辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化路徑探析

羅逍遙

（安徽省交通控股集團(tuán)蕪湖高速公路管理中心，安徽 蕪湖 241000）

1 辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化概述

信息化已成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。對(duì)于企業(yè)而言，更精確的信息過濾能力能更精準(zhǔn)地為企業(yè)服務(wù)，為文秘工作、檔案文書管理工作一體化提供了大力支持。辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化又被稱為文檔一體化，企業(yè)需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、行政辦公管理系統(tǒng)，將文秘工作、檔案管理工作進(jìn)行有效融合，確保文秘工作、檔案管理工作的一體化、智能化、先進(jìn)性，將信息技術(shù)滲透到資料檔案編制、審核、簽發(fā)、歸檔全過程中，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督、管理，保證文書檔案管理工作呈現(xiàn)出一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特點(diǎn)。

2 辦公室檔案收集整理要遵循的工作原則

檔案信息需要服務(wù)單位的各個(gè)部門，而辦公室因?yàn)樨?fù)責(zé)檔案收集與整理工作，要想體現(xiàn)出檔案資料的服務(wù)價(jià)值，就必須加強(qiáng)收集管理的科學(xué)性和創(chuàng)新性，使得檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到有效體現(xiàn)。辦公室在對(duì)檔案進(jìn)行收集整理時(shí)必須遵循科學(xué)化的工作原則，以便提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)方案打下基礎(chǔ)。第一，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則。新階段辦公室承擔(dān)的工作任務(wù)朝著復(fù)雜化的方向發(fā)展，除了要同步各項(xiàng)檔案信息，做好信息提取記錄等工作之外，還必須協(xié)調(diào)并確保管理任務(wù)完成達(dá)標(biāo)。面對(duì)日益復(fù)雜的要求，辦公室在檔案收集整理當(dāng)中必須貫徹嚴(yán)謹(jǐn)性原則，使得檔案工作人員始終以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真與負(fù)責(zé)的態(tài)度投入檔案收集整理當(dāng)中，并將這樣的態(tài)度帶入到不同的管理階段，維護(hù)檔案的安全和保密性。第二，遵循溝通性原則。辦公室要做好檔案的收集整理工作除了要接收保存部門信息之外，還需要主動(dòng)和部門進(jìn)行溝通交流，在這一過程當(dāng)中主動(dòng)獲取相關(guān)檔案資料，并在資料整合后加強(qiáng)分類管理，為后期的檔案利用創(chuàng)造良好條件，所以整個(gè)過程必須要遵循正確的溝通性原則，保證溝通順暢，促進(jìn)信息的完整獲取。第三，遵循內(nèi)容準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容是對(duì)單位各部門發(fā)展史與工作內(nèi)容的記錄，只有保證內(nèi)容準(zhǔn)確才可以體現(xiàn)檔案信息的服務(wù)作用，為單位制定決策和開展其他各項(xiàng)工作提供資料。在信息收集整理過程中，辦公室要嚴(yán)格遵循內(nèi)容準(zhǔn)確原則，提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，做好信息真實(shí)性和準(zhǔn)確性的把控。

3 加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略

3.1 提高文檔一體化意識(shí)

文秘工作與檔案管理工作的任務(wù)存在很大差異，具有一定的獨(dú)立性，文書是檔案的來源，檔案為文書提供了保障，兩者是文檔工作中息息相關(guān)的環(huán)節(jié)。在企業(yè)中，雖然文書、檔案管理和信息化都位于辦公室之下，但在生產(chǎn)和工作中，文件和檔案工作實(shí)際上并沒有太大的聯(lián)系，信息化還沒有完全融入?；旧?，它們?nèi)蕴幱趩畏矫孀鳂I(yè)的狀態(tài)。企業(yè)雖然有統(tǒng)一的對(duì)外文件收發(fā)接口，但業(yè)務(wù)部門在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件基本上是自己負(fù)責(zé)的，包括文件流轉(zhuǎn)、控制分發(fā)、歸檔管理等。因此，為了加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化，相關(guān)管理部門必須樹立系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文檔一體化意識(shí)，提高檔案管理工作的整體水平。在文書檔案管理過程中，相關(guān)管理部門必須掌握文書處理規(guī)范化內(nèi)容，有效地開展檔案管理工作規(guī)范化基礎(chǔ)工作。同時(shí)，相關(guān)管理人員需要認(rèn)識(shí)到文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重要性，既要為當(dāng)前工作提供服務(wù)，又要為過去的工作負(fù)責(zé)，明確文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)工作，根據(jù)“文檔一體化”需求，確保各項(xiàng)公文辦理的規(guī)范性。

3.2 規(guī)范文書立卷工作

在文書檔案管理過程中，文書立卷工作發(fā)揮著十分重要的作用，它不僅能保證文件、檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化，而且在文秘工作與檔案管理的銜接中發(fā)揮著重要作用。文件立卷是文秘工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是文件檔案管理的初始內(nèi)容，管理人員必須認(rèn)識(shí)到文秘工作、文書檔案管理工作銜接的重要性。為了加大文書立卷工作力度，相關(guān)人員必須做好以下工作：首先，定期針對(duì)工作人員開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以是公文、檔案相關(guān)法律法規(guī)，引導(dǎo)員工認(rèn)識(shí)文書立卷的重要性，提高檔案意識(shí)，為工作的實(shí)施提供基本保障。二是檔案文件的規(guī)范化、智能化和日?；芾?。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，許多管理部門逐步采用了電子檔案管理系統(tǒng)。工作人員需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行收集、整理、裝訂和整理，對(duì)電子文件進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件和紙質(zhì)文件的完整性和準(zhǔn)確性。最后，要全面落實(shí)工作人員的崗位職責(zé)，文秘人員和檔案管理人員必須協(xié)調(diào)配合，明確每個(gè)工作人員的職責(zé)和分工，在文書立卷過程中嚴(yán)格遵守工作程序，確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性并為后續(xù)檔案管理的有效性提供保證。

3.3 全面整合文書檔案資源

文書檔案資料與各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行息息相關(guān)，會(huì)涉及很多機(jī)密資料，為了確保企業(yè)快速發(fā)展，相關(guān)管理部門必須認(rèn)識(shí)到文書檔案管理資料的重要性，提升文秘工作的整體水平，強(qiáng)化文書檔案管理工作，可以為工作人員提供高準(zhǔn)確性的文件信息。例如，在文件登記過程中，相關(guān)管理部門必須做好文件資料分類工作，還需要強(qiáng)化相應(yīng)的摘抄工作，準(zhǔn)確記錄負(fù)責(zé)人、標(biāo)題、時(shí)間等，為后續(xù)資料的篩選、查閱工作的有效性提供支持，有效地開展文書檔案管理工作和文秘 工作。

4 結(jié)束語

在辦公自動(dòng)化水平日益提升的大背景下，文秘工作和檔案管理工作一體化趨勢(shì)日益明顯，并對(duì)兩項(xiàng)工作提出了更加嚴(yán)格的要求?；诖?，文章介紹了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的相關(guān)內(nèi)容，總結(jié)了加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化的策略。