加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全管理措施研究

趙繪萍

（黑龍江省杜爾伯特蒙古族自治縣政務(wù)服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166220）

在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案安全管理屬于基礎(chǔ)性工作，能夠?yàn)閱挝话l(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案內(nèi)容提供有效地保護(hù)，以防內(nèi)外部因素影響下，檔案發(fā)生丟失或者泄露的現(xiàn)象，給事業(yè)單位帶來無法彌補(bǔ)的損失。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)五花八門，人們能夠更快的獲取信息，個(gè)人及文件隱私也更容易泄露，雖然多數(shù)事業(yè)檔案都構(gòu)建了檔案安全管理部門，但是由于工作人員檔案安全管理意識(shí)不足，單位檔案安全管理設(shè)備缺乏等問題，檔案安全管理工作開展的十分艱難，并且一些寶貴檔案資料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，給相關(guān)檔案安全管理人員帶來了困擾，因此事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，就應(yīng)加強(qiáng)自身檔案安全管理工作，使檔案利用率達(dá)到最大化。

1 事業(yè)單位檔案安全管理常見問題

1.1 檔案管理重視程度不夠

現(xiàn)階段事業(yè)單位工作項(xiàng)目逐漸增多，因此對于檔案安全管理也提出了更高的要求，但是多數(shù)事業(yè)單位都更加重視業(yè)務(wù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的工作，對于檔案安全管理缺乏正確的理解與認(rèn)知，因此忽略了檔案安全管理的重要性。與此同時(shí)事業(yè)單位檔案管理部門沒有形成良好的工作氛圍，檔案管理人員行為松散，沒有將相應(yīng)安全管理體系貫徹到檔案管理全過程當(dāng)中，并且缺乏對工作熱情的態(tài)度，這給檔案安全留下了嚴(yán)重隱患。

1.2 檔案管理人員安全意識(shí)有待提升

檔案安全管理對于工作人員技術(shù)性與專業(yè)性要求很高，不僅要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，還需要盡量選擇職業(yè)素養(yǎng)高、責(zé)任心與使命感強(qiáng)的工作人員，才能夠勝任此工作。但是由于事業(yè)單位對于檔案管理重視程度不夠，因此檔案安全管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)合理性也無法得到保障，多數(shù)檔案人員未經(jīng)崗前培訓(xùn)就正式入職，其能力與技術(shù)掌握程度不符合檔案安全管理要求。除此之外部分工作人員缺乏安全意識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，因此工作態(tài)度不夠認(rèn)真，在檔案收集、處理與管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題，甚至前一任檔案管理人員離職后，沒有與接任人員做交接工作，在這樣的情況下珍貴的檔案資源大量流失。

1.3 檔案管理信息化程度有待提升

目前事業(yè)單位檔案管理過程中，仍以紙質(zhì)檔案管理模式為主，長此以往字跡模糊的現(xiàn)象逐漸發(fā)生，一些重要檔案資料丟失或泄露。由于單位對于檔案管理工作重視程度不夠，因此保管柜、傳達(dá)室、檔案室以及辦公室等設(shè)施不夠完善，這給檔案管理安全性也造成了嚴(yán)重威脅。檔案安全管理過程中，仍有大部分工作人員以傳統(tǒng)理念開展工作，只注重檔案的保存，忽略了檔案利用率提升的重要意義，從而檔案出現(xiàn)丟失或破損等問題。在新時(shí)期科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展下，很多事業(yè)單位意識(shí)到了新技術(shù)的重要作用，并且積極引進(jìn)新的檔案管理技術(shù)，但是卻缺乏有效的安全管理機(jī)制，在這樣的情況下電子檔案也會(huì)出現(xiàn)安全隱患。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全管理的措施

2.1 提高檔案管理重視程度

檔案信息是事業(yè)單位發(fā)展歷程的重要記錄，也是單位寶貴的資源，具有重要的參考與實(shí)用價(jià)值，因此事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更多的掌握檔案安全管理知識(shí)，提高自身對檔案管理額認(rèn)知與重視程度。首先領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮自身職能與作用，在日常工作期間積極學(xué)習(xí)檔案安全管理知識(shí)，并且給予相關(guān)工作各方面的支持，這樣能夠?yàn)闄n案管理部門提供良好的工作環(huán)境與氛圍。其次管理制度的構(gòu)建是檔案安全管理的重要原則與依據(jù)，事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際情況，具有針對性制定各項(xiàng)檔案安全管理方案，從而保障檔案收集、處理及存儲(chǔ)全過程的安全合理性，將制度落實(shí)到工作當(dāng)中，并且依據(jù)檔案安全問題進(jìn)行有效的調(diào)整。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)工作

檔案安全管理水平與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)具有直接關(guān)系，因此事業(yè)單位應(yīng)采取有效措施，加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。首先事業(yè)單位可以從社會(huì)或高校中吸納相關(guān)人員，不斷充實(shí)自身檔案管理團(tuán)隊(duì)，還可以面向全社會(huì)公開招聘，合理提升崗位待遇。其次單位可以組織檔案管理人員開展座談會(huì)活動(dòng)，讓管理人員之間互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，這樣他們才能夠認(rèn)識(shí)到自身的不足之處與檔案管理中的不安全因素，從而實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步的目標(biāo)，也可以邀請專業(yè)講師為其傳輸檔案安全管理相關(guān)知識(shí)，加深工作人員安全意識(shí)，在實(shí)際工作過程中嚴(yán)格規(guī)范自身行為。除此之外可以根據(jù)單位發(fā)展情況，制定一系列獎(jiǎng)懲制度，對于工作態(tài)度積極、具有安全管理意識(shí)的員工，可以給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)與表揚(yáng)，但是對于工作中出現(xiàn)重大失誤的員工也應(yīng)嚴(yán)肅處理，這樣才能夠充分發(fā)揮檔案安全管理人員的主觀能動(dòng)性。

2.3 檔案安全管理制度的落實(shí)

現(xiàn)階段，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，并且受到業(yè)內(nèi)人士青睞，對于事業(yè)單位來說也是如此，只有保證計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等硬件設(shè)備的落實(shí)，才能夠?yàn)闄n案安全管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并且相關(guān)單位應(yīng)依據(jù)自身實(shí)際需求，設(shè)置專門的傳達(dá)室、接待室、檔案室、保管室以及辦公室，如果無法在短時(shí)間內(nèi)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，那么就需要做好檔案防火、防潮、防蟲等工作，以提升檔案管理安全性。與此同時(shí)檔案信息只有查詢和利用才能實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，為了提高檔案管理安全性，事業(yè)單位應(yīng)做好備份與利用管理工作。首先如果內(nèi)部人員提取檔案，那么需要經(jīng)過身份驗(yàn)證后方可執(zhí)行，并且根據(jù)檔案資源重要程度對其保密性進(jìn)行等級(jí)劃分，一些涉及重大利益、具有特殊性質(zhì)的檔案不得帶出檔案室，以防檔案丟失或泄露。除此之外對于紙質(zhì)檔案的管理也應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)，將檔案安全管理制度貫徹、落實(shí)到工作當(dāng)中，如果發(fā)現(xiàn)檔案破損現(xiàn)象則及時(shí)上報(bào)，并且制定修補(bǔ)方案，對于電子檔案應(yīng)做好查毒處理，以防受到病毒的侵?jǐn)_。

3 總結(jié)語

綜上所述，對于事業(yè)單位來說，檔案資料使其發(fā)展過程中的寶貴資源，具有重要的使用與利用價(jià)值，能夠?yàn)槠渌块T的決策提供參考依據(jù)，但是經(jīng)過調(diào)查與分析可以掌握到，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位沒有意識(shí)到檔案安全管理的重要意義，檔案管理期間存在較多風(fēng)險(xiǎn)，這對于事業(yè)單位發(fā)展將會(huì)造成制約性影響，因此本文我們結(jié)合事業(yè)單位檔案安全管理問題，對其解決優(yōu)化對策進(jìn)行了分析，希望事業(yè)單位檔案安全管理效率與水平得到進(jìn)一步提高。