環(huán)保檔案的利用效益與管理

梁翠萍

（肇慶市鼎湖生態(tài)環(huán)境監(jiān)測站，廣東 肇慶 526070）

我國于2016年通過了《環(huán)境保護檔案管理辦法》（第43號），其中指出了環(huán)境保護檔案的來源、具體組成以及具有的重要意義。該辦法下發(fā)之后各地環(huán)境保護部門積極地整理本部門檔案，將檔案按照文書、音像、科技、會計、人事、基建等分別立卷、歸卷。其使得環(huán)保檔案利用水平提升，對于我國環(huán)保事業(yè)健康發(fā)展產生了積極影響。

1 環(huán)保檔案特點

第一，環(huán)保檔案來源。主要是環(huán)保部門及其派出機構、直屬單位在具體的環(huán)保工作當中形成的各類對我國環(huán)保事業(yè)有積極作用的技術資料、國家以及地方政策、監(jiān)測數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)、財政數(shù)據(jù)、基建工程圖紙、人事安排等紙質、數(shù)字資料。隨著環(huán)保工作影響范圍擴大，現(xiàn)如今農業(yè)、林業(yè)、牧業(yè)、漁業(yè)等有關部門都會有對應的環(huán)保檔案誕生。將這些部門形成的檔案融入到環(huán)保檔案管理工作范疇之內，是需要進行論證的。筆者認為從大環(huán)保角度考慮，這些部門檔案資料有必要定期匯總到環(huán)境保護部門的檔案管理工作當中，經過檔案挖掘以后，能夠為社會有關生產提供數(shù)據(jù)指導。第二，環(huán)保檔案功能。該類檔案具有永久保存性，其對于地區(qū)乃至于國家的環(huán)保工作具有信息存儲以及數(shù)據(jù)供給功能，利于決策層形成正確決策。在信息社會之下，影響環(huán)境保護決策的因素越來越多，決策層只能依靠大量的環(huán)保檔案來尋找環(huán)保工作的規(guī)律性、自然氣候的特點、污染呈現(xiàn)的波動規(guī)律等來制定合理的治理策略，以確保環(huán)境保護工作高效性、投入上的低成本性。例如對某企業(yè)的污染排放數(shù)據(jù)進行持續(xù)監(jiān)測，可以為相應的環(huán)保措施以及司法提供參考[1]。第三，環(huán)保檔案關乎到了全社會利益。這是因為一地一國所處的環(huán)境是一樣的，環(huán)保檔案的搜集、立卷、歸卷、調卷等無一不關乎大眾利益。大環(huán)保時代來臨，社會各界對環(huán)保檔案完整性更為關心，因為其決定了后續(xù)的利用，關乎到了環(huán)境 改善。

2 環(huán)保檔案利用效益影響因素

第一，檔案分類少，影響精準搜索。現(xiàn)階段環(huán)保檔案主要有10類檔案，即：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、污染源調查與環(huán)境污染及其防治、自然保護、環(huán)境科學研究、工程建設、宣傳教育、外事、設備儀器、綜合。這其中缺少當?shù)毓I(yè)分布、環(huán)保與健康有關的類別。而且隨著時代發(fā)展，會有越來越多新的環(huán)保事務出現(xiàn)，顯然10類還不足以滿足需求者精準搜索需求。

第二，檔案一體化管理水平差。一體化管理指的是從檔案形成、檔案收集、立卷、歸卷、調卷、利用、更新等做到環(huán)環(huán)相扣，需要檔案管理部門建立OA系統(tǒng)，確保前端控制充分對接各部門，使得各類資料、各類數(shù)據(jù)、各類圖表、各類音像資料等都及時地匯總到檔案管理部門，并獲得科學分類，實現(xiàn)安全管理。目前各級環(huán)保部門檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)水平低，缺少專業(yè)的管理人才，導致檔案一體化管理尚未成型。不同環(huán)保部門間還不能形成大規(guī)模檔案流通機制，使得檔案利用效率不足[2]。

第三，檔案管理工作缺乏監(jiān)督。按照國家有關規(guī)定，環(huán)保檔案管理工作受檔案行政管理部門以及上級環(huán)境保護主管部門管理監(jiān)督。但檔案的搜集工作涉及領域寬泛，這一環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)督，而這一環(huán)關乎到檔案完整性，對于檔案利用有著直接影響。另外環(huán)保檔案管理工作的民主監(jiān)督比較薄弱，如何構建民主監(jiān)督系統(tǒng)成為各級環(huán)保單位檔案管理部門需要思考的問題。

3 環(huán)保檔案的科學管理策略

第一，細化檔案分類，確保精準搜索。首先，要對環(huán)保檔案分類展開細致研究，要力求從環(huán)保部門及其派出機構、直屬單位環(huán)保工作形成的具體檔案都能夠進入到10類檔案之內。而將農業(yè)、工業(yè)、旅游業(yè)、牧業(yè)、林業(yè)、漁業(yè)等有關部門形成的環(huán)保檔案以及資料都歸入相應的分類之內。如此可以實現(xiàn)專業(yè)部門檔案、社會部門檔案的綜合性，利于檔案使用者篩選利用。其次，在檔案立卷當中要清晰地標注卷標，將檔案類型、檔案號、案卷題名等一一羅列清晰，并將檔案卷標錄入檔案數(shù)字管理系統(tǒng)之內，要確保實體檔案和數(shù)字檔案對應，輸入相應檔案號便可以精準地搜索到檔案，或者能夠直接到檔案柜找到檔案，如此做到精準搜索避免搜索無果而影響利用。再次，需要保證檔案柜管理系統(tǒng)化，避免內部檔案混亂擺放，要做到整齊、整潔[3]。

第二，推進環(huán)保檔案一體化管理進程。首先，建立環(huán)保檔案一體化管理制度。從組織架構上實現(xiàn)專人負責、專人管理，做到檔案的及時收集、立卷、歸卷、調卷，建立科學索引。這其中需要經常性學習國家檔案管理局下發(fā)的各類文件，要積極地掌握相應的精神，確保檔案管理工作的合法性、合理性。其次，在軟硬件和設備上實現(xiàn)OA辦公體系，要形成前端控制，可以靈活接受其他部門形成的各類信息和數(shù)據(jù)[4]。再次，需要對重要文件建立統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一關鍵術語，避免內容不標準導致的歧義。然后，要建立檔案利用機制，即要對所有檔案進行深度開發(fā)，然后能夠對本單位或者其他單位的環(huán)保工作給出指導和參考，并能夠對檔案價值進行評價。并根據(jù)評價結果將檔案重要程度展開分級管理。同時對利用主體展開分析，進行數(shù)據(jù)提煉展開總結，評價利用主體利用效率，能夠使得檔案利用管理更加精準。

第三，建立環(huán)保檔案管理監(jiān)督機制。首先，要積極理解國家精神，做好自上而下的行政監(jiān)督，發(fā)揮出檔案行政管理部門、上級環(huán)保部門的監(jiān)督功能。以定期匯報的形式，要求下級環(huán)保部門將具體環(huán)保工作進行匯報，這樣可以使得檔案行政管理部門、上級環(huán)保部門以具體工作來分析檔案生成規(guī)律，按照匯報明細來檢查其檔案管理情況，避免了以往檔案收集階段缺乏監(jiān)督的短板。其次，因為環(huán)保檔案和社會大眾利益密切，故此尊重大眾知情權、參與權以及檔案利用權是非常必要的，要切實地從社會各界抽出思想先進者來構成基層民主監(jiān)督體系，確保社會大眾能夠動態(tài)了解環(huán)保檔案的生成、分類、利用情況。筆者認為在不危害社會安全、國家建設的前提下，有必要公開環(huán)保檔案。這樣的方式才能使得更多人進入民主監(jiān)督體系內，對檔案管理形成監(jiān)督。

4 總結

總而言之，提升環(huán)保檔案利用效益必須要從檔案的綜合管理入手，首先建立詳細的檔案分類以及對應的立卷、歸卷、調卷流程細則，其次構建環(huán)保檔案一體化管理模式，使得環(huán)保檔案從收集、歸檔、利用三個環(huán)節(jié)做到標準化，發(fā)揮檔案的指導、參考功能；再次便是建立檔案管理工作的監(jiān)督機制，確保檔案工作合理、合法開展，使得社會生產等導致的環(huán)保數(shù)據(jù)都能及時進入檔案部門，為大環(huán)保時代的環(huán)保工作夯實基礎。