試論事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

李曉葉

（山西省大同市現(xiàn)代教育發(fā)展中心，山西 大同 037047）

檔案資料是非常重要的社會(huì)性資源，特別是事業(yè)單位所保存的檔案信息，往往涉及重要的社會(huì)事項(xiàng)，具有極其可觀的參考價(jià)值，因此如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作就成為人們關(guān)注和重視的重要課題。隨著事業(yè)單位檔案工作的進(jìn)步，人們的檔案管理思路越來越清晰、檔案管理方面的措施越來越切合實(shí)際，一種以人為本的管理思想逐漸成型并快速推廣和普及，改變了傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案工作模式。但在具體舉措方面，人性化管理模式仍然不夠成熟，對(duì)事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理措施進(jìn)行研究勢在必行。

1 改變管理方式

過去的檔案工作模式下，檔案管理工作的應(yīng)有價(jià)值始終無法發(fā)揮出來，檔案信息和資源未能得到合理應(yīng)用，人們對(duì)檔案工作的重視程度也因此得不到提升，給事業(yè)單位檔案工作效率帶來了一定的負(fù)面影響。在過去的管理模式下，人們對(duì)檔案管理的理解和思路與現(xiàn)在截然不同，很多人認(rèn)為檔案管理就是對(duì)檔案資料進(jìn)行保存，卻忽略了檔案信息本身的應(yīng)用價(jià)值，管理方式僵化死板，與新時(shí)期事業(yè)單位檔案人性化管理要求格格不入。為了實(shí)現(xiàn)人性化檔案管理目標(biāo)，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)以為人民服務(wù)為原則，對(duì)人民群眾檔案信息需求進(jìn)行研究和分析，根據(jù)人民群眾對(duì)檔案工作的期待值，調(diào)整管理工作方式，使檔案管理工作在新時(shí)期發(fā)揮新作用。換而言之，就是要提升檔案管理人員對(duì)檔案管理的理解程度，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理工作方法，建立以服務(wù)為基礎(chǔ)的管理體系，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況，重構(gòu)檔案資料分類管理方法，完成檔案資料分類處理工作，根據(jù)檔案信息內(nèi)容新建或合并傳統(tǒng)檔案分類，提升人性化管理的效率。

2 細(xì)分管理種類

相比于企業(yè)的檔案管理而言，事業(yè)單位的檔案管理顯然更加復(fù)雜，其涉及多種多樣的檔案資料種類，檔案管理人員需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和處理，使之更加簡單、更加清晰，并保證檔案時(shí)間的準(zhǔn)確性，從而為有需要的人提供準(zhǔn)確的材料支持。同時(shí)，為保證事業(yè)單位檔案工作人性化水平，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本單位的具體工作方向，對(duì)現(xiàn)存檔案信息進(jìn)行種類細(xì)分，并通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化掃描及儲(chǔ)存，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)文件易丟失、易損毀的問題，更好地為人們提供檔案服務(wù)，從根本上提升檔案管理工作的有效性和人性化水平。

3 優(yōu)化檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位檔案工作的環(huán)境直接決定了其最終的管理效果，只有建立營造人性化環(huán)境，工作人員才可能在工作氛圍的影響下，做好人性化檔案管理工作，這種工作氛圍可以分成物理環(huán)境和精神環(huán)境兩方面，高質(zhì)量的檔案管理物理環(huán)境，能夠讓工作人員在工作中更加舒適，其管理效果才能得到提升；而高質(zhì)量的檔案管理精神環(huán)境，則能夠讓檔案工作者產(chǎn)生尊重知識(shí)、尊重信息的想法，還有助于提升他們?yōu)槿嗣穹?wù)的思想水平，事業(yè)單位方面應(yīng)加大投資力度做好物質(zhì)條件建設(shè)，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境建設(shè)，適當(dāng)調(diào)整室內(nèi)光線、色彩搭配等，從而確保檔案工作者能在舒適的工作環(huán)境中完成人性化管理任務(wù)，確保事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平，讓人民群眾更加認(rèn)可人性化管理模式。同時(shí)，為確保檔案管理人員的工作積極性，還需要加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)，通過設(shè)置茶點(diǎn)室等功能區(qū)，為感到疲憊的檔案管理人員提供精神上的支持，讓他們能夠在復(fù)雜的檔案管理工作之余得到休憩，從根本上提升事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理水平。

4 建立人性化管理制度

根據(jù)實(shí)際情況來看，目前大多數(shù)事業(yè)單位的檔案工作人性化管理都存在制度不健全的問題，這一問題的存在必然會(huì)影響到工作的順利進(jìn)行，想要讓人性化管理真正落到實(shí)處，就必須要強(qiáng)化工作人員的心理動(dòng)因，讓檔案管理工作人員主動(dòng)參與到工作中去，激發(fā)他們工作和管理方面的潛能，讓他們根據(jù)工作中積累的一系列經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作創(chuàng)新，改變過去以制度和權(quán)力強(qiáng)行要求工作人員的問題。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理工作人員普遍具有突出的專業(yè)化素養(yǎng)，他們往往能夠?qū)I(yè)有效地處理檔案工作，但是在實(shí)際工作中也存在工作職責(zé)不夠明確、一人身兼多職、人員結(jié)構(gòu)不清晰等問題，這都不利于事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理。為了改變這一問題，在今后的工作中事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)以本單位檔案管理工作情況為基礎(chǔ)，盡快建立人性化管理制度，保證檔案管理人員制度管理有效性，利用靈活先進(jìn)的管理手段，提升檔案工作相關(guān)業(yè)務(wù)的有效性。另外，事業(yè)單位檔案工作也要考慮到服務(wù)方面的問題，不斷優(yōu)化制度內(nèi)容，避免傳統(tǒng)檔案工作制度在新時(shí)期造成新的不利影響?；仡檪鹘y(tǒng)檔案工作制度可以發(fā)現(xiàn)，檔案借閱過程過于繁瑣、登記流程過于復(fù)雜等一系列問題比比皆是，這必然影響到人性化管理的效果，即使按照流程進(jìn)行登記，使用者仍然要面臨其他的阻礙因素，很難及時(shí)地得到檔案信息服務(wù)，久而久之就會(huì)失去使用檔案信息的積極性，這個(gè)過程顯然與事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理目標(biāo)有較大出入。因此在今后的發(fā)展中，事業(yè)單位檔案工作人員應(yīng)充分考慮檔案服務(wù)人性化需求，通過調(diào)整制度內(nèi)容、優(yōu)化表達(dá)方式、豐富溝通細(xì)節(jié)等，給檔案信息的使用者提供具有人性化特征的服務(wù)，認(rèn)可他們使用檔案的權(quán)力，通過鍥而不舍的細(xì)節(jié)調(diào)整，建立優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的相互關(guān)系，以具有人性化的制度促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作發(fā)展。

5 增強(qiáng)管理中對(duì)于科技的運(yùn)用

人性化管理是一種極具應(yīng)用價(jià)值、更能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作需求的管理模式，其能夠保證事業(yè)單位檔案工作中的管理水平，但這并不意味著人性化管理能夠取代規(guī)章制度而存在，制度和人性化管理之間存在千絲萬縷的關(guān)系，二者既矛盾又統(tǒng)一，只有利用規(guī)章制度進(jìn)行硬性管理、利用人性化管理，才能提升事業(yè)單位檔案工作的效果。這一點(diǎn)在檔案工作人員登記管理上體現(xiàn)得比較明顯，很多事業(yè)單位都采取了打卡上班制度，要求檔案工作者在設(shè)備上進(jìn)行登記，而不是安排專門的工作人員進(jìn)行管理，這改變了過去登記管理不規(guī)范的問題，解決了同事之間可能存在的沖突；另外，還有部分事業(yè)單位開始對(duì)檔案服務(wù)制度進(jìn)行優(yōu)化，改變傳統(tǒng)檔案服務(wù)登記制度，引進(jìn)了先進(jìn)的人臉識(shí)別等技術(shù)，對(duì)進(jìn)入館內(nèi)的人員進(jìn)行自動(dòng)登記和識(shí)別，檔案需求者可根據(jù)自己的需求對(duì)檔案進(jìn)行查閱，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)完成人員記錄，這避免了傳統(tǒng)借閱制度的一系列問題，能夠從根本上提升檔案工作的質(zhì)量。除此之外，計(jì)算機(jī)檔案查閱系統(tǒng)的建立，改變了傳統(tǒng)檔案查閱模式存在的弊端，需求者可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索和篩選自己需要的檔案信息，并進(jìn)行即時(shí)性查閱，其檔案信息獲取速度會(huì)成倍增長，檔案服務(wù)的質(zhì)量自然而然就能得到提升，人性化管理的優(yōu)越性由此可見一斑。

6 結(jié)語

事業(yè)單位檔案工作人性化管理具有突出的應(yīng)用價(jià)值，能夠讓檔案管理工作者產(chǎn)生工作積極性，保證他們的工作熱情、鼓勵(lì)他們根據(jù)工作情況進(jìn)行創(chuàng)新，從根本上提升檔案工作的水平。在今后的發(fā)展中，事業(yè)單位方面應(yīng)積極主動(dòng)地增強(qiáng)檔案工作的科技水平，在優(yōu)化檔案管理環(huán)境的同時(shí)，通過建立人性化管理制度的方式改變管理方式，解決傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案工作存在的一系列問題，提升檔案工作人性化管理水平。