事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

魏 芳

（大同市第五人民醫(yī)院，山西 大同 037000）

隨著我國(guó)社會(huì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整與經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也在不斷進(jìn)行的改革與重組，并且逐漸深入，由此事業(yè)單位檔案管理工作也引起了相關(guān)部門的廣泛重視。檔案管理對(duì)于國(guó)家機(jī)關(guān)與事業(yè)單位來說，雖然是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是其作用重大。高效的檔案管理工作可有效提高事業(yè)單位的工作效率，促使其做好本職工作，更好地為人民服務(wù)。但是不可否認(rèn)的是，事業(yè)單位檔案管理仍舊存在著一些問題進(jìn)行解決，檔案管理人員必須結(jié)合國(guó)家的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新思考，提出更加規(guī)范化、科學(xué)化的管理方法，促進(jìn)事業(yè)單位的更好發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的原則分析

1）差異性原則。事業(yè)單位內(nèi)部擁有眾多的檔案資料，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一定要充分尊重檔案的差異性原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容與性質(zhì)進(jìn)行分類處理，并標(biāo)注相應(yīng)編碼，方便后期的查閱尋找。這就要求檔案管理人員必須依照檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)將整理好的檔案放在相應(yīng)的文件夾與文檔中。

2）與時(shí)俱進(jìn)原則。事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展需要建立在完善的制度保障之上，但是隨著社會(huì)形勢(shì)的不斷變化，所有的制度都在進(jìn)行著相應(yīng)的調(diào)整與變革，以此才能促進(jìn)事業(yè)單位更好的服務(wù)于人民?，F(xiàn)如今隨著我國(guó)國(guó)際地位的不斷提高，行政事業(yè)單位的檔案管理理念與方法也要與國(guó)際接軌，這也就要求事業(yè)單位的檔案管理人員，必須與時(shí)俱進(jìn)不斷學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案管理工作的更加完善與科學(xué)。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題分析

1）缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段。傳統(tǒng)的檔案管理大多以紙質(zhì)為載體，但是由于紙質(zhì)的特殊性，增加了檔案長(zhǎng)期保存的難度。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理大多進(jìn)行了信息化建設(shè)，由有實(shí)物形態(tài)的紙質(zhì)管理逐漸過渡到無(wú)實(shí)物形態(tài)的電子管理，這也極大的簡(jiǎn)化了檔案管理人員的工作繁瑣程度。但是在轉(zhuǎn)化的過程中，需要充分借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。由于缺乏必要的管理手段，使得檔案管理工作難以做到細(xì)致化和高效化，同時(shí)也不能及時(shí)進(jìn)行資源共享，無(wú)法通過快速的搜索引擎來找到相關(guān)資料，這也在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案管理效率。

2）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，牽涉眾多內(nèi)容，要求檔案管理人員必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和專業(yè)的素質(zhì)來保證檔案管理工作的有序開展。一般來說，檔案管理人員不僅要以龐大的知識(shí)儲(chǔ)備為基礎(chǔ)，諳熟檔案編目，同時(shí)也要具備敏銳的信息洞察力，為員工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不僅如此，檔案管理人員也要熟知國(guó)家的有關(guān)方針政策，明確檔案管理性質(zhì)，落實(shí)檔案管理職能，從而更加高效的為社會(huì)、為人民提供服務(wù)。新形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員也提出了更高要求，他們必須具備現(xiàn)代化的管理手段，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，但是結(jié)合目前的檔案管理工作來看，事業(yè)單位檔案管理人員的技能和素質(zhì)還有很大的上升空間，還不能充分以科學(xué)技術(shù)為依托，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

3）檔案管理制度有待完善。在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理制度仍舊不夠健全，職責(zé)劃分的邊界模糊不清，因此工作人員很容易因?yàn)楣ぷ鳈?quán)屬問題而產(chǎn)生糾紛。同時(shí)事業(yè)單位檔案資料在編制過程中也沒有進(jìn)行足夠細(xì)化，使得一些檔案在歸檔、修建環(huán)節(jié)存在出入，這也會(huì)極大地增加檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)也不能保證檔案管理效率?，F(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理存在的另一個(gè)重要問題是程序存在一定漏洞，特別是檔案的借閱環(huán)節(jié)，很容易因?yàn)楣ぷ魇韬龆鴮?dǎo)致機(jī)要文件泄密或丟失。

總的來說，在事業(yè)單位內(nèi)部無(wú)論是檔案的編排與劃分、還是借閱與管理都存在著一些問題，缺乏完善的管理制度，從而使得檔案管理工作在一定程度上制約了事業(yè)單位的前進(jìn)步伐。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展思路

1）提高檔案管理工作的重視力度。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展思路，緊跟社會(huì)的發(fā)展步伐與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，了解檔案管理可以為事業(yè)單位的健康發(fā)展保駕護(hù)航。在具體的工作中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要在企業(yè)內(nèi)部樹立以檔案管理為核心的發(fā)展理念，讓每一位員工都能感受到檔案管理的重要價(jià)值，不斷提高員工的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度，做好單位內(nèi)部的宣傳教育工作，調(diào)動(dòng)員工積極地參與到檔案管理中來。

2）建立完善的檔案管理機(jī)制。管理工作一定離不開完善的管理機(jī)制，檔案管理同樣如此，需要依托事業(yè)單位內(nèi)部完善的運(yùn)行策略，才能發(fā)揮出檔案管理的最大價(jià)值。在新形勢(shì)下，為了確保檔案管理工作的有序開展，事業(yè)單位首先應(yīng)該建立檔案管理的信息化運(yùn)行機(jī)制，保障信息運(yùn)行的通暢性，加強(qiáng)單位內(nèi)部各部門之間的信息流通，實(shí)現(xiàn)檔案資源的及時(shí)共享；其次應(yīng)該建立完善的檔案管理機(jī)制，以制度為依托確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和科學(xué)性，在保障檔案信息安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用。

3）加快檔案管理的信息化建設(shè)。事業(yè)單位必須充分發(fā)揮出信息技術(shù)的最大優(yōu)勢(shì)，加快檔案管理的信息化建設(shè)。首先，從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)入手，充分利用單位局域網(wǎng)，將單位各部門統(tǒng)一起來，對(duì)檔案資源的加工、查詢和管理進(jìn)行綜合建設(shè)；其次，要加大信息化建設(shè)的資金投入力度，在單位內(nèi)配備完善的電子辦公設(shè)備，促進(jìn)檔案資料的傳輸、查詢、收集等工作的有序開展；最后，要加強(qiáng)檔案管理的軟件建設(shè)，利用完善的檔案管理軟件，確保檔案資源的高效共享。

4）提高檔案管理人員素質(zhì)。新形勢(shì)背景下檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理過渡到信息化管理，這也就要求檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，緊隨時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)嚴(yán)格要求自己，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)。首先，檔案管理工作人員要依托信息手段不斷提高自學(xué)能力，充分利用碎片時(shí)間學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的理論知識(shí)，提高檔案管理效率；其次，事業(yè)單位也要在內(nèi)部形成一種濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，盡可能多的開展培訓(xùn)講座，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。利用內(nèi)因和外因的共同作用，促進(jìn)檔案管理人員不斷提高自身技能，在新形勢(shì)下掌握更為科學(xué)、完善的檔案管理技能。

5）加強(qiáng)普法宣傳、做好保密工作。事業(yè)單位一定要加強(qiáng)普法宣傳，做好檔案的保密工作，堅(jiān)決避免因管理不當(dāng)而導(dǎo)致檔案泄露。首先，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，確保在工作過程中以高度的責(zé)任心對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管；其次，要建立更加完善的檔案保密制度，嚴(yán)格設(shè)置每一份檔案的查閱權(quán)限，對(duì)于要銷毀的檔案，也要最大程度的保障銷毀環(huán)節(jié)的可靠性，從源頭上杜絕檔案泄露的可能。

綜上所述，檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展起到舉足輕重的作用，為了最大程度的發(fā)揮出檔案管理工作的重要意義，事業(yè)單位一定要加大檔案管理的重視力度，樹立檔案管理意識(shí)；建立完善的檔案管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制，確保檔案管理工作的有序開展；加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，確保檔案資源的高效共享；不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，發(fā)揮出檔案資源的最大價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展提供保駕護(hù)航。