辦公室文件與檔案管理一體化管理工作分析

謝勤萍

（南京勤學職業(yè)培訓學校，江蘇 南京 210000）

辦公室文檔一體化管理是將文件和檔案歸為一個整體進行科學合理的系統(tǒng)管控，是辦公室人員對文件或檔案從產(chǎn)生到保存整個文檔周期的規(guī)劃管理工作，以確保文檔的完整性和準確性。

1 辦公室文件與檔案管理一體化的工作現(xiàn)狀

1.1 文件檔案管理工作脫節(jié)

現(xiàn)階段文件和檔案管理工作由不同部門或不同人員進行負責，而文檔的收集整理工作依然是辦公室人員管控，很多時候都出現(xiàn)了文件或檔案未進行分類直接交由檔案部門，這為相關人員的工作造成了諸多不便，導致檔案管理工作耗費大量時間。并且檔案管理部門對辦公室的監(jiān)督管理以及文件移交工作都需要重新檢查，影響了企業(yè)內(nèi)部的工作效率，而在此過程中文檔信息的傳遞較為復雜，很容易降低文檔的利用效率并出現(xiàn)缺失、遺漏等問題。

1.2 缺乏一體化管理意識

檔案管理工作已經(jīng)被大部分企業(yè)所重視，不過檔案重要性的體現(xiàn)并未反映到文檔一體化管理工作當中，多是針對檔案自身的存儲和維護。一方面是傳統(tǒng)文件和檔案的概念在工作人員內(nèi)心占據(jù)較大的位置，其產(chǎn)生機構(gòu)和服務主體具有差別，相關人員習慣性地將文件和檔案分開，影響文檔一體化管理的進程。另一方面是部門之間缺乏文件和檔案的溝通交流，使文件和檔案傳遞一直處于辦公室和檔案館之間，增加了管理工作難度[1]。

1.3 信息技術運用不充分

文檔一體化管理需要依托于信息技術的支持。目前部分單位信息技術的普及程度不高，檔案管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、公文系統(tǒng)之間沒能形成數(shù)據(jù)共享，相關文件的傳輸和確認存在障礙，相關人員利用文檔信息的效果較差，無法滿足文檔一體化的要求。

2 優(yōu)化辦公室文件與檔案管理一體化管理工作的措施

2.1 明確文件檔案范圍

企業(yè)單位必須先明確細化文件檔案的歸檔范圍，才能避免信息傳遞和收集過程中出現(xiàn)差錯，杜絕部分文書檔案的歸檔范圍不夠明確的問題，以便于后續(xù)構(gòu)建標準化、精細化的文檔管理體系。通常來說企業(yè)辦公室文件主要有三種類別。首先是政策公文類的文件，這類文件是企業(yè)工作的運作依據(jù)，將會影響企業(yè)日常管理工作的開展，必須優(yōu)先處理政策公文類的文件，務必做好文檔管理工作。其次是會議類文件，多是企業(yè)內(nèi)部進行商討、總結(jié)、計劃的方案和報告，會議類文件是企業(yè)管理決策和發(fā)展方向的重要組成部分，文檔一體化處理可以避免文件的頻繁傳遞，能夠有效落實會議梗概，在需要使用時候能夠及時運用。最后一類就是各部門之間的交流、傳遞用文件，這類文件應及時錄入數(shù)據(jù)庫，進行分類保存，在政策和會議文件處理完成后進行文檔歸類，為后續(xù)憑證作為參考。在明確文檔范圍后，管理工作需建立文書檔案的精細化管理范圍，針對各類文件的使用、存儲、收集和銷毀都應有規(guī)范的管理方法，進一步提升文件檔案一體化管理的標準。

2.2 提高文檔一體化管理意識

文件處理與檔案管理在過往工作中具有較大差異，不過文件是檔案的前身，而檔案則為文件提供了后續(xù)保障，兩者在企業(yè)內(nèi)部相互聯(lián)系、相互結(jié)合?，F(xiàn)階段注重文檔一體化結(jié)果的意識是文檔管理工作難以前進的阻礙之一。相關人員在工作之中應避免傳統(tǒng)的單方面作業(yè)，各部門之間文件的流轉(zhuǎn)、控制分發(fā)和歸檔管理信息應及時傳遞給文檔管理人員。這就要求相關人員和企業(yè)各部門都必須建立文檔一體化的概念，構(gòu)建文檔一體化工作流程，才能提高管理工作的整體效率。在文檔管理過程中，有關人員除了掌握文件處理的規(guī)范內(nèi)容外，還需了解歸檔管理的重要性，避免出現(xiàn)文件處理完成后便無人管控的現(xiàn)象。而文檔管理人員在提高文檔一體化管理專業(yè)能力的同時，應加強對過往和未來文件檔案的處理，不僅要保證現(xiàn)階段文檔一體化管理工作，而且應統(tǒng)籌管控企業(yè)所有文檔的一體化進程，以此在滿足企業(yè)文件辦理、檔案存儲的規(guī)范性，逐漸減少過往文件和檔案分開處理的情況，加強文檔一體化的推廣。

2.3 綜合應用信息技術

辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)運用在一些企業(yè)的檔案管理工作之中，文檔一體化管理系統(tǒng)也逐漸普及。文檔一體化管理系統(tǒng)能夠大幅度提高文檔管理人員的工作效率，在處理公文流轉(zhuǎn)、公文辦理上更加便捷，并且信息化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)即時歸檔，有效保證了文檔的完整性和準確 性[2]。目前文檔種類日益豐富，文檔數(shù)量也在不斷增加，運用信息技術進行文檔管理工作是大勢所趨。因此為保障文檔一體化管理系統(tǒng)的有效運行，需要提高企業(yè)文檔管理的信息化水平，通過架構(gòu)網(wǎng)絡平臺、檔案數(shù)據(jù)庫來滿足實際工作需求，并在建設過程中應加強相關人員的信息技術能力，提高文檔一體化管理系統(tǒng)的利用效果，從而建立文檔一體化管理標準體系，加快文件檔案資料的收集與轉(zhuǎn)換，提升效益和質(zhì)量，是利用文檔一體化管理系統(tǒng)實現(xiàn)辦公室文件與檔案管理整合的有效方法。

3 結(jié)論

為實現(xiàn)辦公室文件和檔案管理一體化，需要企業(yè)各部門樹立文檔一體化意識，降低文件和檔案的分散性。在明確文件檔案范圍的基礎上，應加強文檔信息化、數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設，幫助文檔管理人員加強文檔一體化管理的應用效果，確保文檔分類、整理和儲存的完整性和準確性，促進文檔一體化管理工作的有效開展。