淺談企業(yè)檔案工作改革新思路

王曉梅

（國(guó)能包神鐵路集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)輸服務(wù)分公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017000）

檔案資源是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是落實(shí)經(jīng)營(yíng)、管理工作的重要基礎(chǔ)，在調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力而言具有不可替代的作用。尤其新時(shí)期背景下，各行各業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力與日俱增，檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分，其重要性也越來(lái)越突出[1]。然而，由于部分企業(yè)在檔案管理過(guò)程中仍然存在意識(shí)薄弱、制度缺乏、信息化水平低等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理水平不盡人意。所以，想要切實(shí)解決以上問(wèn)題，就要積極探索檔案工作改革思路，深入挖掘企業(yè)檔案的潛在價(jià)值，有效提高檔案資源利用率。

1 企業(yè)檔案工作改革的必要性

檔案是記錄企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科研等活動(dòng)的真實(shí)信息，也是企業(yè)創(chuàng)新改革發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，做好企業(yè)檔案管理工作，是提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)性工作。眾所周知，企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，是從檔案信息形成、到歸納整理、再到保管和利用的全過(guò)程質(zhì)量管理工作。新經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作涉及企業(yè)發(fā)展的方方面面。例如：企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中簽訂的協(xié)議合同、提供的售后服務(wù)等均屬于檔案資源中的重要組成部分，這些檔案資源在企業(yè)與其他方發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，可以作為法律裁決的主要依據(jù)[2]，由此可見(jiàn)，做好檔案管理工作，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效措施，而想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要強(qiáng)化檔案資源收集和管理力度，保證檔案資源安全、有效，積極尋求企業(yè)改革檔案管理新思路。

另外，企業(yè)創(chuàng)新和改革檔案管理工作，也是推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)多層次發(fā)展的有效措施。具體來(lái)說(shuō)，新時(shí)期背景下，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)，就要不斷擴(kuò)大收入，改善以往單一計(jì)劃經(jīng)濟(jì)指導(dǎo)的發(fā)展模式。例如：現(xiàn)階段部分企業(yè)為了擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模，成立了多種類型的總公司和總公司，這些公司經(jīng)濟(jì)戶頭與法人代表完全獨(dú)立，能夠直接面向社會(huì)承攬工程項(xiàng)目，在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中會(huì)形成大量檔案資源，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，是否需要約束新派生部門成為現(xiàn)階段面臨的重要問(wèn)題之一[3]。而通過(guò)改革檔案管理工作思路，構(gòu)建健全的檔案資源管理制度，編制完善的質(zhì)量職能手冊(cè)和崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，有利于為企業(yè)檔案管理工作順利實(shí)施奠定良好基礎(chǔ)，在一定程度上強(qiáng)化了檔案機(jī)構(gòu)職能。

2 企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案觀念滯后，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值

現(xiàn)階段，部分企業(yè)檔案管理工作人員，甚至少數(shù)高級(jí)管理人員仍然存在檔案管理意識(shí)薄弱、觀念落后問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理效率不高。具體來(lái)說(shuō)，這些檔案管理人員在思想方面仍然停留在“檔案是歷史記錄和保密材料”、“只要保證檔案資源不丟失、不遺漏即可”層面上，這也使得檔案管理工作只注重信息資源的安全性和私密性，沒(méi)有充分發(fā)揮其對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的價(jià)值和作用。尤其新時(shí)期背景下，企業(yè)檔案資源不再以紙質(zhì)檔案為主，還涉及大量電子檔案，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

2.2 企業(yè)檔案管理組織結(jié)構(gòu)扁平化

新時(shí)期背景下，經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力與日俱增，部分企業(yè)在改革創(chuàng)新過(guò)程中為了提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率，不斷精簡(jiǎn)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，削弱管理層次，將檔案管理組織與其他組織合并在一起，這也使得部分企業(yè)檔案管理組織結(jié)構(gòu)越來(lái)越扁平化，導(dǎo)致管理組織無(wú)法充分發(fā)揮自身職能。甚至一些企業(yè)直接撤銷檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)管理中的地位日漸下降，不僅降低了管理人員工作積極性，還制約了企業(yè)健康發(fā)展。因此，在全新形勢(shì)下，企業(yè)需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用和價(jià)值，并對(duì)其進(jìn)行重新定位，從而促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

2.3 檔案管理工作信息化水平較低

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到了信息化建設(shè)的重要性，并在創(chuàng)新改革過(guò)程中構(gòu)建了信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、企業(yè)資源管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)，在一定程度上推動(dòng)了企業(yè)信息化發(fā)展進(jìn)程，這也使得企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中形成了大量數(shù)字化信息資源，為企業(yè)以往以“實(shí)體保管”為主的檔案管理模式帶來(lái)巨大沖擊。由于企業(yè)在檔案管理方面沒(méi)有進(jìn)一步改革升級(jí)，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案始終處于“游離”狀態(tài)，不僅無(wú)法保證電子檔案資源的安全性和可靠性，還不能為企業(yè)決策和發(fā)展提供準(zhǔn)確依據(jù)[4]。

2.4 企業(yè)檔案資源分散，無(wú)法為企業(yè)提供綜合服務(wù)

隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力的與日俱增，越來(lái)越多的企業(yè)通過(guò)擴(kuò)大自身發(fā)展規(guī)模或與其他企業(yè)合并單方式提高經(jīng)濟(jì)效益，這也使得經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)涌現(xiàn)出了大量集團(tuán)公司或大型公司，這些公司的下屬機(jī)構(gòu)或者分公司具有獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)戶頭與法人代表，在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中為了自身方便，不愿向總公司或者集團(tuán)公司提交檔案[5]。雖然自20世紀(jì)80年代就有人提出實(shí)施圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理理念，但發(fā)展至今仍然沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。盡管一些企業(yè)嘗試將檔案組織與圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)相融合，并構(gòu)建信息中心，但在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中也緊通留在機(jī)構(gòu)合并層面，沒(méi)有有效整合圖書(shū)、檔案以及情報(bào)等檔案信息，無(wú)法為企業(yè)發(fā)展提供集成性、綜合性、系統(tǒng)性服務(wù)。

3 企業(yè)檔案工作改革新思路

在新時(shí)期背景下，僅對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)微調(diào)整，已經(jīng)無(wú)法充分滿足企業(yè)發(fā)展需求，只有從根源上創(chuàng)新改革，才能夠促進(jìn)企業(yè)更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展環(huán)境。眾所周知，所以改革實(shí)踐都要建立在先進(jìn)思想和理論指導(dǎo)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。新形勢(shì)下，企業(yè)需要將知識(shí)管理思想作為指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作改革的理論。

3.1 以知識(shí)管理思想為指導(dǎo)

3.1.1 知識(shí)管理模式發(fā)展進(jìn)程

當(dāng)前，人類社會(huì)已經(jīng)逐漸步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，所謂經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代，是與工業(yè)、農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)相對(duì)應(yīng)的一個(gè)全新概念，是在知識(shí)與信息基礎(chǔ)上進(jìn)行生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)，屬于一種全新形態(tài)的經(jīng)濟(jì)體系。而新的經(jīng)濟(jì)體系，必然需要構(gòu)建一套與之相對(duì)應(yīng)的管理模式、管理理念以及管理方法。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識(shí)成為衡量一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族、一個(gè)企業(yè)的重要含量資源，而知識(shí)創(chuàng)新，則是衡量國(guó)家、民族和企業(yè)發(fā)展實(shí)力的重要指標(biāo)，為了保證企業(yè)能夠更好地順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展需求，需要企業(yè)以知識(shí)管理思想為指導(dǎo)，開(kāi)展企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作。

隨著經(jīng)濟(jì)全球一體化不斷深入，知識(shí)管理革命浪潮在各個(gè)國(guó)家興起。部分西方先進(jìn)國(guó)家企業(yè)早在1998年就已經(jīng)實(shí)施了知識(shí)管理體系。而我國(guó)相對(duì)于發(fā)達(dá)國(guó)家而言起步較晚，截止至2002年才開(kāi)始引進(jìn)并實(shí)施知識(shí)管理戰(zhàn)略，其中包括北大方正、海爾集團(tuán)、清華紫光等高科技企業(yè)。

3.1.2 知識(shí)管理內(nèi)涵

企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理戰(zhàn)略，就是通過(guò)收集、整理企業(yè)內(nèi)外部信息和知識(shí)，提高信息知識(shí)利用率，同時(shí)通過(guò)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，全面提高企業(yè)應(yīng)變能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)知識(shí)管理思想包括以下幾點(diǎn)：第一，企業(yè)不僅能夠運(yùn)用知識(shí)，還能夠創(chuàng)造知識(shí)，在新形勢(shì)下，企業(yè)需要不斷結(jié)合客戶需求為客戶提供知識(shí)產(chǎn)品或知識(shí)服務(wù)。第二，知識(shí)作為企業(yè)核心戰(zhàn)略資源，在提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力方面發(fā)揮重要作用，所以企業(yè)需要重視知識(shí)資源的開(kāi)發(fā)、管理、利用水平，避免企業(yè)知識(shí)流失[6]。第三，企業(yè)需要通過(guò)共享知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)增值這一目標(biāo)，所以想要提高知識(shí)資源利用率，需要構(gòu)建健全的共享機(jī)制，第四，知識(shí)創(chuàng)新能力是衡量一個(gè)企業(yè)發(fā)展水平的重要指標(biāo)，企業(yè)需要構(gòu)建鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新機(jī)制。

3.1.3 將知識(shí)資源管理作為知識(shí)管理工作基礎(chǔ)

知識(shí)管理涉及內(nèi)容廣泛，包括知識(shí)資源、知識(shí)技術(shù)、知識(shí)員工等多個(gè)管理層面，其中知識(shí)資源管理主要是識(shí)別、收集、整理企業(yè)知識(shí)，有效提高知識(shí)資源利用率，為知識(shí)管理點(diǎn)的良好基礎(chǔ)，知識(shí)技術(shù)管理則是對(duì)充分利用知識(shí)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等現(xiàn)代化技術(shù)，為知識(shí)管理提供技術(shù)支撐，而知識(shí)員工管理則是側(cè)重于激發(fā)員工工作積極性創(chuàng)造性和自主能動(dòng)性，鼓勵(lì)員工為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供人才保障?？梢钥闯觯R(shí)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，知識(shí)資源管理則是所有工作開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提。

3.2 企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理之間的關(guān)系

3.2.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資源重點(diǎn)重要組成部分

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中形成的檔案資源和文件，能夠清晰、真實(shí)地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，屬于企業(yè)較為重要的顯性知識(shí)資源。企業(yè)顯性知識(shí)可以從兩個(gè)層面進(jìn)行深入分析：第一，企業(yè)內(nèi)部形成的檔案信息。第二，企業(yè)外部收集的情報(bào)、圖書(shū)等信息。前者屬于企業(yè)特有知識(shí)，具有隱秘性特點(diǎn)，其他企業(yè)無(wú)法獲取。后者屬于公開(kāi)知識(shí)，能夠?yàn)樗衅髽I(yè)所用。由此可見(jiàn)，企業(yè)中產(chǎn)生的檔案資源和文件信息，是提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力、調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要知識(shí)資源，那么企業(yè)檔案管理，實(shí)際上也是知識(shí)資源管理的一個(gè)過(guò)程。

3.2.2 將知識(shí)資源管理作為企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

首先，上文提到，企業(yè)檔案資源是知識(shí)資源中的重要組成部分，所以將知識(shí)資源管理作為企業(yè)檔案管理發(fā)展方向具有一定現(xiàn)實(shí)意義。另外，21世紀(jì)，越來(lái)越多的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中采用知識(shí)管理模式，所以將知識(shí)資源管理作為發(fā)展方向成為企業(yè)檔案管理的必然選擇。知識(shí)資源管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要從簡(jiǎn)到繁、循序漸進(jìn)的開(kāi)展?，F(xiàn)階段，眾多企業(yè)在檔案管理過(guò)程中已經(jīng)構(gòu)建了良好框架，甚至部分企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施數(shù)字化檔案管理模式，所以，以知識(shí)資源檔案管理為基礎(chǔ)開(kāi)展檔案管理工作具有重要意義。

3.3 構(gòu)建完善的知識(shí)資源管理平臺(tái)

3.3.1 知識(shí)資源管理平臺(tái)的主要功能

構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)，是為企業(yè)檔案管理奠定基礎(chǔ)的重要前提。該平臺(tái)能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案、信息、知識(shí)提供加工、儲(chǔ)存、收集、共享等一系列服務(wù)。企業(yè)員工可以在網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)隨時(shí)隨地通過(guò)平臺(tái)獲取檔案資源，如此不僅能夠提高檔案資源利用率，還能夠強(qiáng)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和綜合生產(chǎn)效率[7]。

3.3.2 知識(shí)資源管理平臺(tái)的主要結(jié)構(gòu)

知識(shí)資源管理平臺(tái)可以分為三個(gè)結(jié)構(gòu)，分別為知識(shí)資源庫(kù)、知識(shí)資源整合系統(tǒng)以及知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)。其中知識(shí)資源庫(kù)是用于儲(chǔ)存企業(yè)檔案、信息、知識(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)，包括企業(yè)內(nèi)部形成的文件、檔案等顯性知識(shí)，企業(yè)外部收集、購(gòu)買而來(lái)的顯性知識(shí)，以及企業(yè)工作人員在長(zhǎng)期工作積累中形成的經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅以及企業(yè)精神文化等隱性知識(shí)。另外，隱性知識(shí)需要通過(guò)完善的制度和現(xiàn)代化技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為文件、檔案等形式，使其成為顯性知識(shí)，并納入知識(shí)資源庫(kù)。知識(shí)資源整合系統(tǒng)則是為企業(yè)收集各種知識(shí)和信息奠定基礎(chǔ)，并將信息和知識(shí)進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式，使其形成系統(tǒng)化檔案資源，而后將整理后的檔案資源存入知識(shí)資源庫(kù)。而知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)的主要功能是為企業(yè)知識(shí)資源庫(kù)中的各種知識(shí)、信息提供便捷數(shù)據(jù)出口，同時(shí)接受知識(shí)資源服務(wù)反饋信息。

3.4 設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)

企業(yè)想要充分發(fā)揮知識(shí)資源管理平臺(tái)的作用和功能，就要設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)對(duì)平臺(tái)進(jìn)行負(fù)責(zé)，在機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)程中，可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、內(nèi)部管理體制、企業(yè)經(jīng)營(yíng)類型等因素進(jìn)行分析，選擇不同類型的機(jī)構(gòu)。常見(jiàn)的管理機(jī)構(gòu)有以下幾種：第一，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，主要對(duì)企業(yè)形成的各類檔案信息進(jìn)行管理[8]。第二，企業(yè)情報(bào)、檔案、圖書(shū)一體化管理機(jī)構(gòu)，主要對(duì)企業(yè)情報(bào)信息、檔案信息、圖書(shū)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。第三，企業(yè)知識(shí)資源管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)是建立在企業(yè)傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的。其既能夠成為企業(yè)下的單獨(dú)二級(jí)機(jī)構(gòu)，也可以掛靠在總經(jīng)理辦公室下，具有綜合性、協(xié)調(diào)性、專業(yè)性等多種優(yōu)勢(shì)。

3.5 提高檔案資源管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)實(shí)施知識(shí)資源管理模式后，原有的檔案管理人員也在原有管理者身份上增加了知識(shí)提供者身份。這也在一定程度上改變了企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容、性質(zhì)以及方式，同時(shí)對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出更好要求，不僅需要管理人員具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和較高的責(zé)任意識(shí)，還要全面提高其信息化水平。為了實(shí)現(xiàn)這一需求，企業(yè)需要加大管理人員培訓(xùn)力度，通過(guò)日常培訓(xùn)、定期培訓(xùn)等方式，面向管理人員灌輸現(xiàn)代化知識(shí)資源管理方法，全面提高管理人員專業(yè)水平。與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)通過(guò)定期或不定期方式總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，找到以往檔案管理工作中存在的不足之處，并針對(duì)性采取措施解決。從而提高管理人員專業(yè)水平和創(chuàng)新能力，為檔案管理順利實(shí)施奠定良好基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期背景下，企業(yè)需要以知識(shí)資源管理為核心開(kāi)展檔案管理工作，有效克服傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，同時(shí)為檔案管理工作開(kāi)拓更加廣闊的空間。全面提高檔案資源利用率，為企業(yè)決策、發(fā)展奠定李娜好基礎(chǔ)，從而提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。