檔案管理的法制化建設(shè)研究

魏 華

（濟(jì)南市萊蕪區(qū)口鎮(zhèn)街道農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 271100）

隨著社會的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理面臨了許多新的問題。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，許多舊的勞動制度和法規(guī)已經(jīng)不能滿足新時(shí)代的工作需要?；ヂ?lián)網(wǎng)以強(qiáng)大的信息處理能力和便捷的遠(yuǎn)程服務(wù)模式吸引著越來越多的用戶同時(shí)，各種侵權(quán)行為使人們在檔案管理過程中逐漸增強(qiáng)法律意識和法律觀念，對依法行政的要求也越來越高。在這種社會背景下，如何推進(jìn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、法制化，如何提高檔案管理人員的素質(zhì)，成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1 檔案管理中所存在的問題

在目前的文件管理中，查詢文件目錄速度慢，準(zhǔn)確性差，歸檔條件差。檔案信息的收集、掌握和傳播主要通過圖書出版，周期長、成本高、傳播渠道窄。檔案種類和形式少，占用檔案空間大，受害蟲、高溫等自然條件限制。檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。文件主要用于存儲，文件信息開發(fā)利用不足。

2 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)和法治化建設(shè)

1）加強(qiáng)法治化建設(shè)。作為一種信息類型，檔案的潛在價(jià)值廣泛存在于所有領(lǐng)域。除了很好地利用它外，我們還認(rèn)識到它必須以產(chǎn)權(quán)的一種形式受到法律的保護(hù)。檔案管理是依法管理檔案的有效方法。為了加強(qiáng)檔案的收集、組織、保護(hù)、使用、完整性和安全，并妥善開發(fā)檔案信息資源，國家于1988年1月頒布了《檔案法》和1990年10月實(shí)施措施。這兩部法律提供了檔案管理、制度責(zé)任、使用和開發(fā)及法律形式的法律責(zé)任原則。這樣，法律監(jiān)督和行政經(jīng)濟(jì)手段的組合為保管事業(yè)提供了法律保障。那么，如何提高檔案管理的合法化速度呢？作者認(rèn)為，下面幾點(diǎn)是非常重要的。

統(tǒng)一理解，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)宣傳，提高對保管行政執(zhí)法的認(rèn)識。加強(qiáng)保管工作的合法化，不僅是對檔案管理人員，而且對整個(gè)單位、整個(gè)社會、各階層、甚至所有市民都是重要的要求。為了真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的法制化和更好的服務(wù)檔案改革、開放性和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，首先要以法律理論為基礎(chǔ)進(jìn)行研究，提高對依法管理檔案的法律認(rèn)識，學(xué)會依法武裝自己的心，在法律上指導(dǎo)自己的工作和行為。第二，提高宣傳和教育。我們可以使用各種宣傳手段，就與檔案工作和保管相關(guān)的各種法律條款的目的和重要性，向所有員工進(jìn)行教育，使所有員工都能意識到依法管理檔案。第三，為了維持檔案法的嚴(yán)重性，有必要依靠標(biāo)準(zhǔn)化的保管法執(zhí)行，保障檔案的嚴(yán)重性，在規(guī)范的限制和監(jiān)督下正確行使治理。四是加強(qiáng)司法當(dāng)局的責(zé)任意識，了解保管行政執(zhí)法的基本情況，明確范圍和權(quán)限，以可靠的政治、熟練的商業(yè)、嚴(yán)格的紀(jì)律和優(yōu)秀的風(fēng)格培養(yǎng)執(zhí)法隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)文明執(zhí)法。五是加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督，消除單一控制手段，有機(jī)結(jié)合法律監(jiān)督和行政控制，相互依靠，共同維持，最終實(shí)現(xiàn)依法管理檔案的目的，使檔案事業(yè)得以發(fā)展。

2）充分利用信息化優(yōu)勢。社會對文件的需求很大。傳統(tǒng)的管理方法只能滿足少數(shù)人的一般需求，不能快速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供必要的文件和資料。網(wǎng)絡(luò)檔案信息使我們能夠在線查詢和查閱，利用越來越快的傳輸速率、簡潔生動的圖像和強(qiáng)大的視覺沖擊力，在幾分鐘和幾十分鐘內(nèi)完全找到我們需要的檔案信息。檔案信息與社會直接相連，為科研、管理和生產(chǎn)決策服務(wù)，允許用戶直接提取有用的信息。一方面為決策提供了很好的依據(jù)，另一方面也可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)查詢文檔而不丟失。比如可以在校園內(nèi)設(shè)置一個(gè)校園局域網(wǎng)，整理校園內(nèi)產(chǎn)生的各業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)性文件、各種業(yè)務(wù)文件、管理規(guī)定等。

如果教職工有需求，可以隨時(shí)在線查詢，將教務(wù)公開，讓教職工對國家和學(xué)院的相關(guān)政策有更清晰地了解，更好地開展工作。相反，如果員工有好的建議，可以隨時(shí)反饋，不僅方便員工，還可以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的溝通，為高校領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)。另外，如果條件允許，可以聯(lián)系業(yè)務(wù)主管部門直接進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢，節(jié)省往返時(shí)間和運(yùn)輸費(fèi)用。此外，由于多人可以同時(shí)查詢，因此可以大大提高文件搜索的速度和準(zhǔn)確性，節(jié)省用戶時(shí)間，提高文件搜索質(zhì)量，擴(kuò)大文件操作的收集、組織、評估、分析、處理空間和溝通渠道。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息的使用需要良好的英語基礎(chǔ)和較強(qiáng)的分析總結(jié)能力，這對檔案工作者的綜合素質(zhì)提出了新的要求。

3）加強(qiáng)檔案管理人員的工作素養(yǎng)。改善保管者整體質(zhì)量的方法有很多種。第一，檔案館不僅要在檔案中取得深刻成就，還要加強(qiáng)黨的精神教育和政治思想研究。通過研究，不僅具有專業(yè)的專業(yè)知識，還具有強(qiáng)大的政治品質(zhì)，可以提高識別、導(dǎo)航和選擇的能力，區(qū)分嚴(yán)格管理和有效利用之間的關(guān)系，用思想對文件管理現(xiàn)代化有正確的理解。第二，記錄保管人以計(jì)劃的方式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息知識教育和技術(shù)運(yùn)營，擁有相關(guān)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息知識，在實(shí)際操作中熟練地操作各種現(xiàn)代辦公設(shè)備，使用現(xiàn)代管理手段管理歸檔。第三，互聯(lián)網(wǎng)橫跨地區(qū)，不越過邊界，所以很多關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)的信息都用英語表示。這就要求記錄保管者加強(qiáng)英語學(xué)習(xí)，用英語有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，能用英語熟練溝通。第四，讓文檔管理者參與各種學(xué)術(shù)交流活動，不斷吸收相關(guān)產(chǎn)業(yè)的高級經(jīng)驗(yàn)和方法，詳細(xì)了解各種信息知識，拓展工作視野。改善文檔管理器的綜合質(zhì)量，可以有效地開發(fā)和利用文檔信息，從簡單的管理到新的高度改善文檔管理。

3 檔案的法制化保管和利用

1）檔案的法制化保管。文件存檔是整個(gè)文件檔案操作的基本任務(wù)，包括文件保護(hù)技術(shù)、倉庫管理、安全檢查、安全保密等。文件存檔操作中缺少一部分會對文件實(shí)體造成不同程度的損壞。部分損失的后果非常嚴(yán)重，給黨和國家造成不可彌補(bǔ)和無法估量的損失。因此，文件管理規(guī)定使用大量規(guī)定來執(zhí)行文件保留規(guī)定。強(qiáng)制規(guī)范是相當(dāng)于任意性規(guī)范的一種法律規(guī)范，規(guī)定了強(qiáng)制性規(guī)范和禁止性規(guī)范，即文件管理機(jī)關(guān)及其工作人員在文件保管中應(yīng)該做什么、不應(yīng)該做什么，并對違反強(qiáng)制性規(guī)范的行為規(guī)定了處罰措施。確保這些強(qiáng)制性規(guī)范的順利實(shí)施。因此，為了得到切實(shí)全面的保護(hù)，保管文件的行政法規(guī)必須滲透到刑法中。因此，在立法過程中應(yīng)適用價(jià)值法，區(qū)分兩種違法行為的范圍，將文件行政法和刑事法規(guī)有機(jī)結(jié)合，相互滲透，發(fā)揮行政處罰的威懾力，保障文件管理的順利進(jìn)行。打擊文件破壞罪是新時(shí)期完善文件法制的要求。

2）檔案的法制化利用。存檔信息的輸出是通過信息傳輸渠道和媒體向用戶傳輸存檔信息的過程，這是整個(gè)存檔管理任務(wù)的最終目標(biāo)。為了最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，提供社會主義建設(shè)服務(wù)，對如何高效、快速、科學(xué)、合理地向用戶提供檔案信息作出了行政規(guī)定。檔案法規(guī)定了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、機(jī)關(guān)和公民在使用文件時(shí)享有的權(quán)利和義務(wù)。這些法律和規(guī)定是否合理和完善，對文件的社會價(jià)值起著決定性的作用。它還決定了這些規(guī)定的價(jià)值。目前，中國的文件行政法規(guī)對文件的綜合利用、文件信息共享、信息傳輸速度和文件貸款保護(hù)手段作出了具體規(guī)定。但是，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)水平的提高，為了確保這些法律和規(guī)定的充分實(shí)施，有必要進(jìn)一步完善和建立完善的檢查和監(jiān)督措施。

4 總結(jié)

隨著社會的發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量迅速增加，給檔案的存儲和利用帶來了一系列問題。要求在短時(shí)間內(nèi)提供大量新鮮有效的歸檔信息。因此，改革落后的管理手段已成為當(dāng)務(wù)之急。只有適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)，才能把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化和法制化；只有在法制環(huán)境下，充分利用現(xiàn)代管理手段和方法管理和利用檔案信息，我國檔案事業(yè)才能進(jìn)一步發(fā)展。