醫(yī)院檔案室智慧化服務(wù)構(gòu)建的探析

梁 霞

（山東省濟(jì)寧市濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 濟(jì)寧 272100）

1 醫(yī)院檔案室智慧化服務(wù)構(gòu)建的背景與現(xiàn)狀

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展過(guò)程中，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)也在不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案室作為就診人員和醫(yī)療人員共同維護(hù)民眾健康的寶貴財(cái)富，更是醫(yī)療事業(yè)、醫(yī)療健康、民生生活等各個(gè)方面的重要財(cái)富，其建設(shè)也隨著科技信息技術(shù)的發(fā)展不斷完善和成熟。不僅如此，在現(xiàn)代化的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，信息技術(shù)的推進(jìn)也督促著醫(yī)院治療與服務(wù)模式的改變與創(chuàng)新，愈來(lái)愈多的就醫(yī)人員使得原本的病例資料不堪重負(fù)，醫(yī)院自身發(fā)展過(guò)程中隨著各項(xiàng)管理服務(wù)活動(dòng)改革豐富的檔案信息資料也逐日增多，我國(guó)對(duì)于檔案資料的重視，使得傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式必須要尋求新的發(fā)展與突破，其由于已經(jīng)難以適應(yīng)醫(yī)院智慧化管理服務(wù)模式的根本需要，更加促使醫(yī)院加強(qiáng)檔案室智慧化建設(shè)，這樣對(duì)于保護(hù)與保存醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)及工作中形成的文檔文件、圖片影像資料等歷史與信息載體，保護(hù)醫(yī)院眾多醫(yī)務(wù)人員、管理人員的勞動(dòng)成果與結(jié)晶有著重要的作用，還能維護(hù)醫(yī)院發(fā)展的歷史，使得醫(yī)院的管理力度不斷增強(qiáng)，在新的社會(huì)發(fā)展和醫(yī)療水平進(jìn)步、民眾健康意識(shí)提升的大背景下得到長(zhǎng)足、健康且可持續(xù)的發(fā)展。

目前，針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀，主要可以從以下四個(gè)方面展開(kāi)描述：

其一，檔案管理工作投入力度不足，管理水平較為落后。盡管日常且普遍的檔案管理工作難以對(duì)醫(yī)院的生產(chǎn)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出與效益，但是合理且規(guī)范的檔案管理能夠提升醫(yī)院人員的管理與合作水平的，使得醫(yī)院實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，并使得醫(yī)院的生產(chǎn)與管理資金能夠被使用于更加有效的項(xiàng)目中。而較為混亂的資金使用容易造成短期內(nèi)資金無(wú)法運(yùn)用在檔案管理中，無(wú)法有效促進(jìn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化與科學(xué)化。而隨著計(jì)算機(jī)信息科技水平的不斷提升，使得醫(yī)院的檔案管理在硬件設(shè)備和環(huán)境上得到一定的改善，部分醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平較低，如果不予以重視，破舊、潮濕與簡(jiǎn)陋的檔案儲(chǔ)存室和相關(guān)設(shè)備容易造成有效檔案的破損和老化，從而對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)負(fù)面影響。

其二，檔案管理工作的效率過(guò)低。由于傳統(tǒng)的醫(yī)院工作往往更加重視醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療水平和人員的流動(dòng)與管理，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作認(rèn)知不足、重視程度較低，也往往在醫(yī)院檔案管理人員的招聘和選擇上要求較低，使得檔案管理者自身的綜合素質(zhì)較低，視野較為狹隘，更多地還是集中在老舊的檔案管理工作方式上，難以根據(jù)具體的工作環(huán)境、遇到的實(shí)際問(wèn)題、醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需要的，來(lái)對(duì)自己的管理能力與管理方法進(jìn)行學(xué)習(xí)更新與創(chuàng)新，這樣就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理工作長(zhǎng)時(shí)間地陷入停滯。

其三，多數(shù)醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性與具體價(jià)值，這往往表現(xiàn)在人員與工作方式上。前后往往會(huì)忽視對(duì)于管理員工自身的素養(yǎng)培訓(xùn)，使得人員跟不上醫(yī)療事業(yè)等發(fā)展，后者則容易在各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理工作中，難以很好且有效地匹配檔案管理設(shè)備、投入精力與相關(guān)配置，使得醫(yī)院的檔案管理水平?jīng)]有辦法匹配上快速發(fā)展中的醫(yī)院與醫(yī)療事業(yè)。

其四，電子檔案管理方式利用率低，電子檔案缺少相關(guān)系統(tǒng)，存在一定的缺失。在目前很多醫(yī)院中，檔案管理仍多用傳統(tǒng)的、單一的紙質(zhì)化方式進(jìn)行保存，而這種方式跟天氣、環(huán)境條件、空氣濕度、存儲(chǔ)設(shè)備等要求息息相關(guān)，也會(huì)受到后者的諸多影響，因而，電子檔案能夠在一定程度上規(guī)避此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，但目前很多醫(yī)院缺少一套適用于內(nèi)部發(fā)展與構(gòu)建的電子檔案建設(shè)系統(tǒng)，甚至有的醫(yī)院建立了自己的、簡(jiǎn)單的電子檔案系統(tǒng)，但是對(duì)各個(gè)工作人員缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，使得各個(gè)環(huán)節(jié)填寫(xiě)的諸如音視頻、圖片、文書(shū)格式的檔案資料格式與樣式都較為混亂，沒(méi)有符合統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案認(rèn)證，使得后續(xù)的檔案管理反而更加復(fù)雜和麻煩。另外，醫(yī)院也暫未制定一些有關(guān)電子檔案的使用要求與規(guī)范，使得工作人員容易出現(xiàn)隨意更改系統(tǒng)上的文件資料，導(dǎo)致電子檔案損失、遺漏或者真實(shí)性不足等問(wèn)題的，另外部分醫(yī)院沒(méi)有做好電子檔案光盤(pán)與硬件的保護(hù)工作，容易造成電子檔損毀和遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

2 醫(yī)院檔案室智慧化服務(wù)構(gòu)建的優(yōu)點(diǎn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院服務(wù)模式更多地也開(kāi)始引進(jìn)智慧化和信息技術(shù)等模式的，且醫(yī)療技術(shù)等各個(gè)方面的嬗變，使得醫(yī)院的檔案資料類(lèi)別和數(shù)量在短時(shí)間內(nèi)呈現(xiàn)激增的情況，而傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式難以應(yīng)對(duì)資料和文件、管理新需求等方方面面爆炸式的增長(zhǎng)，難以應(yīng)對(duì)增長(zhǎng)和傳統(tǒng)檔案管理中逐漸浮現(xiàn)的各種難題，使得建設(shè)智慧檔案室，進(jìn)行智慧化檔案管理的路徑成為發(fā)展的必然。而現(xiàn)代化信息技術(shù)與各項(xiàng)資金支持都成為建設(shè)智慧化檔案室的重要保障與支持，也為檔案室的規(guī)范化、科學(xué)化與現(xiàn)代化提供了諸多便利條件，建立智慧化檔案室的優(yōu)點(diǎn)主要可以分為以下幾個(gè)方面：

第一，能夠方便醫(yī)院工作人員和管理人員進(jìn)行高效且便捷信息管理與檢索，信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用能夠通過(guò)一系列檔案信息檢索系統(tǒng)的建立與完善，進(jìn)行人員和就診人員的信息智能檢索與查閱，提升了就診效率也提升了檔案的利用率，將人員的歷史檔案與工作內(nèi)容、就診新需求結(jié)合起來(lái)，更加高效提升了醫(yī)療服務(wù)的完整度。第二，能夠方便工作人員進(jìn)行檔案的分類(lèi)、加工、信息提取、分析與保存，這不僅有利于幫助醫(yī)院構(gòu)建人事部分與工作人員結(jié)構(gòu)，更能有效地描摹出來(lái)院就診各個(gè)人群的畫(huà)像，并對(duì)我國(guó)公民的身體健康與疾病進(jìn)行大數(shù)據(jù)上的總結(jié)與預(yù)估，能夠針對(duì)性發(fā)力，對(duì)高發(fā)、高頻的疾病進(jìn)行重點(diǎn)研究與治療。第三，智慧檔案室能夠方便相關(guān)工作人員進(jìn)行信息的修改、查詢(xún)與保存，也有利于各個(gè)科室與部分之間的信息共享，既降低了檔案使用難度，也降低了檔案利用與管理的成本的，減少在檔案上面的重復(fù)人力。最后，隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案室與相關(guān)服務(wù)已經(jīng)開(kāi)始利用的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行輔助性管理，既節(jié)約了醫(yī)院工作的人力，也逐漸使得醫(yī)院的數(shù)字化管理進(jìn)程得到進(jìn)一步發(fā)展，使得醫(yī)院管理流程更加科學(xué)化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，使得醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)效率更加高效，也間接減少了人力成本和資源成本，提升了醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)效益，

3 醫(yī)院檔案室智慧化服務(wù)構(gòu)建的可行路徑

3.1 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的服務(wù)條件

醫(yī)院檔案管理的服務(wù)條件改善，主要是指的檔案利用、儲(chǔ)存和查閱的管理環(huán)境和平臺(tái)。其中，檔案的查閱條件，應(yīng)該按照查閱等級(jí)和私密等級(jí)，分為密級(jí)較高檔案，應(yīng)有封閉空間或者專(zhuān)人服務(wù)，普通人事檔案或者病例檔案的查詢(xún)，可以設(shè)置為密級(jí)別較低檔案，可以設(shè)置公共區(qū)域，或者設(shè)置自主電腦設(shè)備，方便工作人員或者就診人員自主查閱，另外，還可以專(zhuān)門(mén)設(shè)置一些休息區(qū)和等候區(qū)。另外，在檔案管理設(shè)備上面，首先需要做好的服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，這個(gè)檔案服務(wù)平臺(tái)需要與智慧化的檔案室內(nèi)有機(jī)聯(lián)系在一起，除了查閱與管理權(quán)限外，還需要的配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)、物品自主儲(chǔ)備柜和權(quán)限管理平臺(tái)等，將這些統(tǒng)一整合在一起，打造一個(gè)高質(zhì)量、全面性的醫(yī)院智慧化服務(wù)平臺(tái)。

其次，除了平臺(tái)管理的優(yōu)化外，還需要重視檔案管理的服務(wù)與工作方式改善與優(yōu)化，這部分主要是工作意識(shí)與服務(wù)意識(shí)。在公共區(qū)域的普通檔案查詢(xún)，可以是開(kāi)放式的、公益性的，醫(yī)院部分服務(wù)人員的工作量與這部分檔案查詢(xún)不直接掛鉤，因此，醫(yī)院往往也會(huì)出現(xiàn)就診人員與工作人員爭(zhēng)吵的情況，甚至工作人員私自不開(kāi)放查閱權(quán)限的情況。對(duì)此，首先要對(duì)醫(yī)院的全體工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，由于信息技術(shù)在檔案管理中的引用使得這一份工作也需要更加了解電子檔案的形式、檔案保存路徑和使用的方式等，這就對(duì)于工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，需要他們不斷創(chuàng)新，用更新更先進(jìn)的觀念加強(qiáng)工作技能的儲(chǔ)備，從而打破并突破傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存與管理工作的束縛，也能不斷提升其服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。其次，需要從醫(yī)院的整體管理體制上著手，尋找一些工作方式與工作收益掛鉤的方式，促使檔案管理工作人員能夠主動(dòng)地改善和優(yōu)化自身的服務(wù)。最后，需要對(duì)員工的檔案管理與平臺(tái)建設(shè)服務(wù)方式進(jìn)行改善，從而為員工和就診人員提供查閱指導(dǎo)、修改和提取等工作。

3.2 建設(shè)不同層次和內(nèi)容的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院智慧化檔案室儲(chǔ)存的資料與數(shù)據(jù)應(yīng)不僅僅局限于某一類(lèi)型或者某一專(zhuān)題，而是多個(gè)類(lèi)型、多個(gè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的集合，各種各樣的數(shù)據(jù)以不同的方式結(jié)合并儲(chǔ)存在一起，能夠使得數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?yàn)槎鄠€(gè)用戶(hù)共享但也可以獨(dú)立存在。而專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的意義在于建立側(cè)重于某一個(gè)類(lèi)型或者內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫(kù)，使得在同一數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)類(lèi)型比較統(tǒng)一，在內(nèi)容上也相近，能夠方便工作人員和就診人員進(jìn)行檢索與查閱。比如，醫(yī)院智慧化檔案庫(kù)可以先大致按照醫(yī)務(wù)工作人員與就診人員進(jìn)行區(qū)分，還可以按照人事檔案與醫(yī)院發(fā)展史料檔案等類(lèi)型進(jìn)行區(qū)分，在其中某個(gè)大類(lèi)下，則可以細(xì)分?jǐn)?shù)據(jù)類(lèi)型，比如將醫(yī)務(wù)工作人員的數(shù)據(jù)按照不同部門(mén)、不同職稱(chēng)與級(jí)別進(jìn)行劃分與科學(xué)管理，從而使得數(shù)據(jù)能夠保持高度統(tǒng)一，減少數(shù)據(jù)重復(fù)，也讓數(shù)據(jù)管理更加方便，能便于檔案管理工作人員進(jìn)行及時(shí)的查詢(xún)、核對(duì)與修改，能夠與服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行有效銜接，并達(dá)到便捷利用服務(wù)的目的。

3.3 加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)，拓寬檔案管理服務(wù)范圍

隨著信息的廣泛傳播與使用，信息技術(shù)在檔案管理中的作用也非常重要。醫(yī)院不能僅僅將檔案管理工作作為一項(xiàng)附加的工作，而是需要給予足夠多的重視，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員的進(jìn)行檔案管理的監(jiān)督工作，從檔案收集與整理的基礎(chǔ)工作，檔案審核與修正等進(jìn)階性工作，醫(yī)院需要對(duì)每個(gè)部門(mén)與科室都進(jìn)行相關(guān)且全面的培訓(xùn)教學(xué)，使得檔案工作能夠真正落實(shí)到每個(gè)工作人員身上，也使得檔案管理人員不僅是檔案資料的保存者，更是資料庫(kù)和檔案智慧化室內(nèi)的建設(shè)者，能夠幫助醫(yī)院宣傳信息化管理和智慧化檔案管理的關(guān)鍵人員，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在初始構(gòu)建智慧化檔案建設(shè)的時(shí)候，就能夠?qū)Ω鱾€(gè)科室和檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，不斷提升其創(chuàng)新能力，并強(qiáng)化管理者對(duì)于整個(gè)信息化系統(tǒng)的把握能力，從而提升其綜合素養(yǎng)，建立起一支健全且完善的智慧化檔案管理隊(duì)伍。

另外，檔案管理不僅僅是資料收集與保存那樣基礎(chǔ)與簡(jiǎn)單，智慧化的醫(yī)院檔案室是一個(gè)能全面儲(chǔ)存各類(lèi)信息并使得信息能被需要的人員高效且充分利用的信息空間，要做到高效率、可利用的檔案信息資源，還需要主動(dòng)地整合醫(yī)院各個(gè)科室的檔案資源，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案系統(tǒng)與檔案服務(wù)平臺(tái)有效對(duì)接。其次，重視醫(yī)院檔案管理工作，可以針對(duì)醫(yī)院電子檔案管理，建設(shè)專(zhuān)門(mén)的局域網(wǎng)，使得全院的信息能夠在一個(gè)安全且可靠的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中得到有效共享。再次，拓寬檔案管理的服務(wù)范圍，在充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作價(jià)值的前提基礎(chǔ)上，需要不斷促進(jìn)其轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)效益，在人員與技術(shù)支持上，不斷通過(guò)不同的途徑、不同的渠道對(duì)醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，考慮醫(yī)院檔案對(duì)于公眾的價(jià)值，可以依托社會(huì)需求與具體發(fā)展形勢(shì)，從而從多層次、多角度、多主體地為社會(huì)公眾、就診患者與醫(yī)院各科室的醫(yī)務(wù)工作人員來(lái)提供幫扶與信息支持，也使得檔案信息與使用效率不斷提升。

3.4 開(kāi)發(fā)基于檔案資源的APP應(yīng)用與語(yǔ)音自助服務(wù)

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)設(shè)備的使用率逐漸增高，在移動(dòng)設(shè)備上運(yùn)用的各種軟件也成為行業(yè)風(fēng)潮，各行各業(yè)都開(kāi)始創(chuàng)設(shè)自己獨(dú)有的APP軟件，在諸如平板電腦、移動(dòng)手機(jī)和其他移動(dòng)設(shè)備上的運(yùn)行程序，這種方式更有利于用戶(hù)進(jìn)行信息共享與傳播，也更加符合現(xiàn)代社會(huì)人們的信息傳播與交流溝通方式，因此，建設(shè)一個(gè)基于檔案資源管理的移動(dòng)APP能夠進(jìn)行最即時(shí)、最有效的信息傳播，這種方式能夠使得用戶(hù)超越時(shí)間與空間的限制，對(duì)于個(gè)人的檔案進(jìn)行查詢(xún)與管理。比如我國(guó)遼寧省檔案局研究并開(kāi)發(fā)了基于安卓系統(tǒng)的APP項(xiàng)目，使得APP與檔案管理工作首次產(chǎn)生了有效鏈接，并開(kāi)啟了公共服務(wù)領(lǐng)域的先河，這個(gè)APP的目的就是使得各個(gè)使用者，尤其是高校教育者能及時(shí)把握學(xué)生動(dòng)態(tài)。另外，教師還可以充分借鑒其它國(guó)家、其它行業(yè)、公司企業(yè)開(kāi)發(fā)并應(yīng)用的APP軟件，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展特色與服務(wù)需求，開(kāi)發(fā)出具檔案服務(wù)特色的APP，還可以根據(jù)用戶(hù)類(lèi)別的不同設(shè)置不同的檔案使用者權(quán)限，開(kāi)發(fā)內(nèi)部工作者使用版本和就診人員使用版本，分別實(shí)現(xiàn)檔案宣傳、信息自主查閱、信息互動(dòng)交流、信息更新等功能，便于這些信息得以在不同的移動(dòng)終端上進(jìn)行使用推廣，從而拓寬服務(wù)渠道。

另外，除了在移動(dòng)終端上開(kāi)發(fā)與建設(shè)醫(yī)院檔案管理APP，還可以引入雙向語(yǔ)音自助服務(wù)。一方面是線下的語(yǔ)音自主服務(wù)，比如在普通、對(duì)外的檔案查閱設(shè)備上加入語(yǔ)音自主服務(wù)功能，就如銀行大廳中的語(yǔ)音自助服務(wù)一樣，能夠展開(kāi)智慧且高效的自助服務(wù)。另外，還可以在軟件中設(shè)置一些單向的語(yǔ)音自助服務(wù)，引導(dǎo)使用者根據(jù)自身的需求，匹配一些操作按鍵，針對(duì)需求來(lái)提供服務(wù)。同時(shí)，在醫(yī)院檔案APP的使用群體中，存在各種各樣的人，同時(shí)也需要考慮一些特殊的群體，比如盲人、肢體殘缺或者難以使用APP的人，針對(duì)這些情況的，醫(yī)院檔案管理APP中可以引入身份識(shí)別后，讓用戶(hù)用語(yǔ)音對(duì)話(huà)的方式進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的查閱，并將所需的檔案信息用語(yǔ)音的方式播報(bào)和傳達(dá)給使用者。另外，還可以借助手機(jī)相關(guān)信息展開(kāi)檔案的管理與利用工作，比如可以依托手機(jī)短信、彩信等展開(kāi)檔案的各種信息查詢(xún)與咨詢(xún)服務(wù)，還可以依托相關(guān)彩信、郵件業(yè)務(wù)，在相關(guān)的APP上傳送圖片、彩信與聲音等檔案信息，使得用戶(hù)能夠多維度、更高效地感知與之相關(guān)的檔案信息與資源，還可以在APP上開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)的渠道與平臺(tái)來(lái)接受用戶(hù)反饋和意見(jiàn)，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案工作不斷發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著智慧化與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧檔案館的建設(shè)與發(fā)展也成為必然，這對(duì)于信息的儲(chǔ)存、利用與管理來(lái)說(shuō)都是非常重要的。檔案管理工作不僅僅是簡(jiǎn)單的資料保存與保護(hù)，更是醫(yī)院發(fā)展歷史的有效記錄，也是醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展的基本前提和各個(gè)部分工作人員正常溝通與事務(wù)工作的鏈接紐帶。需要醫(yī)院提升對(duì)于檔案管理工作的重要性，培養(yǎng)與加強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作、記錄格式等的相關(guān)培訓(xùn)，使得全醫(yī)院人員都能建立起正確且全面的對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知，并能在信息技術(shù)的發(fā)展背景下，積極創(chuàng)新檔案管理工作的新方法、新技術(shù)，使得檔案管工作充滿(mǎn)科技化、現(xiàn)代化與智慧化特征，從而為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)實(shí)現(xiàn)我國(guó)民眾的健康、達(dá)成更高的社會(huì)效應(yīng)而提供保障。