

6）檔案價(jià)值挖掘。開(kāi)展檔案宣傳，并不斷優(yōu)化檔案宣傳工作模式。2020年開(kāi)始，組織本區(qū)域內(nèi)公司開(kāi)展對(duì)外宣傳工作。在2020年省級(jí)檔案推廣評(píng)獎(jiǎng)工作中，獲獎(jiǎng)兩次。分別為：四川省檔案學(xué)會(huì)組織的“全省檔案文化優(yōu)秀建設(shè)評(píng)選”活動(dòng)中，華西大區(qū)組織“全員歸檔日”活動(dòng)，獲“優(yōu)秀組織獎(jiǎng)”，東安湖體育公園項(xiàng)目公司的聲像檔案管理工作獲“優(yōu)秀獎(jiǎng)”；“四川省檔案工作與治理能力建設(shè)”論文評(píng)選活動(dòng)中，本人代表大區(qū)投稿，并獲“優(yōu)秀論文獎(jiǎng)”。

3 現(xiàn)存管理短板及后續(xù)改進(jìn)思路

本人自2015年開(kāi)展檔案督導(dǎo)工作以來(lái)，歷時(shí)六年，雖然從根本上改變了各城市公司基本無(wú)檔案管理工作開(kāi)展的歷史，輔導(dǎo)下屬公司搭建了檔案管理制度體系及人員組織架構(gòu)，取得檔案技術(shù)職稱的人員增加為2人、推進(jìn)了本大區(qū)檔案管理工作的全面發(fā)展，完成了最初的基礎(chǔ)檔案管理工作，但現(xiàn)階段也出現(xiàn)了難以突破的瓶頸，主要表現(xiàn)在以下方面：

1）檔案管理人員流動(dòng)頻繁，下屬十家公司中，僅2020年就有三家公司發(fā)生檔案人員變動(dòng)，其中兩家公司的檔案管理人員在2020年度變動(dòng)兩次以上。

2）數(shù)字化程度較低，各下屬公司，檔案數(shù)字化率不到20%。

3）檔案庫(kù)房硬件配套較差。

簡(jiǎn)而言之，城市公司的檔案工作還停留在檔案整理的階段，沒(méi)上升到檔案管理的高度。究其原因，還是與公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視度不足密不可分。因此，后續(xù)的改進(jìn)思路，本人認(rèn)為還是以爭(zhēng)取工作資源為主，讓檔案管理人員有更多的精力開(kāi)展真正的“檔案管理工作”，佐以以下幾條工作思路。

1）加大檔案工作宣傳力度，深化檔案價(jià)值挖掘工作，讓更多人了解檔案崗位的工作內(nèi)容，肯定檔案的工作價(jià)值。

2）加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，取得職稱證件的檔案人員，年度考核中給予加分。

3）在業(yè)績(jī)合同中加入“階段性人員補(bǔ)充”的指標(biāo)，要求城市公司給予人員的資源。階段性人員補(bǔ)充可以是外包檔案整理，也可以是招用實(shí)習(xí)生整理檔案。

4）開(kāi)展行業(yè)內(nèi)外的業(yè)務(wù)對(duì)標(biāo)工作，拓展檔案人員的工作視野。

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是幕后工作中的幕后工作；但同時(shí)，檔案工作又是需要大量人力、財(cái)力、物力支持的工作，短時(shí)期內(nèi)難見(jiàn)成效；更關(guān)鍵的是，檔案工作是技術(shù)工作，但不為大部分人所理解。因此，作為區(qū)域檔案管理負(fù)責(zé)人，應(yīng)具“大局觀”。具體來(lái)說(shuō)，除在技術(shù)層面和管理層面引領(lǐng)此項(xiàng)工作，更需要理解城市公司檔案人員所處的困境，及時(shí)給予心理上的疏導(dǎo)，為下屬單位檔案人員爭(zhēng)取更多的資源與關(guān)注。