事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路分析

周曉暉

（德州市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心，山東 德州 253000）

筆者長期在衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心工作，對檔案工作的重要性深有體會。檔案重要的單位資源，記載了事業(yè)單位的重要事項、人事信息等，在信息建設(shè)高速發(fā)展的今天，檔案管理工作開展的質(zhì)量和效率應(yīng)該受到相關(guān)工作人員的充分重視。采用科學(xué)的方法保護(hù)檔案使其免受破壞并對檔案資源進(jìn)行充分利用才能使檔案管理工作發(fā)揮出最大化的作用，才能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值所在。創(chuàng)新性開展檔案管理工作要堅持辯證的態(tài)度，既要摒棄傳統(tǒng)低效工作方式又要繼承與發(fā)揚(yáng)好的做法，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新方能實現(xiàn)科學(xué)管理和 利用。

1 檔案管理存在的問題

1）數(shù)字檔案載體存在的問題。在衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心任職的這段時間內(nèi)，筆者見證了檔案管理工作由紙質(zhì)載體到電子載體的變化過程。筆者在工作時發(fā)現(xiàn)采用數(shù)字化載體進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理，雖然有很多優(yōu)勢，但同時也存在一些弊端。數(shù)字化檔案管理需要事業(yè)單位抽調(diào)人力對數(shù)字化載體進(jìn)行維護(hù)，也要分出管理精力維護(hù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。由于數(shù)字檔案管理發(fā)展水平仍然不高，導(dǎo)致人們在調(diào)用檔案時比較繁瑣。尤其是一些記載復(fù)雜圖紙的檔案在進(jìn)行數(shù)字化時需要耗費(fèi)大量的時間和精力，反而使用紙質(zhì)載體非常便捷實用。在這種情況下相關(guān)部門的工作人員傾向于選擇使用方便快捷的紙質(zhì)檔案而不會選擇電子檔案，使得電子檔案的利用率不高，電子檔案在某些方面形同虛設(shè)。除此之外，部分單位的檔案管理工作還沒有進(jìn)行數(shù)字化改革，仍然以紙質(zhì)檔案作為主要的信息載體，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化時工作量很大，長期以來檔案的錄入和整理都比較困難，效率一直不高。

2）檔案管理制度不完善?，F(xiàn)階段，由于事業(yè)單位檔案管理工作的制度不完善導(dǎo)致檔案管理工作開展執(zhí)行力不足，沒有配套的規(guī)章制度予以指導(dǎo)和約束。當(dāng)前，我國事業(yè)單位的檔案管理采用的管理制度大體上一致，很多單位都是在照搬照抄現(xiàn)成的管理制度，沒有針對本單位的實際特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理制度。由于事業(yè)單位對管理制度沒有充分研究討論，導(dǎo)致一些制度并不適用于本單位的檔案管理工作，就會對檔案管理效率造成直接影響，對檔案管理工作創(chuàng)新造成較大阻礙。與此同時，由于檔案管理制度不完善導(dǎo)致對檔案管理工作的配套監(jiān)督力度也不夠，檔案的各項審核工作都沒有扎實開展，一些單位甚至暴露出泄露檔案、販賣檔案的嚴(yán)重問題，給單位形象造成了惡劣 影響。

3）檔案管理缺乏創(chuàng)新。思想是行動的先導(dǎo)，只有提高檔案管理的重視程度，制定一系列鼓勵措施，對檔案管理優(yōu)秀的個人進(jìn)行獎勵表彰，才能激發(fā)工作人員的積極性。如果不采取一定的鼓勵措施，就會使工作人員在長期的枯燥檔案管理工作中失去積極性，形成惰性心理和行為，自然也不會對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

1）載體創(chuàng)新。我國已經(jīng)全面進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化和信息化時代，雖然數(shù)字化檔案管理工作現(xiàn)階段仍然存在一些矛盾問題沒有解決，但信息化仍然是事業(yè)單位各項工作創(chuàng)新發(fā)展的總體趨勢。網(wǎng)絡(luò)給人們生活帶來的變化是觸手可及的，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案也僅僅是時間的問題，深入推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能使該工作安全性和效率出現(xiàn)明顯提高，也可以滿足用戶對資源共享的需求。為了解決檔案管理工作量巨大的問題，不妨對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。例如，可以降低檔案管理權(quán)限，讓每個工作人員都可以上傳檔案信息，這樣就可以顯著提高檔案錄入效率，及時完成檔案的上傳工作。為實現(xiàn)這個目的，事業(yè)單位的檔案管理部門可以建立資源云存儲平臺，實現(xiàn)資源的便捷上傳。除此之外，數(shù)字化存儲的載體也具有創(chuàng)新性，相比于紙質(zhì)載體而言硬盤或者磁盤等存儲載體占用空間比較小，并且對檔案進(jìn)行拷貝時比較容易，各種檔案信息可以方便地進(jìn)行存儲也可以快捷的進(jìn)行備份，因此載體創(chuàng)新不僅能提升檔案傳輸效率也能夠提升檔案管理的安全性。

2）管理創(chuàng)新。筆者事業(yè)單位檔案管理的主要對象是工作人員和管理工具，首先要對檔案管理的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，成立監(jiān)督部門對工作人員的檔案管理工作開展績效評價，要把檔案管理責(zé)任落實到個人，用嚴(yán)格的管理制度約束檔案管理工作人員的行為，從管理上防止檔案泄露。

現(xiàn)在的私人信息保護(hù)工作仍然有很多不到位的地方，我們的電話號碼也會以各種形式泄露出去，事業(yè)單位的檔案安全管理也面臨著類似的問題，因此一定要加強(qiáng)制度建設(shè)以全面提升管理水平。

在檔案管理工具創(chuàng)新問題上，筆者認(rèn)為可以通過建立關(guān)系圖的方式加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，厘清各類檔案之間的關(guān)系，使檔案管理思路更加清晰。還可以采取多種方式提升檔案的檢索能力，在檔案管理系統(tǒng)中新增關(guān)鍵字、詞檢索功能，還可以按照時間順序?qū)n案進(jìn)行排序，開發(fā)按照一定時間范圍對檔案進(jìn)行檢索等功能。上述創(chuàng)新思路都能夠使檔案管理和使用工作變得更加便捷，使檔案管理工作更加人性化。在檔案調(diào)用和使用權(quán)限的確定事項中要提高敏感性，一些公開性檔案可以放開查閱權(quán)限，允許全體人員查看檔案，對于一些涉密檔案要設(shè)置為部分人員可查看，防止隱私檔案泄露。

3）研發(fā)創(chuàng)新?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此。檔案管理的相關(guān)軟件系統(tǒng)開發(fā)需要各種人才應(yīng)用各種專業(yè)知識進(jìn)行，在系統(tǒng)研發(fā)過程中還應(yīng)該具有創(chuàng)新性思維，并且要廣泛采納基層工作人員的使用意見，最終實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的一體化管理模式。進(jìn)行一體化管理模式探索的核心理念是對檔案信息進(jìn)行全面編研，通過技術(shù)手段將大量碎片化的檔案信息進(jìn)行整合，查找信息之間的關(guān)聯(lián)性，以便于用戶在查閱檔案時獲取更加全面的檔案信息，以提升信息挖掘能力，同時為管理者提供更好的決策依據(jù)。

事業(yè)單位的檔案管理尤其復(fù)雜繁瑣，大量的檔案信息涉及基層工作者的根本利益，只有在建立檔案管理系統(tǒng)之初就做好各項基礎(chǔ)性的分類、整合工作，才能為后續(xù)檔案管理的良性發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。檔案管理的應(yīng)用研發(fā)創(chuàng)新還要考慮到服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，要將被動服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)模式，從根據(jù)用戶需求提供檔案服務(wù)到主動提供檔案服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變，利用好微信公眾號平臺對檔案管理創(chuàng)新成果推廣，提高資源服務(wù)范圍。

3 結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位最重要的工作之一，檔案管理工作的高效開展對事業(yè)單位各項工作正常運(yùn)行的重要作用不言而喻?，F(xiàn)階段我國進(jìn)入了全新的歷史時期，各個領(lǐng)域都在經(jīng)歷著深刻變革，檔案管理工作也在這場洪流中發(fā)生著巨大變化，在遇到了巨大挑戰(zhàn)的同時也迎來了全新的發(fā)展機(jī)遇。