新形勢下對城建檔案征集編研工作創(chuàng)新一體化的思考

吳士強

（蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 276000）

隨著我國城市建設(shè)規(guī)模的擴大，對城市建設(shè)過程中存在的檔案進行管理也成為重要的工作內(nèi)容。在這個背景下，對檔案的征集和編研工作進行研究，是為了探索出更加高效和創(chuàng)新化的一體化發(fā)展模式，以此來提升檔案管理工作的效率。以下將從不同機構(gòu)存在溝通困難和反饋不及時兩個角度說明一體化中存在的問題，并提出有效開展一體化活動的策略。

1 當(dāng)前城建檔案征集編研工作一體化中存在的問題

1.1 不同機構(gòu)之間缺乏溝通

在當(dāng)前的城建檔案管理工作中，征集和編研分別屬于不同的部門，它們由不同的機構(gòu)負(fù)責(zé)，所以在目前的一體化建設(shè)中，就出現(xiàn)了部門之間的不協(xié)調(diào)發(fā)展，它們沒有建立起有效的互動溝通機制。具體就表現(xiàn)在以下的兩個問題：首先，在檔案編研工作中，需要獲取大量的信息，但是征集部門很難提供給編研工作者對等的信息量，這就導(dǎo)致編研工作者認(rèn)為征集工作不到位，而征集人員又認(rèn)為編研者所需信息指向模糊，使得二者的協(xié)調(diào)發(fā)展出現(xiàn)了阻礙；其次，征集和編輯部門沒有實現(xiàn)有效的對接，他們僅僅負(fù)責(zé)本部門的有限工作，而沒有深入了解對方的工作性質(zhì)和特征，這就導(dǎo)致在檔案的收集和編研一體化出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺口[1]。

1.2 征集與編研工作反饋不及時

檔案的征集和編研工作需要互相之間的密切配合和及時反饋，才能構(gòu)建起完善的一體化機制，但是從當(dāng)前的一體化建設(shè)中不難看出，檔案的征集和編研部門之間沒有建立起及時地反饋聯(lián)系，導(dǎo)致最終的檔案歸檔工作被迫延緩。首先，編研部門在進行編研工作的時候，沒有將具體的消息傳達給征集部門，這就使得征集部門失去了最佳的工作時間；其次，在一些縣級城建檔案機構(gòu)中，由于人才隊伍建設(shè)不健全等因素的影響，導(dǎo)致其缺乏編研工作者，而引入的臨時兼職人員不夠?qū)I(yè)，所以他們對征集部門反饋的信息很容易出現(xiàn)重復(fù)、缺漏等情況；最后，除以上問題外，征集部門也存在表面形式化的問題，導(dǎo)致他們征集來的檔案信息，無法促進編研工作的有序進行，這也是無效工作的一種表現(xiàn)。

2 新形勢下城建檔案征集編研工作創(chuàng)新一體化的有效策略

2.1 完善統(tǒng)籌規(guī)劃工作，促進征集與編研部門的協(xié)調(diào)溝通

為了進一步促進城建檔案的征集和編研一體化進程的發(fā)展，有關(guān)上級管理部門應(yīng)該秉承著統(tǒng)籌規(guī)劃的原則，對二者的工作進行統(tǒng)一管理和規(guī)劃，促進它們的協(xié)調(diào)一致發(fā)展，從而在根源上避免出現(xiàn)溝通不順暢、反饋不及時的尷尬問題。首先，可以對城建檔案的整體館藏進行逐一的整理和歸納，第一時間明確檔案編研的方向和需求，以此來制定具體的征集計劃和編研方案，使得二者之間形成清晰的分工，互相明確自己的職責(zé)，實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一[2]。具體說來，可以召集兩個部門進行交流會議，在會議中商議工作方向和工作計劃，避免出現(xiàn)因溝通不暢出現(xiàn)的低效、錯誤問題；其次，可以依據(jù)具體的情況以及實際條件，建立起征集和編研的統(tǒng)一部門，將兩種工作由同一部門負(fù)責(zé)，這樣既有利于一體化的建設(shè)，也能實現(xiàn)及時的溝通和交流，還能夠節(jié)省時間和人力資源；最后，兩個部門都可以與上級管理結(jié)構(gòu)建立長期穩(wěn)定的聯(lián)系，使主管部門成為二者的有效溝通平臺，同時也可以在工作初始階段就明確檔案的接收范圍，讓征集和編研部門共同商議出檔案工作的主題，并匯集到上級部門，由其進行統(tǒng)一的發(fā)布和整理，從而提升檔案工作的效率。

2.2 積極組織培訓(xùn)工作，培養(yǎng)征集與編研的綜合素質(zhì)人才

在進行城建檔案的征集和編研工作一體化建設(shè)的過程中，人才發(fā)揮出了絕無僅有的作用，如果能夠擁有征集和編研雙重素質(zhì)的綜合性人才，那就能促進一體化進程的發(fā)展和進步，推動我國的城建檔案管理工作長期穩(wěn)定的發(fā)展。而在目前的工作中，具有單一素質(zhì)的工作人員數(shù)量較多，但是同時具備征集和編研能力的人才卻不多見，這就對一體化的發(fā)展造成了一定的阻礙，因此，有關(guān)部門應(yīng)該積極地組織人才培訓(xùn)，增強他們的職業(yè)精神和責(zé)任感，提高他們的專業(yè)能力和素質(zhì)，使他們掌握系統(tǒng)豐富的檔案工作知識，并能將其應(yīng)用在工作時間中。同時，也應(yīng)該注重人才培養(yǎng)與時代發(fā)展的契合性，不斷提升人才運用信息技術(shù)的能力，以此來達到提高檔案征集和編研工作質(zhì)量和效率的目的，促進二者一體化進程的發(fā)展和進步。

2.3 搭建信息工作平臺，提升征集與編研工作質(zhì)量和效率

現(xiàn)如今是信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)模式迅速發(fā)展的時代，它為檔案工作帶來了充足的便利條件，如果有關(guān)部門能夠認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案征集和編研工作的促進作用，并將其有效地融入到實際的工作過程中，那么就能促進一體化的建設(shè)和發(fā)展，也能不斷提升其工作質(zhì)量和效率。因此，城建檔案的管理部門可以順應(yīng)時代發(fā)展的要求，搭建起信息技術(shù)工作平臺，以協(xié)調(diào)雙方工作和一體化建設(shè)為原則，以提升工作質(zhì)量和效率為目標(biāo)，創(chuàng)設(shè)一個高效的互聯(lián)網(wǎng)檔案征集和編研工作機制，使得二者能夠通過開放的信息平臺，了解到對方的工作進度和具體工作內(nèi)容，并采取與對方相對應(yīng)的手段和方式，實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)發(fā)展[3]。具體而言，可以將兩個部門同時引入信息平臺上，建設(shè)兩個工作版塊，可以互相查閱對方的工作進度，也能夠在平臺上實現(xiàn)信息的互通交流，并進行實時的線上溝通，以便及時改善自己工作內(nèi)容中的不足，同時通過這個平臺，也可以將征集工作和編研工作的成果實現(xiàn)開放性展示，以便上級部門能夠進行統(tǒng)一的管理和監(jiān)督。通過這樣的方式，不僅可以發(fā)揮出信息技術(shù)對檔案征集和編研工作的促進作用，還有利于一體化建設(shè)和對檔案工作的監(jiān)督。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的新形勢下，在我國城建檔案的征集和編研工作中實行一體化模式，是順應(yīng)時代發(fā)展的一種表現(xiàn)。因此，檔案管理部門應(yīng)該做好協(xié)調(diào)工作，使征集和編研機構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)有效的互動和溝通，正視當(dāng)前存在的問題，并通過有效策略解決問題，實現(xiàn)征集和編研機構(gòu)的協(xié)同發(fā)展，為一體化進程做出自己的努力，促進城建檔案形成新的工作模式。