業(yè)務(wù)檔案智能管理的特點(diǎn)與智能服務(wù)模式分析

朱新宇

（內(nèi)蒙古赤峰市敖漢旗政務(wù)服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024300）

旗縣各部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案在政務(wù)服務(wù)過(guò)程發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，如基建工程、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案等記錄了工程建設(shè)和不動(dòng)產(chǎn)登記的全過(guò)程，是工程項(xiàng)目管理過(guò)程、工程實(shí)體現(xiàn)實(shí)面貌和房屋買(mǎi)賣(mài)的真實(shí)反映，其本身具有比業(yè)務(wù)實(shí)體更長(zhǎng)久的壽命，對(duì)各部門(mén)業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行控制管理，就是對(duì)整個(gè)工作流程產(chǎn)生的所有文件的控制過(guò)程。建立、健全規(guī)范、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)檔案是后期工作開(kāi)展的重要憑據(jù)。因此對(duì)于為政務(wù)服務(wù)提供保障的業(yè)務(wù)檔案的建立、完善與管理提出了更高的要求。

1 檔案移動(dòng)服務(wù)的特點(diǎn)

由于檔案移動(dòng)服務(wù)不拘泥于場(chǎng)地、空間的限制，不需要用戶(hù)親臨檔案館，而是通過(guò)移動(dòng)智能終端就能夠自主選擇服務(wù)，因此檔案移動(dòng)服務(wù)的靈活性較高。檔案用戶(hù)通過(guò)微信公眾號(hào)、檔案館微博訂閱推送，或是閱覽檔案館APP發(fā)布的檔案在線(xiàn)雜志、館內(nèi)公告，或是瀏覽檔案網(wǎng)站，均可以獲取全媒體形式的檔案信息。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，手機(jī)已經(jīng)成為個(gè)人生活的必備品，公眾幾乎每時(shí)每刻都在使用手機(jī)，因此通過(guò)手機(jī)提供的檔案移動(dòng)服務(wù)，已經(jīng)不再受到時(shí)空的限制，也不再受到人工的限制。只要用戶(hù)對(duì)檔案有需求，就可以通過(guò)手機(jī)及時(shí)獲取。移動(dòng)智能終端能夠在無(wú)線(xiàn)通信網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助下進(jìn)行高效的信息傳播，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與用戶(hù)在時(shí)間上的無(wú)縫對(duì)接，能夠最大化地發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。

2 檔案管理工作的不足之處

1）流程意識(shí)不強(qiáng)，程序控制不到位。部分單位在業(yè)務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中，沒(méi)有將檔案管理工作放在高位，納入工作計(jì)劃和工作程序中，沒(méi)有在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中將檔案管理落于實(shí)處，不能緊扣業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)，重工作實(shí)施與進(jìn)度，輕視業(yè)務(wù)檔案搜集與管理，無(wú)法及時(shí)按照程序參與、監(jiān)控業(yè)務(wù)全過(guò)程的實(shí)施，在業(yè)務(wù)后期被動(dòng)地接收移交相關(guān)資料，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案管理與業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程脫節(jié)。

2）管理意識(shí)淡薄，工作進(jìn)程滯后。檔案管理現(xiàn)代化不僅僅體現(xiàn)工作載體的先進(jìn)性，同時(shí)，對(duì)管理人員的管理意識(shí)、責(zé)任意識(shí)也提出了嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。但是，受到傳統(tǒng)思想觀(guān)念的影響，部分檔案管理人員認(rèn)為檔案工作無(wú)關(guān)緊要，既不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也不會(huì)給單位造成經(jīng)濟(jì)損失，因此，在這種心理的驅(qū)使下，常常將個(gè)人負(fù)面情緒帶到實(shí)際工作當(dāng)中，使檔案管理工作進(jìn)程嚴(yán)重滯后，給各項(xiàng)工作的順暢銜接造成惡劣影響。另外，雖然各單位建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但是，一些管理人員依然沿用過(guò)去的工作模式，以至于檔案信息管理系統(tǒng)的升級(jí)速度緩慢，進(jìn)而埋下了重大的安全隱患，檔案信息的丟失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

3 智能服務(wù)模式

1）短信服務(wù)。短信是最早出現(xiàn)的公共移動(dòng)服務(wù)的模式，是在手機(jī)普及之初的基本信息傳輸方式，在早期受到各信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的青睞。隨著移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展及移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的速度進(jìn)一步提升，許多應(yīng)用都相繼推出能夠替代短信的功能模塊，但時(shí)至今日短信依然無(wú)法被替代，因其本身是每部手機(jī)的內(nèi)置功能，且應(yīng)用范圍更廣，技術(shù)手段要求更低，并且短信的接收方式?jīng)Q定了它不受到設(shè)備狀態(tài)的影響，即便關(guān)機(jī)或欠費(fèi)，在設(shè)備狀態(tài)正常后都能收到短信，能夠保證重要服務(wù)信息的接收及存儲(chǔ)。檔案移動(dòng)服務(wù)的短信模式最早源于數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程之中，檔案短信服務(wù)主要有信息定制與推送兩種形式，分別采取交互式和下行式服務(wù)。信息定制是指檔案用戶(hù)基于移動(dòng)智能終端以既定的信息指令號(hào)碼向檔案館發(fā)送服務(wù)請(qǐng)求，服務(wù)內(nèi)容完全取決于用戶(hù)信息偏好和需要。

2）創(chuàng)新服務(wù)模式，彰顯檔案價(jià)值。檔案現(xiàn)代化管理模式的建立給檔案需求人員與管理人員提供諸多便捷服務(wù)，基于現(xiàn)代化管理理念，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在工作當(dāng)中不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，借助于先進(jìn)的信息技術(shù)為檔案需求者提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。比如可以利用QQ、微信等社交軟件，為檔案需求者講解檔案信息管理系統(tǒng)的操作功能，介紹操作界面的相關(guān)內(nèi)容，傳授檢索檔案資料的快捷方式，使檔案需求者對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生更加深刻的認(rèn)知與了解。另外，為了體現(xiàn)檔案資料的實(shí)際利用價(jià)值，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理、歸類(lèi)、錄入、處理，制作成信息系統(tǒng)能夠識(shí)別的文字檔案或者圖片檔案，這樣，檔案需求者能夠第一時(shí)間瀏覽到所需的資料信息，為各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展提供精準(zhǔn)的第一手參考資料。

3）加強(qiáng)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步。調(diào)整動(dòng)態(tài)檔案管理的方法，做到檔案管理與動(dòng)態(tài)同步，注重檔案管理的服務(wù)。從業(yè)務(wù)開(kāi)展的動(dòng)態(tài)性來(lái)看，雖然給檔案管理帶來(lái)了很大的困難，但也帶來(lái)了一定的機(jī)遇。檔案管理的過(guò)程中，必須要時(shí)刻關(guān)注內(nèi)、外部變化，及時(shí)調(diào)整管理思路和管理對(duì)角，實(shí)現(xiàn)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步。要加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的培養(yǎng)與吸收，使工作人員能夠從專(zhuān)業(yè)的角度進(jìn)行重點(diǎn)業(yè)務(wù)檔案管理。要強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)資料的追蹤和收集，根據(jù)每項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中的變化，以及業(yè)務(wù)的最終結(jié)果進(jìn)行科學(xué)管理，確保歸檔資料的完整、系統(tǒng)。

4）建設(shè)檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)。在進(jìn)行檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，要注重資源共享功能的建設(shè)，首先是部門(mén)檔案資源共享通道的打造，部門(mén)資源共享能夠擴(kuò)充檔案資源，更好滿(mǎn)足用戶(hù)在檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)中利用檔案資源的體驗(yàn)；還能夠通過(guò)不同部門(mén)資源共享，滿(mǎn)足偏遠(yuǎn)或貧困地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的用檔需求，從一定程度上解決區(qū)域間檔案數(shù)字資源分配不均的問(wèn)題，縮小“數(shù)字鴻溝”。其次是個(gè)人及第三方提供的檔案資源，傳統(tǒng)的方式包括捐贈(zèng)、購(gòu)買(mǎi)等，如通過(guò)移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)開(kāi)通的共享功能進(jìn)行捐贈(zèng)和購(gòu)買(mǎi)，將進(jìn)一步提升檔案資源整合的效率，打破區(qū)域時(shí)間的限制，降低資源整合的成本。除功能建設(shè)之外，還要?jiǎng)?chuàng)新檔案移動(dòng)服務(wù)的理念，使得檔案移動(dòng)服務(wù)更加開(kāi)放，將協(xié)同合作的理念引入檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)之中，為政務(wù)服務(wù)提供切實(shí)便利。在場(chǎng)館建設(shè)方面，圖書(shū)館和博物館在移動(dòng)技術(shù)和場(chǎng)館服務(wù)理念方面，超前于檔案館，因此在檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)吸取其他公共文化機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)，如聚合內(nèi)容服務(wù)、增強(qiáng)實(shí)境服務(wù)在場(chǎng)館展覽等領(lǐng)域的應(yīng)用。同博物館、圖書(shū)館、美術(shù)館等公共文化機(jī)構(gòu)開(kāi)展移動(dòng)服務(wù)的合作交流，共同建設(shè)服務(wù)平臺(tái)；與此同時(shí)，還可以與社會(huì)第三方的文化機(jī)構(gòu)開(kāi)展合作，拓展和優(yōu)化檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案移動(dòng)服務(wù)的多元化和社會(huì)化。

4 結(jié)束語(yǔ)

目前檔案移動(dòng)服務(wù)較為單一，多為傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的延伸。因此，需要加強(qiáng)新一代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案移動(dòng)服務(wù)的綜合應(yīng)用研究，分析檔案移動(dòng)服務(wù)的特點(diǎn)，拓展檔案移動(dòng)服務(wù)的模式，創(chuàng)新檔案移動(dòng)服務(wù)的思路，提升檔案移動(dòng)服務(wù)水平，滿(mǎn)足檔案用戶(hù)尤其是政務(wù)服務(wù)對(duì)象多元化的信息需求。