淺談如何做好區(qū)縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作

劉玉梅

（云南省麗江市永勝縣檔案局，云南 麗江 674200）

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)是一項(xiàng)基本的社會(huì)養(yǎng)老保障制度，是社會(huì)安定的重要保證，也是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。實(shí)現(xiàn)“老有所養(yǎng)”是廣大人民群眾的熱切期盼。根據(jù)黨的十七大和十七屆三中全會(huì)做出的決策部署，2009年下半年，國務(wù)院決定開展新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)，2011年啟動(dòng)了城鎮(zhèn)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)。2012年，國務(wù)院在全國所有縣級(jí)行政區(qū)全面開展新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和城鎮(zhèn)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作。至此，我國基本實(shí)現(xiàn)了社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度全覆蓋。

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是業(yè)務(wù)辦理中形成的原始依據(jù)，其重要性越來越受到管理部門和經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的重視和關(guān)注。筆者根據(jù)近幾年來指導(dǎo)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案建設(shè)的工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)就如何做好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 提高認(rèn)識(shí)，把城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作擺在首要位置

各級(jí)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要以對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)參保群眾負(fù)責(zé)的高度責(zé)任感，切實(shí)把城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)檔案管理工作納入養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的重要內(nèi)容，納入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和目標(biāo)管理之中。一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專門的檔案室，配備專兼職檔案人員，完善檔案管理責(zé)任體系，為檔案管理工作的順利開展提供強(qiáng)有力的組織保證。二是層層落實(shí)目標(biāo)責(zé)任制，將檔案管理和養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同檢查、同考核。一把手親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)抓，科室領(lǐng)導(dǎo)直接抓，形成一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的良好格局。三是完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范管理。管理制度是促進(jìn)依法治檔和做好日常檔案管理工作的依據(jù)和保證。力求制度細(xì)化、具有可操作性和指導(dǎo)性，具有明確的約束性，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

2 加強(qiáng)管理，夯實(shí)基礎(chǔ)，嚴(yán)把城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量關(guān)

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)檔案形成于日常的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作中，能否做好檔案管理工作，關(guān)鍵在于能否抓住日常工作這個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，打好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)。為此，要從社會(huì)保險(xiǎn)檔案的源頭抓起：一是抓好業(yè)務(wù)經(jīng)辦關(guān)。做好參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、基金征繳、賬戶管理、待遇核發(fā)和稽核等具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的各種資料，做到一月一整理，一月一立卷?；鸸芾磉^程中形成的財(cái)務(wù)管理憑證和各科室具體負(fù)責(zé)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及時(shí)整理、隨時(shí)立卷，按時(shí)歸檔。二是嚴(yán)把資料收集關(guān)。一要明確歸什么。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)檔案涉及的內(nèi)容多，涉及的人員廣，因此要把經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內(nèi)容。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦中重點(diǎn)要把握好登記環(huán)節(jié)、征繳環(huán)節(jié)、轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)、個(gè)人賬戶一次性支付環(huán)節(jié)、待遇核定環(huán)節(jié)、待遇支付環(huán)節(jié)、基本信息變更環(huán)節(jié)、個(gè)人賬戶對(duì)賬環(huán)節(jié)、催繳欠費(fèi)環(huán)節(jié)、稽核審計(jì)環(huán)節(jié)、基金管理環(huán)節(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案資料。二要明確誰來歸。要做到責(zé)任到人，每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的具體經(jīng)辦人員要負(fù)責(zé)該環(huán)節(jié)材料的收集、整理、裝訂工作，經(jīng)專職檔案管理人員審核合格后移交檔案室，再由檔案員確定保管期限、編號(hào)后歸檔。三要明確怎么歸?？赏ㄟ^兩個(gè)步驟來完成，即檔案收集、檔案整理。檔案收集時(shí)注意把有查考利用價(jià)值的材料收集完整，發(fā)現(xiàn)有缺失的及時(shí)補(bǔ)齊，做到真實(shí)完整。檔案整理時(shí)要使用檔案部門規(guī)定的統(tǒng)一制作的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每本卷都制作《案卷全引目錄》和《卷內(nèi)備考表》，在各項(xiàng)簽字完整的基礎(chǔ)上做好收集、利用等情況記載，認(rèn)真填寫卷皮內(nèi)容，做到清晰、明確。三是把好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案整理關(guān)。在檔案整理過程中，要始終堅(jiān)持科學(xué)分類、合理組卷的原則。制定科學(xué)、清晰的工作流程和方法，對(duì)業(yè)務(wù)資料的鑒別、分類、排序、編目、裝訂等工作做詳細(xì)的規(guī)范，做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。同時(shí)實(shí)行層層檢查制度，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)原有養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料分類不清的，由各科室業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行重新分類，對(duì)內(nèi)容重復(fù)的進(jìn)行剔除，對(duì)頁面殘缺的進(jìn)行粘貼修復(fù)。對(duì)一些不符合要求的檔案資料，如資料破損不堪，字跡不清無法辨認(rèn)，表冊(cè)簽字、蓋章不全等要想方設(shè)法進(jìn)行補(bǔ)救。對(duì)缺失的材料，及時(shí)要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，進(jìn)行查實(shí)、補(bǔ)漏。對(duì)大小不一的材料，嚴(yán)格按照規(guī)定的尺寸進(jìn)行整理、折疊、剪裁、修補(bǔ)、裱糊，力求確保歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。

3 加強(qiáng)硬件建設(shè)，完善檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施

檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理的物質(zhì)條件。為了創(chuàng)造良好的管理?xiàng)l件，要重視檔案工作的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做到庫房與查閱、辦公三分開。檔案室要安裝防盜門窗，配置空調(diào)和符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的密集架及卷皮、卷盒等。檔案庫房配置吸塵器、加濕器、滅火器、裝訂機(jī)、溫濕度計(jì)等設(shè)施，達(dá)到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防磁的“九防”要求。同時(shí)，根據(jù)工作需要配備微機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。為檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展打下牢固的基礎(chǔ)。

4 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的技能和素質(zhì)

檔案人員擔(dān)負(fù)著對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等基本工作，加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)也是搞好檔案工作的首要前提。一是挑選合格的工作人員擔(dān)任檔案管理員，檔案人員必須在思想上具有高度的責(zé)任心、政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性，在業(yè)務(wù)上要求做到熟、精、勤。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，消除等待調(diào)卷利用檔案的思想，要積極思考如何更好的開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際工作能力。使檔案人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，了解和掌握檔案基礎(chǔ)知識(shí)，掌握檔案整理工作的技能、流程和方法，做到政策熟、業(yè)務(wù)精。三是充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系作用，專職檔案員一方面主動(dòng)收集散存在科室和個(gè)人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案工作人員加強(qiáng)聯(lián)系，不僅在業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)，而且在具體操作上積極參與，使科室檔案和參保人員綜合檔案同時(shí)進(jìn)行規(guī)范化管理。四是開展經(jīng)驗(yàn)交流，提高檔案管理水平，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，開闊視野，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，探討研究檔案知識(shí)，總結(jié)教訓(xùn)，改進(jìn)工作不足，提高工作效率。

5 結(jié)束語

總之，隨著城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的不斷發(fā)展，相應(yīng)的檔案管理工作今后應(yīng)更好地服從和服務(wù)于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的大局，各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要從城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，以實(shí)現(xiàn)檔案制度化、規(guī)范化、信息化、專業(yè)化管理為目標(biāo)，以實(shí)行檔案綜合管理為手段，才能進(jìn)一步提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作業(yè)務(wù)檔案的管理水平，不斷推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)健康、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。