淺析國有企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀并簡單探討解決方法

滿華彩

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企業(yè)檔案記錄著國有企業(yè)發(fā)展歷程，是企業(yè)文明和企業(yè)精神的重要文字記錄。目前，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理工作也出現(xiàn)了許多新問題，解決現(xiàn)代社會變革下辦公信息化給國有企業(yè)檔案管理工作帶來的影響，創(chuàng)新工作方式，是有效開展檔案管理工作的現(xiàn)實要求。

1 國有企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1）工作模式仍然偏向傳統(tǒng)化，日常檔案管理工作未能完全跟上辦公信息化的步伐。造成此種現(xiàn)狀的原因：一是國有企業(yè)開展工作都有一套標準化流程，這套標準化流程是經(jīng)過眾多前輩專家?guī)状司幾屯晟瞥鰜淼?，檔案管理工作的標準化流程也一樣，如果要去突破傳統(tǒng)工作模式建立一個新的工作模式，勢必需要不斷的討論、研究和試行，最后才能形成一套創(chuàng)新型的信息化工作模式，而這個過程是漫長的；二是企業(yè)開展工作都是以營利為目的，更重視經(jīng)營管理、業(yè)務管理等方面的創(chuàng)新，眾多國有企業(yè)領(lǐng)導認為檔案管理工作對于企業(yè)創(chuàng)造營利沒有直接作用，從而忽略檔案管理工作，對檔案管理工作模式的改變和創(chuàng)新缺乏上層推動力。

2）檔案管理專業(yè)人才缺乏，以兼職檔案員為主開展日常工作，檔案管理人員晉升空間小、薪酬低。在大多國有企業(yè)，尤其是國有企業(yè)中的二、三級單位在招聘中極少會花可觀的工資待遇去相關(guān)高校招聘專業(yè)的檔案管理人才，一般國有企業(yè)單位機關(guān)文書檔案管理工作皆由辦公室文員或者行政部門人員兼職擔任，此類人員一般不具備檔案專業(yè)知識，或者對檔案專業(yè)知識略知皮毛，無法形成專業(yè)化的工作模式，無法實現(xiàn)檔案的開發(fā)利用，不具備檔案管理工作的創(chuàng)新能力，只能任務式地完成每年度的檔案歸檔工作。

3）檔案管理工作流于形式，檔案未能有效地開發(fā)和利用檔案。檔案不單只有記錄的功能，檔案的有效開發(fā)和利用，才是檔案管理工作的意義所在。一套精心收集裝訂成冊的檔案，它的歸屬不應該只是躺在冰冷的檔案室里面，而是應該得到充分的開發(fā)利用。目前，許多國有企業(yè)開展檔案管理工作，只在意檔案是否歸檔，但是對于檔案內(nèi)容的開放利用少之又少，更多的國企檔案管理員進行歸檔工作，只是任務式的完成，認為檔案只要符合歸檔要求，放進檔案室，自己的工作就已經(jīng)完成，缺乏對工作的思考和創(chuàng)新。

4）檔案庫房建立不符合“八防”標準。有些國有企業(yè)的檔案庫房十分簡單隨意，只是在辦公區(qū)域劃分個房間、放置物架作為專門儲存檔案的地方，這完全不符合檔案庫房建立標準，遇到相關(guān)意外及其容易造成檔案的毀壞和丟失，大多檔案庫房還處于無人監(jiān)管的情況，出入登記等流程更是完全缺乏。

2 如何實現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

1）從領(lǐng)導層面轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維模式，重視檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的作用，將檔案管理創(chuàng)新放在戰(zhàn)略目標規(guī)劃中。在現(xiàn)實的企業(yè)工作中，檔案管理工作無法跟上信息化發(fā)展的步伐的原因，更多的是因為檔案“廢紙”論的存在，企業(yè)只有從領(lǐng)導層面開始重視此項工作，才能讓員工重視和尊重檔案管理工作，為檔案工作的創(chuàng)新出謀劃策。首先，檔案資料可以為企業(yè)法律訴訟提供重要的佐證材料，所以檔案歸檔時應該注重保存資料原件，錄音、影像等電子資料要重視保留下原儲存卡或原設(shè)備。其次，典型工作案例作為檔案保存，可以為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門提供切實可行的策劃參考、思路參考。另外，一個優(yōu)秀的企業(yè)必定重視自己的企業(yè)發(fā)展文明成果，一套優(yōu)秀檔案的利用，可以對企業(yè)業(yè)務部門甚至是企業(yè)形象起到關(guān)鍵性作用。2020年中建三局緊急接受承建任務的“雷神山”和“火神山”項目，時過境遷一年，在今天我們?nèi)匀荒芸吹降拇罅康慕ㄔO(shè)文字、圖片、影像等資料，這些資料檔案被完整保存下來，不只是記錄了一個中央企業(yè)在國家經(jīng)歷大難時的奉獻歷程，它完整保存的建設(shè)圖紙、施工策劃等檔案資料將對日后再遇到此類情況留下一個參考模板，也為企業(yè)日后的工作提供了更多的工作思路。

2）摒棄兼職人員充當檔案管理員的傳統(tǒng)模式，采用專職專業(yè)人才為主，文員兼職為輔的形式，為檔案管理工作配備專業(yè)化的人才隊伍，以制度規(guī)范人才隊伍的晉升空間，提高工作積極性。專業(yè)的事交給專業(yè)的人，讓專業(yè)的人發(fā)揮才能，實現(xiàn)價值，這樣才能把工作真正做到位、做到實。在企業(yè)的經(jīng)營活動中，每一個人都是檔案資料的形成者，企業(yè)需要招聘專業(yè)的人員，構(gòu)建專業(yè)化隊伍，深化培訓效果，引導企業(yè)的每一位員工，按要求做好檔案資料的備份和移交，再由專業(yè)人員進行專業(yè)化的歸檔成冊和開發(fā)利用。

3）善用信息化技術(shù)，構(gòu)建電子檔案館，以提高檔案的開發(fā)利用率。一套檔案保存下來，如果無法提供查閱功能，或者因查閱不便利而造成利用率低，那檔案歸檔的意義將不復存在。目前，已有不少的國有企業(yè)開始要求在檔案歸檔過程中保存電子檔案，但是還未形成體系，電子檔案館普遍處于建設(shè)的初級階段且建設(shè)速度緩慢，對此，企業(yè)應該為檔案管理配備專業(yè)的信息化人才，增加檔案管理人員的信息化方面的培訓。構(gòu)建電子檔案館不代表摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文書資料，尤其是永久保存的檔案必須要有紙質(zhì)版原件資料，紙質(zhì)文書檔案在檔案管理工作中有不可替代的重要性，而電子檔案可以在檔案查詢的環(huán)節(jié)發(fā)揮更重要的作用，有利于提高檔案的利用率。

4）檔案庫房應與辦公區(qū)域劃分開，并根據(jù)企業(yè)的規(guī)模配備合理空間的庫房規(guī)劃，嚴格按照“八防”要求構(gòu)建庫房，嚴格按照檔案庫房管理制度開放庫房。檔案庫房存放大量的紙質(zhì)資料，一旦發(fā)生火災、水災等必定會造成不可挽回的損失。辦公區(qū)域人來人往，如果檔案庫房就在旁邊無疑是為檔案保管帶來更多不確定因素。企業(yè)可以采用高科技的防火、防水、自動化門鎖等材料構(gòu)建檔案庫房，使檔案庫房更具備現(xiàn)代科技觀感的同時體現(xiàn)現(xiàn)代化智能設(shè)備在檔案管理中的運用。

3 結(jié)束語

檔案管理工作如果開展得當有利于推動企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，如果應付對之則是消耗人員成本、工作時間的無用之舉。企業(yè)經(jīng)營者應該將檔案管理工作列入企業(yè)的戰(zhàn)略目標規(guī)劃中，重視人才隊伍建設(shè)，重視專業(yè)化水平提升，重視電子檔案館的建立，使之適應信息化時代的發(fā)展，讓信息化帶來的問題轉(zhuǎn)變成利于檔案管理的有效助力。