學(xué)校文書檔案規(guī)范化管理的重要性及路徑探究

蔡曙江

（晉江市第五實(shí)驗(yàn)小學(xué)，福建 晉江 362200）

1 學(xué)校文書檔案規(guī)范化管理的重要性

一方面，從規(guī)范化的角度做好文書檔案管理工作，可以有效快捷地?cái)U(kuò)大文書檔案的收集范圍，打造操作便捷、信息齊備、設(shè)計(jì)合理的文書檔案管理模式，滿足相關(guān)主體的檔案需求，減少文書檔案管理的整體成本。另一方面，從規(guī)范化的角度做好文書檔案管理工作，可以提升文書檔案在編目、鑒定、保管過程中效率，抓住時代發(fā)展機(jī)遇，推動文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

2 學(xué)校文書檔案管理中常見的不足

2.1 文書檔案管理工作缺乏重視

當(dāng)下，部分學(xué)校尚未意識到文書檔案的憑證價值、參考價值、決策咨詢價值，在檔案管理領(lǐng)域所投入的人、財(cái)、物以及其他資源不足，難以推動文書檔案管理朝著精細(xì)化、規(guī)范化和創(chuàng)新化的方向發(fā) 展[1]。由于缺乏相應(yīng)的資源，導(dǎo)致文書檔案管理人員不僅無法對文書檔案資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理，而且導(dǎo)致文書檔案資源無法進(jìn)行深層次開發(fā)。典型表現(xiàn)在部分學(xué)校文書檔案資源長期處于一個浪費(fèi)閑置的狀態(tài)，對學(xué)校日常決策、政策研究的支持輔助力度不足[2]。長此以往，學(xué)校管理者也很難看到文書檔案管理工作的成效，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作陷入一個“死循環(huán)”。除此之外，部分學(xué)校對文書檔案管理工作的重視不足也體現(xiàn)在統(tǒng)籌布局領(lǐng)域。部分學(xué)校沒有制定嚴(yán)格精細(xì)的指導(dǎo)規(guī)劃和工作計(jì)劃，導(dǎo)致文書檔案管理工作長期邊緣化。

2.2 缺乏專業(yè)化的文書檔案管理隊(duì)伍

人才強(qiáng)則檔案事業(yè)強(qiáng)，人才興則檔案事業(yè)興，人才歷來是文書檔案管理的基礎(chǔ)，是確保文書檔案管理創(chuàng)新的重要條件。當(dāng)下，部分學(xué)校文書檔案管理中存在人才結(jié)構(gòu)性矛盾，制約文書檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展。一方面，專職檔案管理人員數(shù)量不足，學(xué)校文書檔案管理壓力大。尤其是隨著文書檔案管理數(shù)量不斷增加，更是容易導(dǎo)致文書檔案資料長時間堆積，無法集中對文書檔案資源進(jìn)行專門化處理。部分學(xué)校文書檔案管理人員數(shù)量與檔案資源存量、增量不成正比，導(dǎo)致許多專職檔案管理人員任務(wù)多、壓力大[3]。另一方面，部分學(xué)校忽視從專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)等角度開展教學(xué)培訓(xùn)工作，導(dǎo)致文書檔案管理人員本身的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平與時代發(fā)展、學(xué)校發(fā)展、檔案事業(yè)發(fā)展脫軌。

2.3 文書檔案管理設(shè)施不完善

無論是紙質(zhì)類文書檔案還是電子類文書檔案，都十分依賴于檔案管理實(shí)施。試想，假如缺乏良好的檔案庫房、檔案硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)，那么學(xué)校又如何進(jìn)一步對檔案資源進(jìn)行處理，又如何提升管理時效和實(shí)效？一方面，部分學(xué)校文書檔案庫房缺乏綜合控制設(shè)施、密集架設(shè)施、防盜報(bào)警設(shè)施、消毒控制設(shè)施、通風(fēng)控制設(shè)施、溫度控制設(shè)施、消防滅火設(shè)施，難以達(dá)到文書檔案庫房應(yīng)有的管理標(biāo)準(zhǔn)[4]。同時，設(shè)施的缺乏也導(dǎo)致文書檔案庫房內(nèi)部溫度、濕度不達(dá)標(biāo)，甚至滋生檔案害蟲，影響檔案資源的完整性。另一方面，部分學(xué)校信息化設(shè)施不健全，信息化建設(shè)滯后，難以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型目標(biāo)。典型表現(xiàn)在：電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等數(shù)字處理設(shè)備缺乏，無法快速對紙質(zhì)類文書檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理；文書檔案管理系統(tǒng)功能單一，難以滿足文書檔案編研、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、專題建設(shè)的基本需求。

3 學(xué)校文書檔案規(guī)范化管理的路徑

3.1 重視文書檔案管理工作，避免文書檔案管理工作邊緣化

學(xué)校文書檔案數(shù)量多、內(nèi)容雜、種類豐富，如果學(xué)校管理者不能重視文書檔案管理工作，將導(dǎo)致該項(xiàng)工作難以體現(xiàn)出價值。為了更好地發(fā)揮文書檔案的憑證價值、參考價值、決策咨詢價值，全面提升文書檔案管理的整體質(zhì)量，必須要重視文書檔案管理。一是要結(jié)合學(xué)校文書檔案管理實(shí)際、需求，堅(jiān)持因地制宜的基本原則，投入相應(yīng)的人、財(cái)、物以及其他資源，不僅滿足文書檔案管理的日常需求，也推動文書檔案管理創(chuàng)新。二是要加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，從宏觀布局的角度開展文書檔案管理工作。學(xué)校要定期梳理文書檔案管理中存在的不足，有指向性地設(shè)計(jì)改進(jìn)措施和整改方案，加強(qiáng)對檔案管理工作的指導(dǎo)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案資源高效利用和統(tǒng)籌分配，切實(shí)將文書檔案管理工作上升到學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略的高度。

3.2 加快人才引進(jìn)與培養(yǎng)，開創(chuàng)文書檔案管理新格局

要做好學(xué)校文書檔案管理工作，歸根到底是要回歸到人這一層面。為此，必須要進(jìn)一步加快人才引進(jìn)，調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，解決文書檔案管理中存在的突出矛盾。一方面，要結(jié)合學(xué)校的現(xiàn)實(shí)情況對引進(jìn)、招聘人才，切實(shí)彌補(bǔ)人員數(shù)量領(lǐng)域的短板，營造“各司其職，有序推進(jìn)”的文書檔案管理新環(huán)境。在引進(jìn)、招聘人才過程中要注重引進(jìn)具有工作經(jīng)驗(yàn)的人員，確保能夠盡快投入文書檔案管理工作。另一方面，要從檔案創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化的角度對文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，設(shè)置不同的培訓(xùn)專題和培訓(xùn)課程，既注重思維培訓(xùn)、理論培訓(xùn)，也注重實(shí)踐技能培訓(xùn)，全方位提升其業(yè)務(wù)能力。

3.3 完善文書檔案管理設(shè)施，夯實(shí)文書檔案管理的基礎(chǔ)

檔案管理設(shè)施是文書檔案管理工作的抓手，是減少文書檔案管理繁瑣度，提升工作效能的重要工具。為此，學(xué)校要進(jìn)一步從不同角度完善文書檔案管理設(shè)施，切實(shí)為文書檔案管理工作注入活力。一方面，要重視文書檔案庫房建設(shè)，從保障文書檔案資源完整性、安全性、準(zhǔn)確性、原始性的角度出發(fā)，進(jìn)一步購置相關(guān)的綜合控制設(shè)施、密集架設(shè)施、防盜報(bào)警設(shè)施、消毒控制設(shè)施、通風(fēng)控制設(shè)施、溫度控制設(shè)施、消防滅火設(shè)施，打破檔案管理的“隔離墻”。另一方面，要深入推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)的東風(fēng)，跑出檔案管理“加速度”，全面提升文書檔案管理質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)及時購置并引進(jìn)電子高速掃描儀、微縮相機(jī)、高性能計(jì)算機(jī)、高拍儀等數(shù)字處理設(shè)備，及時將紙質(zhì)類文書檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字類資源，并通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行科學(xué)化管理。此外，也要完善文書檔案管理系統(tǒng)功能，提升文書檔案檢索、數(shù)據(jù)分析、利用的能力，進(jìn)一步推動文書檔案編研、文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、文書檔案專題建設(shè)等各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)對文書檔案資源的深層次開發(fā)與利用，全面提升文書檔案資源的價值。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段，各個學(xué)校的文書檔案資源不斷增加，檔案管理人員的日常管理難度、管理壓力也隨之提升。為此，必須要從規(guī)范化的角度對文書檔案管理的內(nèi)容、流程進(jìn)行優(yōu)化，將文書檔案管理工作作為一項(xiàng)長期性、精細(xì)性、基礎(chǔ)性的工作來抓。具體而言，一是要重視文書檔案管理工作，避免文書檔案管理工作邊緣化；二是要加快人才引進(jìn)與培養(yǎng)，開創(chuàng)文書檔案管理新格局；三是要完善文書檔案管理設(shè)施，夯實(shí)文書檔案管理的基礎(chǔ)。相信隨著學(xué)校檔案管理人員對文書檔案管理工作的認(rèn)識不斷深入，文書檔案管理工作的質(zhì)量也會顯著提升。