會計云檔案在財務共享中心的實踐與運用

梁 艷

（江蘇省淮安市旅游信息中心，江蘇 淮安 223000）

作為企業(yè)的重要部門之一，財務部門從企業(yè)的采購到銷售，對于科學合理的管理企業(yè)的資金，具有非常重要的意義。過去財務部門總結企業(yè)資金運行和收益狀況，主要是借助于人力和計算。而隨著不斷發(fā)展的科學技術，傳統(tǒng)的工作方式對于新時期企業(yè)發(fā)展需求已經(jīng)無法提供滿足。而通過財務共享中心的構建，能提高財務部門的工作效率，對于企業(yè)健康發(fā)展，發(fā)揮有效的促進作用。在財政部印發(fā)的《國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中，對會計憑證的法律效力進行了明確，并明確規(guī)定了具體操作層面的規(guī)范性問題。包括如何實施電子化報銷入賬歸檔等，提出電子會計憑證電子化單軌制，即企業(yè)不允許出現(xiàn)只存紙不存電子版的情況?！锻ㄖ诽峁┝苏咧敢?，并從政策上保障了智慧財務和數(shù)字財務的實施。

1 傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題

首先，具有較高的生產(chǎn)成本和處理成本。因為需要打印，使紙質(zhì)憑證具有較高的管理成本和處理成本。同時因為占據(jù)較大的空間，所以不容易進行查閱，導致實體紙質(zhì)檔案具有較低的搜索效率，具有繁多的重復性工作，降低了使用效率。其次，與數(shù)字化和信息化要求無法適應。由于財務系統(tǒng)沒有密切關聯(lián)紙質(zhì)檔案，造成紙質(zhì)檔“信息孤島”案。

2 電子會計檔案在財務管理中的優(yōu)勢

首先，利用云端能夠隨時訪問電子檔案信息。遠程訪問將空間感突破，借助于云技術和大數(shù)據(jù)等，可進行高效的使用。在高效查閱的同時，能夠實現(xiàn)高效的電子會計檔案管理。其次，利用數(shù)據(jù)挖掘技術進行有效信息挖掘，能夠將契合企業(yè)價值管理的信息尋找出來。通過有效使用電子會計檔案資料，以準確下達各項決策。再次，會計檔案管理平臺通過實時更新數(shù)據(jù)，能使電子會計檔案的實效性增強，并對信息的準確性提供保障。最后，節(jié)省成本支出。利用電子會計檔案能夠將紙質(zhì)成本減少，通過系統(tǒng)自動完成大多數(shù)會計電子檔案，在優(yōu)化人力資源管理的同時，還能達到高效管理。為此，可將會計電子檔案納入財務共享中心建設中，以促進企業(yè)數(shù)字化水平的不斷提升。

3 會計云檔案在財務共享中心的運用

3.1 對于數(shù)字化和標準化的云端檔案平臺進行構建

借助于財務共享中心的信息技術平臺，能夠實現(xiàn)一體化查詢、傳遞和接受檔案信息。通過充分利用檔案信息，以高效共享各類資源。

1）檔案采集方面。通過對接不同的業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化數(shù)據(jù)采集。運用電子歸檔的方式，管理原始憑證和記賬憑證，建立并實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享一體化，將企業(yè)內(nèi)部各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘打破。在財務報賬流程方面，通過NC系統(tǒng)進行存檔，并生成憑證。為了更好地進行后續(xù)的管理審批，需要保存每一個電子影像文件。通過相關流程的完善，將人為調(diào)閱紙質(zhì)憑證的頻率減少。利用系統(tǒng)，會計人員可進行財務處理和分析。為了實現(xiàn)財務全流程數(shù)字，可通過影像操作的引入，不斷改造紙質(zhì)會計檔案管理模式。

2）檔案管理方案。檔案管理的一系列操作，如歸檔、查詢、保存等，可嚴格遵循檔案總局和財務部的相關規(guī)定。利用會計檔案平臺和影像系統(tǒng)，科學存儲會計檔案，并一一對應紙質(zhì)會計檔案和電子信息，最終實現(xiàn)流程化信息管理。立足于當前實際情況，為了便于匹配和檢索，在歸檔處理紙質(zhì)憑證時，可利用原始憑證條形碼。同時通過會計檔案管理系統(tǒng)的利用，對完整的電子信息進行保管，能夠真正實現(xiàn)全流程數(shù)字化管理會計檔案。

3）檔案查詢方面。為了提高企業(yè)財務自動化水平，實現(xiàn)財務的查檔復核，可開展更加靈活和便捷的財務工作，支持在系統(tǒng)中多維度查詢各類會計憑證。同時，利用會計檔案管理平臺，對于物理位置準確鎖定，實現(xiàn)精準定位。通過高度匹配電子和實物資料，能夠對會計檔案進行高效與科學的管理。在降低成本的同時，真正提高工作效率，為會計檔案的安全性提供保障。

3.2 建立完善的會計信息質(zhì)量控制方式

財務共享中心運用會計檔案管理平臺管理會計檔案的重點，就是高度關注會計檔案的形成過程。通過完備的會計檔案管理制度的構建，對于技術設計進行革新，由此更加高效的跟蹤、搜集和處理信息。通過對內(nèi)部質(zhì)量管理職能的不斷強化，使失誤率最大限度地 減少。

1）設立校驗復核機制。首先，為了對信息的安全性和檔案數(shù)據(jù)的完整性提供保障，就需要對完備的校驗復核機制進行構建，實現(xiàn)各業(yè)務管理系統(tǒng)的標準化數(shù)據(jù)交換。其次，提取財會有用信息。將通過業(yè)務系統(tǒng)進行歸集的財會信息的類型設計好，并確定好形成時間點。通過嚴格把控節(jié)點，審核業(yè)務流程，最終形成檔案的時間節(jié)點。

2）嵌入?yún)^(qū)塊鏈技術的不可修改性。檔案數(shù)據(jù)必須是業(yè)務流程和業(yè)務系統(tǒng)提供的會計檔案管理系統(tǒng)收集的財務檔案信息內(nèi)容，經(jīng)過確認和審核，并且不可變更。之后可在后續(xù)業(yè)務中進行加工。為了加以集成應用，需要將區(qū)塊鏈技術中的不可篡改性嵌入其中。

3.3 加強云檔案重點環(huán)節(jié)的風險控制

為了避免出現(xiàn)偏差，對財務共享服務的整體質(zhì)量提供保障，需要增加或提取財務共享中心的云檔案生成、流轉環(huán)節(jié)。

1）流轉環(huán)節(jié)風險。在共享中心中集中了各家單位的數(shù)據(jù)，因為有過多的環(huán)節(jié)，容易導致單據(jù)流轉不暢通。所以，目前非常重要的一點，就是進行嚴謹和完備的單據(jù)流轉流程。以時間為單位進行劃分，對其實效性進行分析，并對其正確性進行審核。同時，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，還要指派專人定期傳送票據(jù)，由此促進會計數(shù)據(jù)準確性的不斷提升。

2）信息內(nèi)容差異的風險。在數(shù)字化運行會計檔案的過程中，需要并行紙質(zhì)和電子雙線，因此存在紙質(zhì)與電子版的憑證信息內(nèi)容不一致的風險。為了能夠對財務共享模式下會計檔案的質(zhì)量提供保障，就需要建立邏輯上的一致性。通過實施專業(yè)化、標準化和集中化的會計檔案管理工作，對于財務共享服務處理下檔案處理不一致的風險進行有效規(guī)避。

3）邏輯不一致的風險。使用會計檔案管理平臺的價值基礎，就是從技術上保障紙質(zhì)會計憑證與對應的電子會計檔案信息具備邏輯上一致性。概括而言，在會計核算處理流程中，從技術上校驗電子會計檔案和紙質(zhì)檔案的一致性和真實性，并對電子信息和紙質(zhì)信息的一致性問題定期進行抽樣檢查和復核。

4 結語

對于財務共享中心實施的會計檔案管理。通過實施科學化的管理流程，能開展更加便捷和方便的會計工作。新的歷史時期，共享模式的發(fā)展，提高了社會生產(chǎn)力和企業(yè)效率，對于高效運行財務工作，可謂是功不可沒。